Antti Aho, Talenom: Täysi hyöty irti osaamisesta

Tilitoimisto Talenomin talous- ja henkilöstöjohtaja Antti Aho toimi aiemmin yhtiön osaamisen johtajana. Osaamisen ja prosessien kehittäminen on pysynyt keskeisenä teemana myös hänen nykyisessä tehtävässään.
– Henkilöstön osaamisen johtaminen on entistä tärkeämpää, jotta olemme myös tulevaisuudessa kilpailukykyisiä nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, Aho korostaa.

Osaamisen johtaminen on kuuma puheenaihe kaikissa asiantuntijaorganisaatioissa, mutta mitä muotitermi oikein tarkoittaa?
Aho sanoo, että kaikki lähtee yrityksen tavoitteista ja strategiasta.
– Jokaisen työntekijän osaamisen kytkeminen liiketoiminnallisiin tavoitteisiin on aivan oleellista. Tämä kytkös jää kuitenkin helposti tekemättä.

Koulutus tukemaan tavoitteita

Hyvä johtaminen vaatii järjestelmällistä otetta, eikä osaamisen johtaminen tee tässä poikkeusta.
– Monessa yrityksessä koulutusta pidetään tärkeänä, ja henkilöstö osallistuu ahkerasti erilaisiin seminaareihin ja kursseihin. Usein jää kuitenkin hämäräksi, opittiinko koulutuksessa omassa työssä tärkeitä asioita, Aho toteaa.

Osaamisen johtamisessa kannattaa lähteä liikkeelle liiketoiminnan tavoitteiden hahmottamisesta.

Hänen mukaansa osaamisen johtamisessa kannattaa lähteä liikkeelle liiketoiminnan tavoitteiden hahmottamisesta. Sen jälkeen päästään miettimään, mitä tiimien ja yksittäisten työntekijöiden tulisi tehdä, jotta yhteiset tavoitteet saavutetaan.

– Tästä päästään pohtimaan, millaista uutta osaamista kukin työntekijä tarvitsee.
Ahon mukaan ihannetilanteessa osaamisen kehittämisessä yksilön kiinnostuksen kohteet yhdistyvät yrityksen tavoitteisiin.

Osaamishaasteisiin kiinni keskustelemalla

Aho sanoo, että osaamisen johtamisessa on tärkeää nykytilan määrittely. Tiimin tai yksittäisen työntekijän osaamisen tasoa ei ole kuitenkaan aina helppo määritellä. Yhtä vaikeaa voi olla kehitystarpeiden hahmottaminen.
– Mekin pysähdymme välillä Talenomilla pohtimaan peruskysymystä: mistä tiedämme, mitä osaamista yrityksessä tarvitaan?
Ahon mielestä hyvä tapa vastata kysymykseen on mennä sinne, missä työtä tehdään.

– Kunkin työntekijän kanssa keskustelemalla ja hänen työtään tarkastelemalla voimme tunnistaa ongelmia, jotka hidastavat tai vaikeuttavat arkisen työn tekemistä. Niistä löytyvät potentiaaliset osaamishaasteet.

Kirjanpitäjän työ hidastuu ongelmatilanteissa, joissa työntekijä ei tiedä, mitä hänen pitäisi tehdä asian ratkaisemiseksi.
– Ongelmatilanteet liittyvät usein tietojärjestelmien käyttöön. Tyypilliset pulmat liittyvät myös tiliöinteihin, joissa tavanomaista monimutkaisemmat tositteet tulisi kirjata oikein. Työtä voi hidastaa myös se, ettei työntekijällä ole riittävää tuntemusta asiaan liittyvästä lainsäädännöstä.

Ahon mukaan edellä kuvatulla tavalla päästään hyvin kiinni nykytilanteeseen. Huomattavasti hankalampaa on ennustaa, millaista osaamista tarvitaan tulevaisuudessa.
– Asiakasodotusten ymmärtäminen ja yleisten kehitystrendien tunnistaminen auttavat tulevaisuuden suunnittelussa.

Niin esimiehen kuin työntekijänkin kannattaa pitää kiinni säännöllisestä keskustelukäytännöstä.

Tavoitekeskustelu hyvä pohja

Aho painottaa, että osaamisen kehittämistarpeet hahmottuvat yhdessä työntekijän kanssa. Siihen tarvitaan toimivaa ja mutkatonta keskusteluyhteyttä esimiehen ja alaisen välillä. Satunnaiset kahvipöytäkeskustelut eivät kuitenkaan riitä, vaan Ahon mielestä tässäkin tarvitaan tiettyä järjestelmällisyyttä.

Talenomilla jokainen työntekijä käy kerran vuodessa lähimmän esimiehensä kanssa tavoitekeskustelun, jonka aiheita ovat liiketoiminnalliset tavoitteet ja niihin liittyvän osaamisen kehittäminen henkilökohtaisella tasolla.
– Tapaamisessa käydään läpi työn keskeiset osa-alueet ja niihin liittyvät osaamisalueet. Samalla arvioidaan, missä osaamisessa ollaan nyt ja millä tavalla sitä pitäisi jatkossa kehittää. Osaaminen on kytketty kiinteästi myös palkkakeskusteluun.

Ahon mukaan puolen vuoden kuluttua esimies ja alainen käyvät seurantakeskustelun tavoitteiden toteutumisesta. Lisäksi 1-4 kertaa kuukaudessa pidetään kahdenkeskinen tapaaminen, jossa käydään läpi tulevien viikkojen tavoitteita
– Työelämässä kehityskeskustelut ovat olleet käytössä jo iät ja ajat, mutta one-to-one -keskustelujen sisältö saattaa jäädä heiveröiseksi. Aikapulan vuoksi säännölliset keskustelut jäävät helposti kokonaan pitämättä.

Aho sanoo, että niin esimiehen kuin työntekijänkin kannattaa pitää kiinni säännöllisestä keskustelukäytännöstä.
– Jos asioista ei keskustella, osaamisen kehittämisessä ei tapahdu mitään tai asiat tapahtuvat sattumalta.

Osaamisvajeista kannattaa puhua

Ahon mielestä osaaminen kehittyy parhaiten työyhteisössä, jossa vallitsee avoin ja luottamuksellinen keskusteluilmapiiri. Silloin työntekijät uskaltavat nostaa esille arkojakin asioita.
– Jokainen meistä pohtii välillä, olenko riittävän osaava omassa työssäni. Hyvässä ilmapiirissä uskalletaan sanoa ääneen, että tätä asiaa en osaa ja että tätä osaamisaluetta olisi syytä kehittää. Myös tiimityö helpottuu, kun töitä voidaan jakaa kunkin osaamisen mukaan, Aho perustelee.

Miten työpaikalla rakennetaan luottamuksellista ja avointa ilmapiiriä?
– Vuorovaikutuksen määrä ja laatu ratkaisevat. Jos esimies ja työntekijä keskustelevat keskenään vain harvoin ja pintapuolisesti, silloin ei opi tuntemaan ja luottamaan toiseen. Jos asioista sen sijaan keskustellaan, syntyy yhteys, jossa myös ongelmakohtia ja haasteita uskalletaan ottaa esille.

Automaatio haastaa osaamisen

Antti Aho muistuttaa, että tilitoimistojen toimintaympäristössä tapahtuu tulevina vuosina isoja muutoksia. Hänestä niitä ei kannata pelätä. Tärkeintä on olla rohkeasti mukana muutoksessa ja luottaa siihen, että yrityksen ja yksittäisten työntekijöiden osaaminen auttaa menestymään kovenevassa kilpailussa.

Ei ole suuri yllätys, että Aho nostaa digitalisaation yhdeksi osaamisen johtamisen ja kehittämisen suurimmista haasteista myös taloushallintoalalla.
– Digitalisaatio on kaikkein suurin toimialaamme muuttava tekijä. Kaikkien meidän on opittava käyttämään uusia järjestelmiä ja sähköisiä työkaluja.

Isoja haasteita asettaa myös ohjelmistorobotiikan tulo osaksi työprosesseja. Ihmisen on jatkossa opetettava konetta hoitamaan rutiinitehtäviä, joita hän on tehnyt itse aiemmin. Talenom on hyödyntänyt ohjelmistorobotiikkaa jo useita vuosia ja kehittänyt myös oman kirjanpitojärjestelmän, APSin (Automated Posting System). Nimi viittaa Ahon mukaan tiliöintiautomatiikkaan, joka on ohjelmistossa pitkälle kehittynyt ja kehittyy edelleen.

– Koneen opettaminen tiettyyn työtehtävään on ammatillisesti paljon vaativampaa kuin tehdä sama asia itse, Aho huomauttaa.
Esimerkiksi tositteiden kirjaamisessa kirjanpitäjä voi tarvittaessa pysähtyä jokaisen tapahtuman kohdalla ja miettiä erikseen oikeaa kirjausta. Automaatille sen sijaan luodaan sääntö, jonka mukaan kaikki samanlaiset tapahtumat kirjataan aina samalla tavalla. Säännön luova työntekijä ottaa kerralla kantaa satoihin tai jopa tuhansiin liiketapahtumiin, jolloin mahdolliset virheet moninkertaistuvat.

– Automaatio haastaa tosissaan ammatillista osaamistamme jo nyt, Aho korostaa.

Asiakassuhteet syvenevät

Ahon mukaan rutiinitehtävien automatisoituminen tuskin vähentää tilitoimiston kiireitä, sillä yksittäinen työntekijä saa todennäköisesti vastuulleen useampia asiakkaita. Toisaalta aikaa voi kulua entistä enemmän yksittäisten asiakkaiden kanssa. Aho odottaa asiakassuhteiden syvenevän, sillä asiakkaat vaativat jatkossa tilitoimistoilta muutakin kuin lakisääteisten kirjanpitoasioiden hoitamista.

Ahon mielestä digitalisaatio mahdollistaa työnkuvan kehittymisen yhä vaativammaksi asiantuntijatehtäväksi rutiiniluontoisen työn poistuessa. Perinteisesti toimialan haasteena on ollut se, että työnkuvaan on kuulunut paljon rutiinia. Toisaalta taas työ on voinut vaatia huomattavaa asiantuntijuutta.
– Vuorovaikutustaidot ja vaativa ongelmanratkaisutyö ovat osaamisen kehittämisessä suurimmat haasteet tulevaisuudessa.
Ahon mukaan asiakkaat odottavat jatkossa entistä enemmän konsulttitason osaamista.

– Käytännössä se tarkoittaa, että olemme proaktiivisia, keskustelemme ja esitämme asiakkaalle kysymyksiä. Näin voimme tunnistaa kehityskohteita, joista asiakas ei ollut välttämättä edes tietoinen, mutta joihin hän tarvitsee ratkaisun liiketoimintansa edistämiseksi.

Toimintatapojen muutos iso haaste

Aho huomauttaa, että tilitoimistot ovat voineet menestyä aiemmin varsin hyvin tekemättä tällaista konsulttityötä. Hänen mukaansa tulevaisuudessa asiakkaille on pystyttävä tuottamaan entistä enemmän lisäarvoa.
– Tehtävämme on muuttaa asiakkaan tilannetta paremmaksi. Konsultin työ on usein vaativaa ongelmanratkaisutyötä. Lähtötilanteessa ei välttämättä edes tiedetä ongelmaa, vaan lähdetään etsimään sitä ja haetaan tunnistamisen jälkeen parannuskeino. Asiakas on tyytyväinen, ja tilitoimistokin saa lisää myyntiä.

Aho uskoo, että taloushallinnon ammattilaisten työn siirtyminen rutiinitöistä konsultatiiviseen suuntaan lisää työn mielekkyyttä. Asiakkaan ongelmien ratkaisu edellyttää usein vaativienkin haasteiden ratkaisua ja uusien asioiden oppimista.

Aho huomauttaa, että osaamisen kehittäminen on ollut perinteisesti varsin substanssipitoista. Koulutuksessa on käyty esimerkiksi läpi, miten jokin lakimuutos vaikuttaa kirjanpitäjän työhön. Toimialan murros ja konsultatiivinen ote edellyttävät kuitenkin muutoksia myös toimintatapoihin.
– Tällaisia asioita on paljon vaikeampi oppia ja omaksua kuin lakipykäliä.

Asiantuntijaryhmä kartoittaa koulutustarpeita

Talenomissa henkilöstön osaamisen kehittämiseen on laitettu paljon painoa jo useamman vuoden ajan. Yrityksessä on muun muassa koulutustarpeita kartoittava asiantuntijaryhmä. Sen tehtävänä on myös pohtia, millä tavalla havaittuja osaamishaasteita olisi kätevintä ratkaista.
– Joissakin asioissa paras tapa voi olla esimerkiksi talon sisäinen tai ulkoinen kurssi, toisissa taas mentorointi, Aho havainnollistaa.
Talenomin työntekijöille on tarjolla noin 50 omaa verkkokurssia, jotka perehdyttävät esimerkiksi johonkin substanssiasiaan tai tietojärjestelmän hallintaan.

– Verkkokurssien etu on, että ne ovat silloin tarjolla, kun työntekijä niitä tarvitsee. Asiaan voi aina myös palata jälkeenpäin, jos tuntee tarvetta kertaukseen.

Osaamisen johtaminen on Ahon mukaan myös organisaation rakenteiden ja prosessien kehittämistä.
– Kaikkea osaamista ei tarvitse pitää työntekijöiden päässä. Osaamista voi tallentaa myös esimerkiksi dokumentaatioon ja prosesseihin.
Talenomin panostus henkilökunnan koulutukseen näkyy myös siinä, että yhtiö kannustaa työntekijöitään suorittamaan KLT-tutkintoja ja järjestää tenttiin valmistautuville sisäistä valmennusta. Työ on tuottanut tulosta, sillä esimerkiksi viime vuonna valmennukseen osallistuneista 29 työntekijästä peräti 22 läpäisi tutkinnon.

Vuorovaikutustaitoja voi oppia siinä missä kirjanpitoakin

Myynti ei ole kirosana

Asiantuntijatehtävissä toimivat työntekijät ovat toimialansa rautaisia ammattilaisia, mutta oman osaamisen esille tuominen ja myyminen asiakkaille voi tuntua vieraalta.
– Kirjanpitäjien tavoin yhtä lailla moni lääkäri ja insinööri on sitä mieltä, ettei myynti ole minun juttuni, Talenomin talous- ja henkilöstöjohtaja Antti Aho sanoo.

Syy epävarmuuteen löytyy usein vääristä ja vanhentuneista mielikuvista. Aho korostaa, että taloushallinnon palveluissa myynti ei ole tuputtamista, vaan vuorovaikutusta asiakkaan kanssa.
– Keskustelujen kautta esiin nousee asioita ja ongelmia, joihin tilitoimisto voi tarjota ratkaisua.

Aho kannustaa, että vuorovaikutustaitoja voi oppia siinä missä kirjanpitoakin. Aihepiiristä on kirjoitettu paljon kirjoja. Siitä järjestetään myös runsaasti valmennusta.
– Kohtaamistaitojen kehittäminen lähtee aina itsensä kohtaamisesta. Pitää tuntea oma toimintatyylinsä ja lähteä muuttamaan sitä, Aho muistuttaa.

Talenomissa järjestetään säännöllisesti kohtaamistaitojen valmennusta kaikille asiakastyötä tekeville.
– Aiemmin vastaava koulutus oli tarkoitettu vain myyntitiimille, mutta myyntitilanteiden harjoittelu katsottiin tarpeellisiksi koko henkilöstölle.

Valmennuksessa käydään läpi havainnollisia esimerkkitapauksia, miten asiakkaan ongelmia voidaan tunnistaa ja miten luottamuksellista asiakassuhdetta rakennetaan.
– Myyntivalmennus on ollut suosittua. Sellaista palautetta olemme saaneet työntekijöiltä, että tässä on paljon järkeä. Ihmiset ovat fiksuja ja seuraavat tarkasti maailman muuttumista.

Työkaluja osaamisen johtamiseen

Taloushallintoliitossa aloitti viime vuoden lopulla osaamisen kehittämisen työryhmä, jonka puheenjohtajana Antti Aho toimii. Työryhmän työhön osallistuu muun muassa tilitoimistoyrittäjiä, oppilaitosten edustajia ja liiton asiantuntijoita.
– Työryhmän keskeisenä tavoitteena on tarjota jäsenille entistä parempia työkaluja osaamisen johtamiseen ja kehittämiseen. Taustalla on toimialan murros, johon osaamishaasteita peilataan, Aho sanoo.

Parin kuukauden välein kokontuvan työryhmän tavoitteena on muun muassa luoda kyvykkyysmalleja, joiden avulla yrityksissä voidaan arvioida henkilöstön osaamistarpeita.
– Tarkoituksemme on myös kehittää käytännöllisiä työkaluja esimies-alaiskeskusteluihin, jotta keskustelut tukisivat entistä paremmin osaamisen johtamista ja kehittämistä, Aho toteaa.