Talousosastot etsivät uusia ratkaisuja

Eläköityminen haastaa resursoinnin, järjestelmäinvestoinnit puhuttavat ja talouden ennustettavuus kysyy raportoinnin kehittämisen perään. Talousosastot ovat murroksessa osoittaa Clarus Oy:n teettämä Taloushallinnon tutkimus 2012. Tutkimukseen haastateltiin puhelimitse suomalaisten keskisuurten konsernien talousjohtajia.Henkilöresursseista kiihtyvä kilpailuHenkilöstöpuolella  talousosastoja vaivaa resurssipula: talousosastot ovat pieniä, eikä osaavaa tuurausapua löydy. Jopa 68 prosenttia vastaajista ilmoitti talousosastonsa pyörivän 1–5 henkilön voimin.– Monessa yrityksessä talousosasto pyörii yhden tai kahden henkilön varassa. Kun osaavaa back upia ei ole, henkilöstö kokee, ettei yllättäviin poissaoloihin ole varaa, toteaa tutkimuksen Claruksen Petri Kortelainen.Tilanteeseen ei ole odotettavissa helpotusta. Taloushenkilöstöstä 80 prosenttia on yli 40-vuotiaita. Alle 30-vuotiaita talousosastoilla on vain yhden prosenttiyksikön verran. Lisäksi 10 prosenttia vastaajista ilmoitti eläköitymisen jo alkaneen omalla talousosastollaan.– Resurssipulaan ei ole riittävästi varauduttu. Eläköitymisen vaikutukset siirtyvät aaltoliikkeenä organisaatiosta toiseen – myös nuoriin taloustiimeihin.  Koska eläköityminen on alkanut jo 10 prosentissa yrityksistä, eikä uusia tulokkaita alalle juuri ole, saamme toimialalla varautua kiihtyvään kilpailuun hupenevista henkilöresursseista, Kortelainen arvioi.Kortelaisen mukaan talousjohdolla on vastuu tilanteesta. Ratkaisuiksi sopivat talousosaston luova resurssien johtaminen, moniosaamisen rakentaminen sekä investoinnit nuorten ihmisten kouluttamiseen.  Talousosaston rakenteisiin voi vaikuttaa parantamalla työn tuottavuutta tai siirtämällä vastuuta esimerkiksi ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.– Yritysten tulisi miettiä mahdollisuuksiaan ulkoistaa transaktiokeskeiset taloushallinnon prosessinsa. Tällä vähennetään sekä henkilöstöön että järjestelmiin kohdistuvaa painetta. Lisäksi ulkoistus tarkoittaa toimintojen skaalautumista. Yritykset ovat aktiivisimpia palkanlaskennan ulkoistamisessa. Tämän lisäksi esimerkiksi reskontran ja maksuliikenteen ulkoistuksella voidaan vähentää henkilötyövuositarvetta merkittävästi.Kortelainen myöntää, että toimintojen ulkoistaminen on monelle yritykselle merkittävä askel. Jopa 55 prosenttia vastaajista raportoi hoitavansa taloushallintonsa kokonaan itse. Kortelainen suositteleekin siirtymistä toimintojen ulkoistamiseen asteittain:– Kun siirretään ensin yksi toiminto ulkopuoliselle toimijalle, nähdään, kuinka yhteistyö palveluntarjoajan kanssa toimii. Tutkimuksen mukaan jopa 89 prosenttia taloushallintonsa ulkoistaneista on ollut tyytyväisiä ratkaisuunsa.Sähköisiin järjestelmiin siirtymisessä haasteitaJärjestelmäpuolella ongelmia puolestaan tuottaa uusiin järjestelmiin siirtyminen. Tehokkuuden parantamiseksi yritykset yhdenmukaistavat järjestelmien käyttöä ja prosesseja konsernin sisällä.Yli kolmannes vastaajista on uusimassa taloushallinnon järjestelmiään ajan tasalle. Jopa 17 prosenttia raportoi IT-kehityshankkeidensa koskettavan sähköistä ostolaskujen kierrätystä.  Kortelainen yllättyy korkeasta luvusta.– Uskon organisaatioiden valitsevan Saas-palvelun, jonka ympärille rakentavat ostoreskontransa prosessit. Muuttuvat kustannukset ja moderni teknologia houkuttavat mittavan investoinnin sijaan.Kortelainen näkee, että taloushallinnon pilvipalvelut ovat vahvassa kehitysaallossa.– Lähivuosina näemme, että palkanlaskennan tapaan myös muille taloushallinnon osa-alueille syntyy vahva palvelumarkkina, kun järjestelmätoimittajat kehittävät ohjelmistojaan  käyttäjäkokemusten perusteella.Pula henkilöresursseista hankaloittaa merkittävästi myös uusiin järjestelmiin siirtymistä. Jopa 59 prosenttia vastaajista sanoo, että resurssipulan vuoksi henkilöstö ei pysty kouluttautumaan järjestelmien kehityksen vaatimalla tavalla.– Osaamisen ylläpito koetaan erityisen hankalaksi erityisesti pienissä talousosastoissa. Ei riitä, että hankitaan uusin järjestelmä – se pitää myös upottaa osaksi reaalimaailman prosesseja, Kortelainen toteaa.Raportoinnissa tähdätään tulevaanRaportoinnin saralla markkinoiden epävakaus on kannustanut yrityksiä kehitystyöhön. Ulkoisen laskennan datavarastosta saadaan oikeilla työkaluilla ja analyysilla merkittävää lisäarvoa operatiiviseen päätöksentekoon ja liiketoiminnan ohjaukseen. ”Odotetusti yli 70 prosenttia vastaajista on rakentanut raportointiympäristönsä ulkoisen raportoinnin tietovaraston varaan. Kysymysmerkiksi sen sijaan jäi, kuinka talousosastoilla on valmennettu henkilöstöä analysoimaan tuotettua informaatiota ja kuinka talousosasto toimii liiketoiminnon tukena myös johtajaporrasta laajemmalla, Kortelainen miettii.Raportoinnin kehittäminen työllistää talousjohtajaa aina. Tutkimuksessa jopa 61 prosenttia vastaajista ilmoitti panostavansa raportointityövälineiden kehitykseen. Erityisesti taloushallintonsa ulkoistaneissa yrityksissä konserniraportointi koettiin ongelmalliseksi.– Eivätkö yritykset osaa vaatia palvelutuottajalta tuloksia? Kun yritysjohdon ja palveluntuottajan välillä vallitsee avoin keskustelusuhde, edellytykset erittäin korkeatasoiseen konserniraportointiin ovat varmasti olemassa. Toisaalta täytyy muistaa, että parhaimmillaankaan yrityksen talousjohtamisen asiantuntijuutta ei voi ulkoistaa, Kortelainen kommentoi. Taloushallinnon tutkimus 2012 selvitti:

• Fakta: 10 prosenttia talousosastoista raportoi eläköitymisen jo alkaneen. Vain yksi prosentti henkilöstöstä on alle 30-vuotiaita.
  Mitä sitten? Kilpailu osaavasta henkilöstöstä kiihtyy. Vaikutukset levittäytyvät aaltoliikkeenä koko toimialalle.
• Fakta: Kolmannes vastaajista on aikeissa nykyaikaistaa taloushallinnon järjestelmänsä.
  Mitä sitten? Järjestelmien käyttöönotto, ylläpito ja tehokas hyödyntäminen vaatii henkilöstön koulutusta. Investoinnit välttääkseen yhä useampi siirtynee Saas-palveluihin.
• Fakta: Ulkoisen laskennan raportointia hyödynnetään laajasti sekä päätöksenteossa että liiketoiminnan ohjauksessa.
  Mitä sitten? Koko taloushenkilöstö vaatii valmennusta raportoidun tiedon ennustavaan analysointiin ja oikeiden työkalujen hyödyntämiseen.
• Fakta: 89 prosenttia palvelunsa ulkoistaneista on tyytyväisiä ulkoistusratkaisuunsa.
  Mitä sitten? Yhä useampi ulkoistanee toimintojaan vastatakseen henkilöstö- ja järjestelmäpaineeseen. Palveluiden laatu ja valikoima kehittyvät lisääntyvän asiakaspalautteen myötä.

Tutkimuksen teetti Divest Group -konserniin kuuluva taloushallinnon palvelukeskus Clarus.
Clarus Oy:n Petri Kortelainen näkee talousosastojen murroksen mahdollisuutena uusien prosessien ja toimintatapojen jalkauttamiselle.