Mitä kaikkea tarvitaan asiakkaan tunnistamiseksi?

Mitä tietoja tilitoimiston tulee kerätä asiakkaan vastuuhenkilöistä? Tämä on jäänyt minulle epäselväksi. Haluaisin myös tietää, milloin henkilöllisyys pitää todentaa esimerkiksi passin tai sähköisen tunnistamisen avulla.

Vastaus:

Rahanpesulain 1:4§ määrittelee tunnistamisen ja todentamisen seuraavasti:

• Tunnistamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden selvittämistä asiakkaan toimittamien tietojen perusteella

• Henkilöllisyyden todentamisella tarkoitetaan asiakkaan henkilöllisyyden varmistamista luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä peräisin olevien asiakirjojen tai tietojen perusteella.

Tunnistaminen siis tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakkaan edustaja ilmoittaa itsensä ja muiden vastuuhenkilöiden nimen, henkilötunnuksen ja muut tiedot. Todentaminen tarkoittaa sitä, että henkilöllisyys todennetaan esimerkiksi passista tai vahvalla sähköisellä tunnistamisella.

Tilitoimiston tulee tunnistaa asiakkaistaan alla kuvatut tahot ja kerätä ja säilyttää heistä minimissään alla esitetyt henkilötiedot (rahanpesulaki 3:3§). Tietoja tulee säilyttää vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättämisestä.

• Asiakas (luonnollinen henkilö): nimi, henkilötunnus, syntymäaika ja osoite

• Asiakkaan edustaja (esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilönä toimiva toimitusjohtaja): nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

• Asiakkaan hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenet: täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

• Asiakkaan tosiasialliset edunsaajat: nimi, syntymäaika ja suomalainen henkilötunnus ja sen puuttuessa kansalaisuus

Tunnistamisen lisäksi tilitoimiston pitää aina todentaa henkilöllisyys asiakkaalta (luonnollinen henkilö kuten toiminimiyrittäjä) ja asiakkaan edustajalta (esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilönä toimiva toimitusjohtaja). Tästä on säädetty rahanpesulain 3:2§:ssä. Myös tosiasiallisten edunsaajien henkilöllisyys on perusteltua todentaa tarvittaessa, esimerkiksi silloin, kun asiakkaaseen tai sen edunsaajiin liittyy kohonnut rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen riski.

Rahanpesulain 3:3§:ssä on säädetty myös muista asiakkaan tuntemistiedoista, jotka tilitoimiston tulee kerätä ja säilyttää vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Esimerkkinä voidaan mainita tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä. Käytännössä esimerkiksi asiakkaan tilinpäätösten sekä päivä- ja pääkirjojen säilyttäminen on hyvä tapa näiden tietojen säilyttämiseen.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.