Yhteistyön päättäminen hankalan tilitoimistoasiakkaan kanssa
Tilitoimistossamme on eräs varsin haasteellinen asiakas, joka kuormittaa meitä kohtuuttomasti. Hän toimittaa aineistot itse kuukaudesta toiseen viime tipassa, mutta vaatii kuitenkin aina välitöntä palvelua. Meidän laskumme hän kyllä maksaa, mutta aina myöhässä ja valitusten kera. Alamme olla varsin kyllästyneitä kyseiseen tapaukseen. Miten voisimme päättää yhteistyön? Sopimuksissamme viitataan alan yleisiin sopimusehtoihin TAL2018:aan.
Yhteistyösopimuksen voi lähtökohtaisesti päättää kahdella tapaa, purkamalla tai irtisanomalla sopimuksen. Purkaminen on näistä kahdesta järeämpi keino ja vaatii asianmukaiset perusteet. Tässä kuvaillussa tapauksessa purkuperusteena voivat toimia aineistojen toimittaminen sopimuksen vastaisesti myöhässä ja yli seitsemän päivän rajan ylittävät maksuviivästykset. Asiakkaalle tulee kuitenkin antaa ensin mahdollisuus korjata toimintaansa. Tilitoimiston tulee huomauttaa asiasta kirjallisesti asiakkaalle ja mikäli asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän päivän kuluessa, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus. Sopimusta purettaessa ei tarvitse noudattaa irtisanomisaikaa, vaan sen voi purkaa päättymään heti.
Sopimuksen irtisanominen puolestaan ei vaadi perusteluja, vaikkakin ne toki on usein kohteliasta antaa. Irtisanomisaika on TAL2018:n mukaan kaksi kuukautta. Varsin usein kuvatunlaisessa tilanteessa voi olla mukavampi molemmille osapuolille lopettaa yhteistyö irtisanomisen kautta, vaikka purkuperusteet täyttyisivätkin. Näin asiakkaalle jää aikaa etsiä uusi tilitoimisto ja itsekin saatte rauhassa tehdä työt loppuun ja kerätä luovutettava aineisto kasaan.
Suosittelen keskustelemaan asiakkaan kanssa ongelmista suoraan ja avoimesti sekä kertomaan, että yhteistyö joudutaan päättämään, mikäli virheellinen toimintapa ei korjaannu. Parhaassa tapauksessa haasteellinenkin asiakas saattaa muuttaa toimintamallinsa parempaan suuntaan. Välillä puolestaan asiakas keskustelun jälkeen itse irtisanoo sopimuksen, mikä sekin voi olla hyvä lopputulema. Vaikka yhteistyön päättäminen on aina ikävä tilanne ja keskustelut voivat tuntua vaikeilta, on hyvä pyrkiä hoitamaan asiat hyvässä hengessä molempia osapuolia kunnioittaen.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.