Mikä on pöytäkirjan ote?
Mikä on pöytäkirjan ote ja mitä siltä edellytetään, jotta se täyttäisi käytännön vaatimukset?
Nykysuomen sanakirjan mukaan otteella tarkoitetaan muun muassa alkuperäisestä kirjallisesta kokonaisuudesta jäljennettyä osaa. Laissa ei ole säännöstä pöytäkirjan otteesta saatikka sen sisällöstä. Pöytäkirjan ote ja sen sisältö perustuu tapaoikeuteen ja viranomaiskäytäntöön.
Pöytäkirjan otteen tarkoitus on, että vain tietty tai tietyt asiat saatetaan kolmannen tietoon esimerkiksi viranomaiselle tai osakkeenomistajalle. Jos pöytäkirjaan on merkitty useita päätöksiä tai muita merkintöjä, vain se päätös ja/tai muut pöytäkirjaan tehdyt merkinnät, jotka ovat tarpeen asian osoittamisen kannalta, saatetaan kolmannen tietoon. Muut päätökset ja muut pöytäkirjamerkinnät jätetään pois pöytäkirjan otteesta.
Pöytäkirjan ote voidaan tehdä kaikenlaisista yhteisöiden ja säätiöiden pöytäkirjoista. Pöytäkirjan otteella pyritään osoittamaan oikea ja riittävä kuva asiasta. Se, mitä tämä kussakin eri tilanteessa tarkoittaa, on ratkaistava tapauskohtaisesti. Pöytäkirjan otteelta edellytetään pöytäkirjan tekstin sanatarkkaa sisältöä eli vastaavasti jos teksti olisi lainausmerkeissä. Jos pöytäkirjan tekstin sanamuotoa on muutettu, kyseessä ei ole ote vaan selostus. Jos pöytäkirjan tekstiä on lyhennetty, kyseessä ei ole ote vaan lyhennelmä tai tiivistelmä. Poisjätetyt kohdat esitetään pöytäkirjan otteessa yleensä katkoviivoilla tai muilla vastaavilla merkinnöillä. Kun pöytäkirjasta voidaan peittää osa tekstistä, vastaavasti voidaan toimia myös pöytäkirjan otteessa olevan tekstin osalta. Jos pöytäkirjassa on liite, kyseisen liitteen ei tarvitse olla myös pöytäkirjan otteessa.
Pöytäkirjan otteen luonteesta johtuu, että siitä tulee ilmetä sen tämä ominaisuus eli että se on laadittu kyseisen oikeushenkilön pöytäkirjasta. Lisäksi pöytäkirjan otteesta tulee ilmetä oikeushenkilön toiminimi, minkälaisesta tilaisuudesta on kysymys, tilaisuuden paikka, tilaisuuden aika ainakin päivän tarkkuudella sekä pöytäkirjan numero. Lisäksi pöytäkirjan otteeseen merkitään yleensä tilaisuuden avaamista, laillisuutta tai päätösvaltaisuutta ja päättämistä koskevat lausumat. Lisäksi esimerkiksi hallituksen kokouksen pöytäkirjan otteeseen merkitään yleensä paikalla olleet henkilöt. Sen sijaan esimerkiksi yhtiökokouksen osallistujia ei välttämättä merkitä pöytäkirjan otteeseen.
Jotta pöytäkirjan ote yleisesti hyväksyttäisiin näytöksi jostain päätöksestä tai muusta merkinnästä, se tulee oikeaksi todistaa. Pöytäkirjan otteen oikeaksi todistamiseen riittää yksi henkilö, joka allekirjoittaa kyseisen pöytäkirjan otteen. Tämä henkilö on joko pöytäkirjan otteen laatija tai joku muu henkilö. Oikeaksi todistaminen tulee päivätä. Allekirjoituksen oheen tulee tehdä nimenselvennys. Pöytäkirjan otteen todistavan oikeudellista asemaa ei tarvitse mainita pöytäkirjan otteessa. Pöytäkirjan otteen oikeaksi todistava vastaa allekirjoituksellaan siitä, että otteessa mainittu teksti on sanatarkasti oikein siitä pöytäkirjasta, josta ote on tehty.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.