Missä menet, verkkolasku?

Rakenteinen verkkolasku nopeuttaa prosesseja ja mahdollistaa aiempaa laajemman automaation.

Verkkolasku on digitaalisessa ja rakenteisessa muodossa oleva lasku, joka siirtyy koneluettavasti suoraan järjestelmästä toiseen. Se ei ole PDF-tiedosto tai laskun kuva, vaan XML-muotoinen sisällöltään ja esitystavaltaan standardoitu tiedosto, jonka taloushallinto-ohjelmisto pystyy käsittelemään automaattisesti ilman manuaalista tiedonsyöttöä.

Verkkolaskustandardit

Kun verkkolaskutusta lähdettiin Suomessa kehittämään viime vuosituhannen loppupuolella, tiedossa ei ollut laajalti käytössä olevaa, sellaisenaan käyttöön otettavaa laadukasta kansainvälistä standardia. Standardi piti kehittää itse. Käytännössä samoihin aikoihin Suomessa eri työryhmät kehittivät Finvoice-verkkolaskun ja TEAPPSXML-verkkolaskun. Nämä ovat edelleen molemmat laajalti käytössä ja toimivat sujuvasti yhteen. Oheinen taulukko kertoo, miten Finvoicen ja TEAPPSXML:n kentät on “mäpätty” toisiinsa kattavasti.

Kansallisten verkkolaskustandardien rinnalle on kehitetty kansainvälinen Peppol-standardi, jota käytetään laajasti maiden rajat ylittävässä kaupankäynnissä. Peppol on käytössä monessa maassa ainoana standardina maan sisäisessäkin laskutuksessa. Peppol-standardi oli jo käytettävissä, kun näissä maissa havahduttiin verkkolaskun hyötyihin vuosia Suomen jälkeen.

Aika näyttää, missä määrin ja missä aikataulussa Suomessa siirrytään kansallisista verkkolaskustandardeista Peppoliin. Standardit ovat hyvin yhteen toimivia, ja jäljempänä tässä artikkelissa kuvattu sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi on jo yhdenmukaistanut verkkolaskutuksen sisältöä. Muutoksen ei näin ollen pitäisi olla yrityksille mahdottoman työläs. Kaupankäynnin ja verkkolaskuoperaattorikentän kansainvälistyminen ja EU:n VIDA-arvonlisädirektiivi vauhdittavat siirtymää kansallisista verkkolaskustandardeista kohtia Peppolia.

Verkkolaskuoperaattorit

Mikään ei estäisi yrityksiä lähettämästä verkkolaskuja toisilleen vaikkapa sähköpostin liitetiedostoina, mutta käytännössä kaikki verkkolaskut lähetetään verkkolaskuoperaattorien kautta. Verkkolaskuoperaattoriverkosto tarjoaa prosessiin hallittavuutta ja tietoturvaa, ja se muuntaa tarvittaessa verkkolaskut verkkolaskuformaatista toiseen. Operaattorit tunnistavat asiakkaansa luotettavasti, mikä vähentää huijauslaskujen ja muiden maksupetosten riskiä. Operaattorit myös validoivat kauttaan kulkeneet verkkolaskut, mikä auttaa varmistamaan, että laskut täyttävät esimerkiksi sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin vaatimukset.

Suomessa verkkolaskutuksessa on käytössä niin sanottu nelikulmamalli. Kukin laskuttaja ja laskujen vastaanottaja valitsee mieleisensä verkkolaskuoperaattorin, ja operaattorit välittävät laskut keskenään. Vastaavalla periaatteella toimii myös esimerkiksi pankkien välinen maksuliikenne.

Kullakin asiakkaalla on yksilöllinen verkkolaskuosoite, minkä lisäksi kullakin operaattorilla on yksilöivä välittäjätunnus. Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE pitää yllä verkkolaskuosoitteistoa, josta löytyvät verkkolaskuja lähettävien ja vastaanottavien organisaatioiden verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuoperaattorit osaavat myös ohjata kuluttajalle lähetetyn verkkolaskun tämän käyttämään verkkopankkiin tai paperipostina kotiin.

Yritysten käytössä on monia teknisiä tapoja lähettää myyntiverkkolasku laskutusjärjestelmästään ja vastaanottaa ostoverkkolasku taloushallintojärjestelmänsä ostolaskujen käsittelyyn. Käytetystä operaattorista ja yrityksen omasta ohjelmistosta riippuen voidaan hyödyntää esimerkiksi API-rajapintaa, web service -tekniikkaa tai SFTP-siirtoa. Monet operaattorit tarjoavat pienille asiakkailleen myös verkkopalvelua, jossa verkkolaskun voi syöttää käsin.

Verkkolaskun hyödyntäminen taloushallinnon automaatiossa

Verkkolaskun keskeinen käyttötarkoitus on prosessin automatisointi ostavan yrityksen taloushallinnossa ja logistiikassa. Alla on esitetty muutamia keskeisiä automaatiomahdollisuuksia ja niissä hyödynnettäviä Finvoice-verkkolaskustandardin kenttiä:

Lisää verkkolaskun hyödyntämisajatuksia löydät julkishallinnon verkkolaskuohjeesta. Ohje on välttämätöntä luettavaa julkishallintoa laskuttaville yrityksille, sillä julkishallinnolle lähetetyn laskun tulee olla ohjeen mukainen. Yritykset voivat hyödyntää ohjeen sisältöä myös pohtiessaan oman ostolaskujen käsittelynsä automatisoinnin keinoja.

Yleisesti ottaen sisällöltään ja rakenteeltaan standardoitu verkkolasku nopeuttaa ja helpottaa taloushallinnon automaatiota ja laskun tietosisällön hyödyntämistä esimerkiksi yrityksen raportoinnissa ja data-analyysissa. Vaikka esimerkiksi generatiivisen tekoälyn sovellukset osaavat jo tehdä tekstin sisällön perusteella varsin hyvin päätelmiä, päästään paljon luotettavampaan lopputulokseen, kun esimerkiksi tuotenumero löytyy aina ArticleIdentifier-kentästä ja tuotteen nimi ArticleName-kentästä.

Verkkolasku toimii laadukkaan ja tehokkaan automaation pohjana vain, jos se on tuotettu laadukkaasti. Tarvittavat tiedot ovat silloin laskulla oikeissa kentissä oikeassa muodossa. Käytännössä suomalaiset verkkolaskut ovat kuitenkin tasoltaan hyvin vaihtelevia, mikä hankaloittaa ostolaskun automaattista käsittelyä. Yleisimmistä virheistä ja niiden vaikutuksista voit lukea Tilisanomien artikkelista Verkkolaskudatan haasteet kirjanpidon automatisoinnissa..

Sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi

Sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin (EN 16931) tavoitteena on poistaa kansallisten verkkolaskuformaattien yhteensopivuusongelmia ja luoda yhtenäinen perusta sähköiselle laskutukselle Euroopan unionissa. Tämä on erityisen tärkeää rajat ylittävässä kaupankäynnissä. Samalla standardi auttaa poistamaan kansallisten verkkolaskustandardien käyttöön liittyviä laatuongelmia, joista kirjoitin edellisessä kappaleessa.

Yhteinen kansainvälinen standardi mahdollistaa sähköisten laskujen automaattisen käsittelyn ja yhteen toimivuuden eri maiden ja järjestelmien välillä. Sen ansiosta esimerkiksi suomalainen yritys voi lähettää esimerkiksi portugalilaiselle ostajayritykselle Finvoice-verkkolaskun, jonka verkkolaskuoperaattori muuntaa Peppol-muotoon. Standardi määrittää verkkolaskun keskeiset tiedot, niiden merkityksen, käyttötarkoituksen ja pakollisuuden sekä laskenta- ja tarkastussäännöt. Standardi määrittää esimerkiksi sen, että laskulla on pakko olla laskun numero ja että laskurivin nettosumma lasketaan aina kertomalla tuotteen veroton yksikköhinta laskurivin kappalemäärällä.

Eurooppalainen verkkolaskustandardi perustuu EU:n direktiiviin 2014/55/EU, joka koskee sähköistä laskutusta julkisissa hankinnoissa. Direktiivin tavoitteena oli varmistaa, että julkishallinto pystyy vastaanottamaan sähköisiä laskuja yhden yhteisen standardin mukaisesti. Direktiivin pohjalta Suomessa säädettiin niin sanottu verkkolaskulaki eli laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019). Sen perusteella ostajalla on oikeus vaatia laskuttajalta eurooppalaisen standardin mukaista verkkolaskua.

Eurooppalainen standardi ei määrittele teknistä tiedostomuotoa, vaan ennen kaikkea laskun tietosisällön merkityksen ja rakenteen. Eurooppalaisen standardin mukainen lasku voidaan laatia useilla eri verkkolaskuformaateilla. Kansainväliset verkkolaskustandardit Peppol ja CII täyttävät eurooppalaisen standardin vaatimukset kuten myös suomalaisten verkkolaskustandardien Finvoice ja TEAPPSXML versiot 3.0. Pelkkä uuden version käyttö laskutuksessa ei takaa standardinmukaisuutta vaan laskuttajan ja laskutusohjelmiston on kyettävä tuottamaan oikeat tiedot oikeaan kenttään oikeassa muodossa.

Finanssiala on julkaissut erinomaisen luettelon Finvoicen ja TEAPPSXML:n sisällöstä ja kytköksistä eurooppalaisen standardin mukaisiin tietokenttiin.

Kohti kaupankäynnin ja logistiikan digitalisaatiota.

Suomalaiset ja kansainväliset suuryritykset ja niiden alihankkijat ovat jo vuosikymmeniä laskuttaneet toisiaan EDIFACT- eli EDI-laskuilla. EDIFACTin hyödyntäminen ei kuitenkaan rajoitu pelkästään laskutukseen. EDIFACT on YK:n puitteissa kehitetty standardi, jolla yritykset tekevät toisilleen myös tarjouksia, tilauksia, tilausvahvistuksia ja toimitussanomia.

EDIFACTin haasteena on se, että monet yritykset ovat tehneet sen käytöstä omia kahdenvälisiä määrittelyjään. Nämä määrittelyt eivät ole välttämättä olleet yhteen toimivia toisten yritysten määrittelyjen kanssa. Yrityskohtaisten määritysten huomioiminen on kallista suuryritysten pienemmille kauppakumppaneille, koska jokaisen kauppakumppanin kanssa luodut EDI-yhteydet on pitänyt määritellä ja testata erikseen.

Kun verkkolaskutusta kehitettiin Suomessa vuosituhannen vaihteessa, pitkän tähtäimen tavoitteena oli kehittää verkkolaskun pohjalta kaikenkokoisille yrityksille soveltuva yhdenmukainen standardi myyntiin ja logistiikkaan. Tavoitteena oli luoda verkkolaskun pohjalta standardit esimerkiksi tarjouspyyntöihin, tarjouksiin, tilauksiin ja tilausvahvistuksiin. Käytännössähän myynnin/hankinnan aikana käsitellään pitkälti samaa tietoa tuotteista, hinnoista ja kaupan ehdoista. Asiakirjan status vain elää tarjouspyynnöstä kohti tilausta ja viimein laskua.

Nyt nämä tavoitteet ovat vihdoin käymässä toteen Peppol-verkoston ja Peppol-liiketoimintasanomien myötä. Peppol-standardi on uuden sukupolven sanomanvälitysstandardi, jossa on oma sanomansa laskun ohella esimerkiksi tarjouspyynnölle, tarjoukselle, tilaukselle, tilausvahvistukselle ja laskulle. Standardin avulla kaiken kokoiset yritykset voivat tehostaa myyntiä, hankintaa ja logistiikkaa ja laskuttaa suoritteet joko suomalaisilla verkkolaskustandardeilla tai Peppol-verkkolaskuna. Voit lukea lisää liiketoimintasanomista ja Peppolista Tilisanomien artikkelista Mikä ihmeen hankintasanoma.

Laskujen määrä kasvaa. Ja niin kasvaa myös verkkolaskujen osuus laskuista.

Yritysten ja kuluttajien verkkolaskujen osuus kasvaa tasaisesti. Laskuja toimitetaan myös laskuttajien omien verkkosivustojen kautta.

Eurooppalaisen standardin mukainen verkkolasku on vähentänyt virheitä laskuissa.