CTA Paikka

Palkkatodistukset eri tilanteisiin ja tarpeisiin

Työntekijöiden tuki- ja muita tarpeita varten kirjoitetaan erilaisia palkkatodistuksia. Lainsäädäntö määrittää osan näistä tarpeista, osa pyydetyistä palkkatodistuksista taas perustuu eri tahojen itse määrittelemiin vaatimuksiin.
26.1.2011

Maarit Laitinen PHT, Tilipalvelu Sirpa Koponen Oy

Lainsäädännöstä tulee erilaisia tarpeita muun muassa ajanjaksojen osalta. Osa pyydetyistä palkkatodistuksista ei perustu suoraan pakottavaan lainsäädäntöön , vaan voi olla eri tahojen itse määrittelemiä.

Rahapalkan lisäksi ansioihin luetaan myös luontoisedut. Bruttopalkkaan sisältyviä tietoja eritellään palkkatodistuksissa, koska tukien ja etuuksien maksajat tarvitsevat tietoja siitä, mitä säännöllisiä ansioita henkilöllä on.

On ensiarvoisen tärkeää erottaa toisistaan käsitteet, jotka ovat lähellä toisiaan mutta vaikuttavat etuuksiin eri tavalla. Esimerkiksi lomaltapaluuraha (lomaraha) ja työsuhteen päättyessä maksettu vuosilomakorvaus ovat säännöllisen, tietyltä ajanjaksolta maksetun palkan lisäksi maksettavia ansioita, jolloin on myös tärkeää, että ne eritellään. Työsuhteen aikana maksettu loma-ajan palkka ei sen sijaan ole eriteltävä tieto. Myös epäsäännölliset ansiot, kuten kertaluontoiset bonukset, pyydetään usein ilmoittamaan.

Palkkatodistuksen antajan on aina muistettava, että palkkatodistukseen pitää sisällyttää kaikki palkan erät. Pyyntöön siitä, että palkkatodistus annettaisiin vain peruspalkasta, ei koskaan pidä suostua.

Palkan kertymäajan ja maksuajankohdan erottaminen toisistaan on myös tärkeää. Palkkatodistuksissa ensisijainen kriteeri on palkan kertymisaika. Koska yritysten palkanmaksuajankohdat ovat erilaisia (kuukausi, ½ kuukautta, 2 viikkoa), on palkkatodistuksen antaminen tietyltä pyydetyltä ajanjaksolta aika ajoin mahdotonta. Tällöin joudutaan sopeuttamaan päivämäärät palkanmaksujaksojen mukaisiksi.

Tässä artikkelissa käsitellään tilitoimiston palkanlaskennan näkökulmasta yleisimpiä todistuksia.

Kursiivitekstit ovat lainauksia lomakkeiden täyttöohjeista.

Kelan etuuksiin tarvittavat todistukset

Merkittävimmät Kelan myöntämät etuudet ovat sairauspäiväraha, vanhempainetuudet sekä opintoihin ja asumiseen liittyvät tuet.

Saadakseen korvauksia esimerkiksi sairausajan palkasta tulee työnantajan toimittaa Kelalle ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta (Y17).

Palkkatodistuksessa ilmoitetaan poissaoloajalta maksettu palkka sekä vuosilomapalkan määrä. Lisäksi on ilmoitettava palkan peruste ja ajanjaksot.

Sairauspäiväraha määräytyy yleensä verotuksessa vahvistettujen työtulojen perusteella, ei siis tämänhetkisten työtulojen mukaan. Vuonna 2011 päiväraha maksetaan vuoden 2009 verotettujen työtulojen mukaan, ja työtulot tarkistetaan palkkakertoimella. Mikäli nykyiset työtulot ovat huomattavasti suuremmat kuin verotuksessa vahvistetut, voidaan päivärahojen määräytymistä varten antaa niin sanottu kuuden kuukauden palkkatodistus.

Tässä palkkatodistuksessa annetaan tieto kuuden kuukauden aikana ansaitusta palkasta luontoisetuineen. Palkkatodistuksessa annetaan myös tieto esimerkiksi maksetusta tai arvioidusta lomaltapaluurahasta sekä tieto työsuhteen päättyessä maksetusta lomakorvauksesta.

Kelan käsittelyssä olevista eläke- ja työttömyysturvaasioista lisää myöhemmissä, työttömyys- ja eläkeasioita käsittelevissä kappaleissa.

Tapaturmalainsäädännön edellyttämiä palkkatietoja

Jos työntekijän poissaolo johtuu tapaturmasta, tulee päiväraha hakea vakuutusyhtiöstä. Palkkatodistusten sisältö on riippuvainen tapaturma-ajan kestosta sekä siitä, onko kyseessä työ- vai vapaa-ajan tapaturma.

Mikäli työkyvyttömyys työtapaturmatilanteissa kestää alle 28 kalenteripäivää, on päiväraha työnantajan maksaman sairausajan palkan suuruinen. Palkkatodistukseen ei tule sisällyttää tapaturmapäivän palkkaa, koska se ei kuulu korvauksen piiriin.

Työkyvyttömyyden jatkuessa työtapaturmatilanteissa 28 kalenteripäivän jälkeen päiväraha määräytyy vuosityöansion mukaan. Palkkatodistuksessa on ilmoitettava palkkatiedot vuoden pituiselta ajanjaksolta ennen tapaturmaa sekä poikkeukselliset poissaolo- ja palkankorotustiedot. Lisäksi sanotulta ajalta on ilmoitettava maksetut lomaltapaluurahat.

Mikäli yrityksellä on henkilöstölleen vapaa-ajan tapaturmavakuutus, on kuitenkin huomattava, että vapaa-ajan tapaturmatilanteissa päivärahakorvaus ei tule täysimääräisenä vakuutusyhtiöltä. Yrityksen on haettava näissä tilanteissa osa päivärahoista Kelalta. Tuolloin on syytä ottaa huomioon, että Kelan päivärahahakemus on jätettävä neljän kuukauden kuluessa työkyvyttömyyden alkamisesta.

Todistukset työttömyys- ja lomautustilanteissa

Kun yrityksen nykyinen tai entinen työntekijä joutuu lomautetuksi tai työttömäksi, eivät palkkalaskelmien kertymätiedot riitä työttömyysetuuksien laskemiseen. Palkkatodistuksessa ilmoitettavat tiedot ovat riippuvaisia henkilön työttömyys- ja lomautushistoriasta sekä viikkotyöajoista.

Ensimmäisen kerran ilman työtä jäävän osalta palkkatietoja annetaan vähintään 43 viikon ajalta. Mikäli 18 tunnin viikkotyötunnit eivät täyty ja/tai henkilöllä on poissaoloja, voi palkkatodistuksella annettu aika pidentyä työttömyyskassojen yhteisjärjestön ohjeiden mukaan maksimissaan 9 vuoden ja 4 kuukauden ajanjaksoksi.

Palkkatodistuksessa joudutaan alasta riippuen erittelemään ilmoitettuun ajanjaksoon sisältyviä palkan osia ja rahana saatujen vapaiden pitoaikoja. Esimerkiksi talonrakennusalan todistuksessa on eriteltävä kokonaisansioon sisältyviä eriä, kuten vuosiloma-ajan palkka, lomaraha, lomakorvaus ja erilliskorvaus työajanlyhennyksistä ja arkipyhistä sekä vuosilomien pitoajat.

Eläkkeellejäämistilanteissa tarvittavia todistuksia

Työntekijän jäädessä eläkkeelle työnantaja antaa eläkkeen myöntäjälle palkkatietoja niiltä ajanjaksoilta, joita eläkkeiden vuosi-ilmoituksissa ei ole vielä ilmoitettu. Jos työntekijä on jättänyt eläkehakemuksen, on siihen liittyvä palkkatodistus mahdollista antaa vasta, kun kaikki työsuhteeseen liittyvät palkat on maksettu. Myös työsuhteen päättyessä maksetut loma- ynnä muita korvaukset on ilmoitettava.

Tämän hetken eläkejärjestelmässä on monenlaisia eläkkeellejäämistapoja, uusimpana niistä osa-aikaeläke. Osa-aikaeläketapauksissa vakuutusyhtiö ilmoittaa työntekijälle tietyt ansaintarajat, joita työntekijän on seurattava, jotta eläke-ehdot pysyvät voimassa.

Vakuutusyhtiö voi pyytää osa-aikaeläkkeensaajan ansiotietoja eläke-ehdon tarkistamisen ja seuraamisen vuoksi. Työaikojen, palkankorotusten ynnä muiden sellaisten ennustaminen on palkanlaskennassa vaikeaa. Näistä palkkakertymistä vastuu on työntekijällä.

Yleisimmät muihin tarkoituksiin pyydetyt todistukset

Lasten päivähoitomaksun määräytymistä varten annetaan ajantasainen ansiolaskelma, josta näkyy tulokertymä ja lomaraha. Poikkeustilanteissa voidaan joutua antamaan arvioita kuukausituloista. Tuen maksaja tarkistaa arviotiedot takautuvasti.

Viime aikoina ulosottoviranomaiset ovat pistokokein ryhtyneet tarkistamaan bruttopalkkojen ja pidätettyjen ulosottojen määriä. Työnantajan vastuu pidätyksen oikeasta määrästä on ankara. Ulosoton maksukieltojen ja niiden peruutusten sekä vapaakuukausien myöntöpäätösten saaminen kirjallisena on palkanlaskijan selustan turvaamiseksi tärkeää.

Kun työntekijä toimii esimerkiksi kunnallisissa luottamustehtävissä, voi palkanlaskennan tehtäviin kuulua ansionmenetyskorvauksen laskeminen. Joissakin tilanteissa todistus kattaa pelkän bruttoansionmenetyksen ja tapauksissa, joissa korvaus tulee työnantajalle, voidaan todistukseen pyytää sisällytettäväksi myös palkan sivukulut.

Yhteiskunnan yritykselle myöntämien avustusten, kuten kehittämisavustusten, maksatushakemuksiin sisältyy usein palkkakustannuksia. Laskelmaa laadittaessa on syytä perehtyä tarkoin avustuspäätökseen, koska maksatuskelpoisia kustannuksia voivat olla pelkät työajan palkat tai palkan kokonaiskustannukset.

Palkkatodistukseen liittyviä muita tärkeitä näkökohtia

Vaikka palkkajärjestelmät tuottavat valmiita palkkatodistuspohjia, nämä eivät useimmiten täytä palkkatodistuksia pyytävien tahojen vaatimuksia. Tämän vuoksi valmiiden palkkatodistuspohjien käyttö vaatii harkintaa.

Mikäli käytettävä palkanlaskentaohjelmisto vaihdetaan, on syytä varmistaa, että palkkatiedot saadaan käytettävään muotoon myös vanhasta järjestelmästä. Tärkeää on myös se, että palkkoihin liittyvät yhteenvetotiedot säilytetään riittävän pitkään.

Palkkatodistuksia pyydetään usein nopealla aikataululla. Tästä huolimatta on tärkeää, että palkkatodistusten summat ja ajanjaksot ovat oikein, jotta jälkikäteen tapahtuvilta oikaisuilta vältytään.

Edellä mainituista syistä on keskeistä, että työnantaja tai työnantajan edustajana toimiva tilitoimisto saa oikeanlaiset tiedot jo palkkatodistusta pyydettäessä. Tukien oikeudenmukaisen saamisen ja byrokratian vähentämisen vuoksi olisi hyödyllistä, että säännöksiä selkeytettäisiin ja yhtenäistettäisiin. Järkevää olisi myös, että todistusten käyttäjät soveltaisivat säännöksiä samalla tavalla.

HenkilöstöhallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki