Pitäkää sähköpostiosoitteet ajan tasalla OmaVerossa
Verohallinto lähettää sähköpostiin tiedon, kun OmaVerossa on uusia kirjeitä, päätöksiä tai tapahtumia. Tämän vuoksi on tärkeää pitää yrityksen veroasioita hoitavien yrityksen ja tilitoimiston työntekijöiden sähköpostiosoitteet ajan tasalla OmaVerossa asiakasyrityksen tiedoissa. Verohallinnon sivuilta löydät selkeän ohjeen osoitteiden ylläpitoon. Osoitteita pääsee lisäämään ja poistamaan henkilö, jolla on yhtiön nimenkirjoitusoikeus tai Suomi.fi-valtuus ´veroasioiden hoito´.
Jos sähköpostiosoitteita ei pidetä ajantasaisina, sähköposti-ilmoituksia voi lähteä väärille vastaanottajille esimerkiksi seuraavissa tilanteissa
- Yrityksen oma henkilö ei enää ole työsuhteessa tai hoida taloushallinnon asioita. Hän itse tai yrityksen vastuuhenkilö ei ole poistanut hänen sähköpostiosoitettaan asiakasyrityksen tiedoista OmaVerossa.
- Yritys on vaihtanut tilitoimistoa. Yrityksen tai uuden tilitoimiston vastuuhenkilö ei ole vaihtanut uuden tilitoimiston henkilöitä sähköpostin vastaanottajiksi vanhojen tilalle asiakasyrityksen tiedoissa OmaVerossa. (Ja entinen tilitoimisto ei ole poistanut omia työntekijöitään sähköpostin vastaanottajalistalta).
- Tilitoimiston työntekijä ei enää hoida kyseisen yrityksen taloushallintoa. Hän itse tai tilitoimiston vastuuhenkilö ei ole poistanut hänen sähköpostiosoitettaan asiakasyrityksen tiedoista OmaVerossa.
- Työntekijä on lähtenyt tilitoimistosta. Hän itse tai tilitoimiston vastuuhenkilö ei ole poistanut hänen sähköpostiosoitettaan asiakasyrityksen tiedoista OmaVerossa.
Tilitoimiston kannattaa ottaa OmaVeron sähköpostin vastaanottajatietojen tarkastus ja päivitys osaksi uuden asiakkaan haltuunoton, asiakassuhteen päättymisen, työntekijän palkkaamisen ja työsuhteen päättämisen tehtävälistoja. OmaVerosta lähtevissä sähköposteissa ei ole liikesalaisuuksia tai asiakasyrityksen henkilötietoja (lukuun ottamatta toiminimiyrittäjän y-tunnusta), joten aitoa vahinkoa sähköposteista ei kuitenkaan ole. Sähköpostin saajalla ei ole pääsyä OmaVeroon eikä päätökseen tai muuhun asiakirjaan ilman nimenkirjoitusoikeutta tai Suomi.fi-valtuutusta.
Lue tarkemmin viranomaisviestinnän digitalisoitumisesta täältä.
