CTA Paikka
CTA Paikka

Yhteiskäyttöiset järjestelmät palkanlaskennassa

21.6.2021 Janne Fredman Kuva iStock

Perinteisesti tietoa on toimitettu asiakasyrityksen ja tilitoimiston palkanlaskijan välillä esimerkiksi seuraavin tavoin:

• Asiakasyritys toimittaa työsopimuksen paperilla tai sähköpostilla tilitoimistolle työntekijän ja työsuhteen perustamiseksi palkkajärjestelmään
• Asiakkaan työaikajärjestelmästä toimitetaan työaikatiedosto tilitoimiston palkanlaskentajärjestelmään

Prosessissa siis se, jolla on tietoa toimittaa tiedon sille, joka sitä prosessissa tarvitsee. Tiedon vastaanottaja, esimerkiksi tilitoimiston palkanlaskija puolestaan täydentää tietoja omalla osaamisellaan.

Aina ei myöskään ole kyse pelkästä tiedon toimittamisesta. Prosessiin liittyy erilaisia kontrolleja ja lokitietoja. Kuka hyväksyy henkilön bruttopalkan tai osaston työaikalistat? Millainen merkintä hyväksymisestä pitää jäädä?

Yksi keskeinen elementti on myös palkanlaskijan saama heräte. Jos on sovittu, että asiakas toimittaa työsopimukset sähköpostilla määräpäivään mennessä, on sähköpostin kilahdus heräte siitä, että tiedot ovat tulleet.

Tässä kirjoituksessa käsitellään näiden palkanlaskennan prosessien hoitamista tilitoimiston ja asiakkaan yhteiskäyttöisten järjestelmien avulla.

Palkanlaskennan järjestelmistä

Yhteiskäyttöisellä järjestelmällä hoidettava prosessi tulee suunnitella aikataulujen, valtuuksien, tiedon tarpeen, käyttäjien osaamisen ja tietosuojan ehdoilla.

• Mitä tietoa ja milloin kultakin käyttäjältä tarvitaan
• Mitä tietoa käyttäjä osaa antaa
• Mitä tietoa käyttäjä saa nähdä
• Mitä päätöksiä käyttäjä saa tehdä

Käytännössä asia on yleensä toteutettu niin, että asiakkaalle (yhteyshenkilö ja työntekijät) on luotu omia näkymiä tai lomakkeita, joihin täytetään vain heiltä tarvittavat tiedot. Prosessin jälkeen palkanlaskija täydentää tiedot palkanlaskentajärjestelmän varsinaisessa käyttöliittymässä.

Käytännön edellytys kustannustehokkaalle yhteiskäytölle ainakin tilitoimiston pienempien asiakkaiden kanssa on palkanlaskentajärjestelmän ”asiakaskäyttöliittymän” eli lomakkeiden/näkymien selainkäyttöliittymä. Windows-järjestelmien etäkäyttö on raskasta ja vaivalloista erityisesti pienille asiakasyrityksille.

Alla kuvaamme esimerkinomaisesti muutaman keskeisen palkanlaskennan aktiviteetin hoitamisen yhteiskäyttöisellä järjestelmällä.

Työsuhteen ja työntekijän perustaminen

Asiakkaan yhteyshenkilöllä on siis käytössään hänen osaamiselleen ja tiedoilleen optimoitu näkymä, joka ohjaa täyttämään pakolliset tiedot. Hän syöttää uuden työntekijän perustiedot. Näkymällä voidaan hallita myös tarvittavat valtuusasiat, esimerkiksi rekrytointiluvan saaminen ennen palkkausta.

Työntekijä itse täydentää omassa näkymässään esimerkiksi pankkitiedot ja osoitetiedot. Toinen vaihtoehto, että asiakkaan yhteyshenkilö kerää tiedot työntekijöiltä ja tallentaa ne.

Palkanlaskija saa palkanlaskentajärjestelmässä herätteen uusista työntekijöistä, joiden tiedot pitää täydentää palkanlaskentaa varten. Herätteenä voi toimia sähköposti tai palkanlaskentajärjestelmässä näkyvä ilmoitus. Palkanlaskija täydentää työsuhteen tilastointitiedot, lomanmääräytymistiedot, tulorekisterimääritykset ja vastaavat. Tämän jälkeen työntekijä on kattavin tiedoin palkanlaskentajärjestelmässä.

Tämä sama prosessi voidaan toteuttaa myös niin, että asiakas perustaa työntekijät erillisessä HR-järjestelmässä. Sieltä tiedot siirtyvät liittymässä palkanlaskentajärjestelmään palkanlaskijan täydennettäväksi.

Lisäksi on huomioitava, että osa tiedoista tulee kuitenkin muita kanavia pitkin. Esimerkiksi ay-jäsenyystiedot toimitetaan erillisellä kopiolla ay-jäsensopimuksesta.

Työntekijätietojen päivitys

Tavanomaisena palkkakautena vähänkään isommassa yrityksessä päivitetään monia tietoja:

• Henkilöt vaihtavat kustannuspaikkaa
• Yksittäisten työntekijöiden palkat tai luontoisedut muuttuvat
• Yksittäisten työntekijän palkkaryhmät muuttuvat
• Yksittäisten työntekijöiden työajat muuttuvat

Yrityksen yhteyshenkilö tallentaa tiedot. Tilitoimiston palkanlaskija saa herätteen, että tietyllä asiakkaalla on päivitetty työntekijätietoja. Palkanlaskija tarkistaa tiedot ja kerää tarvittavat liitteet vaikkapa autoedun verotusarvon laskentaa varten. Esimerkiksi työajan muutosten osalta palkanlaskijan pitää lisäksi tehdä päivitykset liittyen lomapalkkaan ja lomaoikeuteen.

Palkkatapahtumien syöttö

Suuremmilla yrityksillä on yleensä käytössään erillinen työaikajärjestelmä, josta työaikatiedot tuodaan liittymän kautta palkanlaskentaan, usein valmiiksi TES-tulkittuna. Tämän lisäksi on usein tarvetta muiden palkkatapahtumien syötölle palkanlaskijaa ja palkanlaskentaa varten. Tällaisia palkkatapahtumia ovat esimerkiksi bonukset, kokouspalkkiot ja palkanvähennykset. Näiden toimittamisessa voidaan hyödyntää yhteiskäyttöisen palkkajärjestelmän syöttölomakkeita. Lomakkeella voidaan tuota palkanlaskennasta pohjatietoa syöttöä helpottamaan. Hyödylliseksi on koettu myös toiminto, jossa vakiosumma, vaikkapa jouluraha, voidaan syöttää kaikille työntekijöille.

Tietojen hyväksikäyttö ja raportointi

Yhteiskäyttöinen palkkajärjestelmä tarjoaa parhaimmillaan läpinäkyvää ja vaivatonta raportointia. Työntekijä voi seurata lomakertymiään, pekkaskertymiään ja muita vastaavia tietoja. Esimiehet ja HR voivat käyttää tietosisältöä tulorekisteri-ilmoittamisen täydentämiseen, Henryn raporttien täyttämiseen, varhaisen välittämisen tietojen keräämiseen tai vaikkapa vuosilomien tai käyttöasteen seurantaan.

Prosessin dokumentointi ja ryhdikäs toiminta

Myös yhteiskäyttöistä järjestelmää käytettäessä kannattaa prosessi dokumentoida huolella. Erityisesti kannattaa miettiä ja dokumentoida, miten varmistetaan, että deadlineista pidetään kiinni. Asiakkaan yhteyshenkilöt tarvitsevat selkeitä hälytyksiä lähestyvistä määräajoista. Tilitoimiston palkanlaskija puolestaan tarvitsee asiakaskohtaisen näkymän saaduista ja ennen kaikkea puuttuvista lähtötiedoista.

Lisäksi tilitoimistoissa kannattaa pitää mielessä, että tiukka kuri on parasta välittämistä. Suuret palkkapalveluyritykset edellyttävät asiakkailtaan määräajoissa pysymistä. Tilitoimistoissa on perinteisesti oltu joustavia ja soiteltu perään puuttuvista tiedoista. Parempi aikatauluissa pysyminen helpottaisi alkukipuilun jälkeen myös asiakkaan yhteyshenkilön elämää.

 

 

Asiantuntijana
Annika Salo TW-Laskenta Oy
Mervi Nieminen Accountor Services Oy
PalkkahallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki