Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärään ja allekirjoittamiseen liittyvistä kysymyksistä (2021/2014)
Lausunnon hakija haluaa tietää, miten tule toimia sähköisesti allekirjoitettavan tilinpäätöksen päiväämisen suhteen. Hakija esittää kaksi vaihtoehtoa, mutta Kila joutuu kirjanpitolain säännösten pohjalta toteamaan, ettei se näe kumpaakaan esitetyistä vaihtoehdoista suositeltavana.
Perinteisesti, kun istutaan hallituksen kokouksessa hyväksymässä tilinpäätös ja sitten allekirjoitetaan se, ei synny ongelmaa tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärän ja allekirjoituspäivämäärän osalta. Vastaavasti, jos on pidetty kokous ja tilinpäätöksen hyväksyminen on pöytäkirjattu, niin sähköisten allekirjoitusten syntyminen tämän jälkeen ei ole ongelma, koska hallituksen kokouksen pöytäkirja ilmaisee hyväksymispäivämäärän. Tämä päivämäärä merkitään tilinpäätökseen ennen kuin se lähetetään sähköisesti allekirjoitettavaksi. Hyväksymispäivämäärä on olennainen ratkaistaessa, onko tilinpäätös valmistunut kirjanpitolain edellyttämän neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Ongelmaksi muodostuu tilanne, jossa ei pidetä hallituksen kokousta tilinpäätöksen hyväksymisestä. Tällöinkin on kuitenkin merkittävä tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärä tilinpäätökseen ennen sen lähettämistä hallituksen jäsenille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Koska sähköisesti allekirjoitettavaa asiakirjaa ei ole mahdollista muuttaa enää allekirjoitusten jälkeen, ei hyväksymispäivämäärää voi merkitä sen jälkeen, kun hallituksen jäsenten sähköiset allekirjoitukset on saatu.
Tieto tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärästä voidaan muodostaa siten, että kerätään kultakin hallituksen jäseneltä hyväksyminen sähköpostitse. Kun päätösvaltaisuuteen riittävä määrä hallituksen jäseniä on sähköpostitse ilmaissut hyväksyvänsä tilinpäätöksen, muodostuu tästä päivämäärästä tilinpäätöksen hyväksymispäivä. Myöhemmillä, hallituksen jäsenten allekirjoituksiin liittyvillä päivämäärillä, ei ole enää vaikutusta tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärän suhteen. Ne ilmaisevat kylläkin luotettavasti sen, milloin hallituksen jäsen on allekirjoituksellaan vahvistanut aiemman hyväksymisilmoituksensa.
