Laskutustositteisiin liittyvien tuntityökirjojen säilytysaika sekä tiettyjen työturvallisuuslain edellyttämien asiakirjojen suhde kirjanpitolain mukaisiin säilytysaikasäännöksiin KILA 2015/1944

Hakija pyysi kirjanpitolautakunnalta lausuntoa seuraavista seikoista:   

• Koskeeko kirjanpitonormiston edellyttämiin laskutustositteisiin liittyviä tuntitositteita (tuntilaput ja tuntityökirjat, joiden tarkoituksena on ilmentää laskutuksen peruste eli tehtyjen tuntien määrä) kirjanpitolain mukainen kuuden tai kymmenen vuoden säilytysaika?
• Onko työturvallisuuslain 52 a §:n edellyttämä yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevän henkilön tunniste sellaista kirjanpitolain tarkoittamaa kirjanpitoaineistoa, jota koskee kuuden vuoden mittainen säilytysvelvollisuus?
• Ovatko rakennusalalla käytetyt työmaaperehdytyslomakkeet, joilla osoitetaan työturvallisuuslain 14 §:n ja sen nojalla annetun valtioneuvoston asetuksen rakennustyön turvallisuudesta (205/2009) 3 §:n asettamien velvoitteiden täyttäminen, sellaista kirjanpitolain tarkoittamaa kirjanpitoaineistoa, jota koskee kuuden vuoden mittainen säilytysaika?

Ensimmäisen kysymyksen osalta kirjanpitolautakunta rajasi vastauksensa koskemaan vain sitä, ovatko kyseiset tuntikirjanpidot hakijan myyntilaskutuksessa sellaisia tositteita, jotka tulee liittää kirjanpitoon ja säilyttää kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lautakunta totesi, että muuhun lainsäädäntöön, kuten työttömyysturva- ja työsopimuslakiin, saattaa sisältyä kirjanpitolain vähimmäissäilytysaikoja pidempiä tiedonantovelvollisuuksia. Näiden tietojen tuottamiseksi saattaa olla perusteltua säilyttää esimerkiksi palkkakirjanpitoa koskevia tietoja pidempään kuin kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa. Ensimmäiseen kysymykseen kirjanpitolautakunta vastasi, että sellainen asiakirja-aineisto, joka itsenäisesti todentaa myyntilaskutuksen perusteen ja muodostaa osan laskua, todentaa samalla liiketapahtuman. Se on siten KPL 2:5 §:n mukainen tosite. Jos hakemuksessa kuvattu tuntikirjanpito on myyntilaskun osana oleva laskutusperusteen todentava asiakirja, se on KPL 2:5 §:ssä tarkoitettu tosite, joka todentaa liiketapahtuman. Tällaiseen tositteeseen sovelletaan siten KPL 2:10.2 §:n mukaista kuuden vuoden säilytysaikasäännöstä. 

Kirjanpitolautakunta katsoi, etteivät kysymyksissä 2 ja 3 tarkoitetut asiakirjat todenna liiketapahtumaa eivätkä ne siten ole tositteita. Ne eivät kirjanpitolautakunnan mukaan ole myöskään KPL 2:10 §:n 1 momentissa tarkoitettuja kirjanpitokirjoja eivätkä 2 momentissa tarkoitettuja asiakirjoja, kuten liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa. Siten kysymyksissä 2 ja 3 kuvattuihin asiakirjoihin ei sovelleta kirjanpitolain säilyttämissäännöksiä.