Kirjanpitoaineiston ja tasekirjan pysyvä säilyttäminen Ruotsissa

KILA 2014/1928

Ruotsalaisen osakeyhtiön Suomessa oleva sivuliike pyysi kirjanpitolautakunnalta KPL 8:2.2 §:n mukaista poikkeuslupaa tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston pysyvään sähköiseen säilyttämiseen Ruotsissa ja sidotun paperisen tasekirjan säilyttämiseen pysyvästi Ruotsissa. Hakija pyysi toissijaisesti viiden vuoden määräaikaista poikkeuslupaa kirjanpitoaineiston sähköiselle säilyttämiselle ja tasekirjan säilyttämiselle paperilla Ruotsissa, ellei pysyvää poikkeuslupaa voida myöntää.

Sivuliikkeen kirjanpito hoidetaan Ruotsissa osana pääliikkeen kirjan­pitoa. Sivuliikkeellä ei ole palkattua talous­hallinnon henkilökuntaa Suomessa. Kirjan­pitoa hoitaa ruotsalaisen pääliikkeen henkilökunta. Sivuliikkeen Suomen kirjanpitolainsäädännön mukaisen tasekirjan laatimiseen käytetään suomalaista ulkopuolista palveluntarjoajaa. Sivuliikkeellä on toimitilat Vantaalla.

Kaikki pääliikkeen kirjanpitoaineisto säilytetään sähköisesti Ruotsissa sijaitsevalla palvelimella. Sivuliikkeen kirjanpitoaineisto on osa pääliikkeen kirjanpitoaineistoa. Hakijan mukaan Suomen kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laadittu tasekirja säilytetään Ruotsissa paperisena sidottuna kappaleena. Lukuun ottamatta paperista tasekirjaa, kaikki kuluvan ja edellisen tilikauden kirjanpitoaineisto voidaan toimittaa pyynnöstä Suomeen sähköpostin välityksellä. Hakijan mukaan aiempien tilikausien kirjanpitoaineisto on toimitettavissa Suomeen sähköpostilla kahden tai kolmen päivän viiveellä. Sidotusta tasekirjasta voidaan tarvittaessa toimittaa kopio Suomeen sähkö­postilla tai lähettää postitse alkuperäinen tasekirja.

Kirjanpitolautakunta vastasi, että ulkomaisen yhtiön suomalainen sivuliike on Suomessa KPL 1:1.1 §:ssä tarkoitettu kirjan­pitovelvollinen, jos se harjoittaa liike­toimintaa pysyvästä toimipaikasta Suomessa ja toiminnan harjoittaminen on jatkuvaa. Tällaisen kirjanpidon hoidossa noudatetaan soveltuvin osin Suomen kirjanpitolain säännöksiä.

KPL 2:9.3 §:ssä säädetään edellytykseksi kirjanpitoaineiston pysyvälle säilyttämiselle toisessa EU-valtiossa sen, että aineisto on sähköisenä tallenteena, johon voidaan taata tosiaikainen tietokoneyhteys ja että kyseiset tiedot on saatettavissa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. Kirjanpitolautakunta katsoo, että aineiston lähettäminen Ruotsista Suomeen hakijan esittämällä tavalla sähköpostitse, ei täytä vaatimusta tosiaikaisesta tietokoneyhteydestä. Vaadittu tietokoneyhteys edellyttää lähtökohtaisesti viiveetöntä pääsyä tietoihin Suomesta käsin. Siten hakijan tulee toimittaa suomalaista sivuliikettä koskeva kirjanpitoaineisto Suomeen KPL 2:10 §:ssä tarkoitettua säilyttämistä varten, jollei aineistoon järjestetä sellaista tosiaikaista tietokone­yhteyttä, joka mahdollistaa sen tarkastelun viiveettä Suomesta käsin.

Kirjanpitolautakunta huomautti, että kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää kirjanpitovelvollisen muualla kuin Suomessa sijaitsevassa toimipaikassa, jos sama aineisto on siirretty Suomessa tapahtuvaa pysyvää säilyttämistä varten koneellisilla tietovälineillä. Hakija voi menetellä vastaavalla tavalla.

Sivuliike ei ole Suomessa itsenäinen oikeushenkilö, joten sen tase ei käsitä kokonaisuudessaan esimerkiksi omaa pääomaa siitä ulkomaisesta yhtiöstä, johon se sivuliikkeenä kuuluu. Sivuliikkeellä ei ole KPL 3:8.1 §:ssä tarkoitetun tasekirjan keskeisenä sisältönä olevaa täydellistä tilinpäätöstä. Lautakunta katsoo, ettei sivuliikkeellä ole viitatun lainkohdan mukaista itsenäistä velvoitetta tasekirjan laatimiseen, eivätkä sitä koske säännökset tasekirjan säilyttämisestä.

Kirjanpitolautakunta kiinnitti hakijan huomiota myös kaupparekisterilain velvoitteisiin. Sivuliikkeen omistavan ulkomaisen elinkeinonharjoittajan tilinpäätösasiakirjat on ilmoitettava rekisteröitäväksi kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä sellaisina kuin ne on laadittu, tarkastettu ja julkistettu noudattaen sen valtion lainsäädäntöä, jonka alainen kyseinen elinkeinonharjoittaja on. Siten ruotsalaisen yhtiön, johon hakija kuuluu suomalaisena sivuliikkeenä, tulee menetellä tämän lainkohdan edellyttämällä tavalla. Yhtiötä koskevat ruotsalaiset tilinpäätösasiakirjat rekisteröidään Suomessa toimittamalla niistä jäljennökset patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin.

Hakemuksessa pyydetään toissijaisesti viiden vuoden määräaikaista poikkeuslupaa kirjanpitoaineiston sähköiselle säilyttämiselle Ruotsissa. Tältä osin kirjanpitolautakunta vastasi, ettei tilapäinen säilyttäminen Ruotsissa edellytä poikkeuslupaa. Tällöinkin hakijan tulee toimittaa suomalaista sivuliikettä koskeva kirjanpitoaineisto Suomeen KPL 2:10 §:ssä tarkoitettua säilyttämistä varten, jollei aineistoon järjestetä sellaista tosiaikaista tietokoneyhteyttä, joka mahdollistaa sen tarkastelun viiveettä Suomesta käsin.