CTA Paikka
CTA Paikka

Viranomaisasiointi ja verotus Suomi.fi-sateenvarjon alle

Verohallinnon palvelut ja toiminta ovat ottaneet askeleen eteenpäin. Nämä askeleet vaikuttavat luonnollisesti tilitoimistojen toimintaan. Muutos vaatii aina uuden opettelua sekä Verohallinnolta että sidosryhmiltämme.

Verohallinto on päättänyt antaa Katso-tunnuksille jatkoaikaa liikkeen- ja ammatinharjoittajien (toiminimiyrittäjät sekä henkilöyhtiöt ja niiden yhtiömiehet) osalta. Tämä tarkoittaa sitä, että myös liikkeen- ja ammatinharjoittajien osalta Katso-tunnuksia voidaan hyödyntää OmaVerossa Suomi.fi-valtuuksien ohella 31.12.2019 asti. OmaVeron palvelun käyttöä varten tarvitaan kuitenkin uusi Katso-rooli: Henkilön ja yrityksen OmaVero. Jatkoajasta huolimatta taloushallinnon palveluntarjoajien kannattaa kuitenkin ryhtyä hankkimaan asiakkailtaan Suomi.fi valtuuksia, jotta järjestelmän toiminta tulee tutuksi. Tulorekisteriin kirjautumiseen Suomi.fi-valtuudet tarvitaan joka tapauksessa viimeistään 1.1.2019.

Artikkeli on julkaistu Tilitoimistossa-lehden numerossa 4/2018.
20.8.2018 Miika Halonen ja Janne Fredman

Tilitoimistojen tekemää työtä arvostetaan Verohallinnossa: tilitoimistot tuottavat merkittävän määrän verotustietoa ja antavat asiakkaalle aikaa keskittyä liiketoiminnan pyörittämiseen. Ilman tilitoimistoja olisi verotuksen toimittaminen aika paljon nykyistä vaikeampaa.

Verohallinnon ydintoimintaa eli verotusta siirretään parhaillaan uuteen järjestelmään palanen kerrallaan. Samaan aikaan verotus muuttuu entistä reaaliaikaisemmaksi. OmaVero-palvelu korvaa vaiheittain vanhat yksittäiset palvelut. Seuraavaksi OmaVeroon siirtyy henkilöasiakkaiden tuloverotus. Liikkeen- ja ammatinharjoittajat asioivat kohta siis samassa palvelussa osakeyhtiöiden kanssa.

Väestörekisterikeskus edistää viranomaisten digitalisaatiota

Viranomaisasioinnin työkalut ovat muuttumassa seuraavan kahden vuoden aikana. Väestörekisterikeskus on ottanut vetovastuun digitaalisten palveluiden tuottamisesta ja sitä kautta osittain koko julkishallinnon digitalisoinnista. Suomi.fi-sateenvarjon alle on tarkoitus koota kattava määrä viranomaispalveluja yhden tunnistautumisen taakse (SSO). Tavoitteena on yhden luukun periaate, eli kaikki palvelut löytyvät samasta paikasta.

Tunnistaminen ja valtuuttaminen ovat mainioita esimerkkejä palveluista, joita jokainen viranomainen tarvitsee. Veronmaksajan näkökulmasta puolestaan on järkevää, että viranomaiset käyttävät yhteisesti tuotettuja ratkaisuja. Asiakkaalle kätevää on myös se, että samasta palvelusta voi antaa valtuuksia useampaa palveluun, esimerkiksi Kelan ja Verohallinnon kanssa asioitiin.

Suomi.fi-kokonaisuus pitää sisällään Suomi.fi-tunnistautumisen, Suomi.fi-valtuudet, Suomi.fi-viestit, palvelutietovarannon ja palveluväylän. Tilitoimistoille aluksi näyttäytyvät:

  • Tunnistaminen, joka on jo käytössä kaikissa Verohallinnon palveluissa.
  • Valtuudet, joka korvaa 2019 vuoden loppuun mennessä Katso-palvelun puolesta asioinnin osalta.
  • Viestit, mikä mahdollistaa siirtymisen täysin sähköiseen asiointiin ja paperisen viranomaispostin loppumisen.
  • Palveluväylä, jonka avulla viranomaiset vaihtavat keskenään tietoja, eikä asiakasta tarvitse vaivata saman asian tiimoilta usean viranomaisen toimesta.

Tunnistamisen muutokset

Vuoden 2019 loppuun mennessä on aika jättää jäähyväiset rakkaalle Katso-palvelulle, joka on pitkään mahdollistanut sähköisen puolesta asioinnin erityisesti yrityksille. Tilitoimistot ovat olleet ylivoimaisesti suurin Katso-palvelua hyödyntänyt sidosryhmä.

Katso-palvelu korvataan käytännössä kahdella erillisellä palvelulla: Suomi.fi-tunnistamisella ja Suomi.fi-valtuuttamisella. Perinteisen Katso-tunnistamisen sijaan tulevaisuudessa jokainen tunnistautuu henkilökohtaisilla tunnisteilla, jotka ovat Suomessa perinteisesti olleet pankkien myöntämät sähköiset tunnisteet ja uusimpana mobiilivarmenne. Väestörekisterikeskuksen myöntämä varmennekortti on myös hyvä vaihtoehto. (Varmennekortti on samanlainen kuin Virossa henkilön sähköinen tunniste). Varmennekortti voi olla myös organisaatiokortti, jonka esimerkiksi tilitoimistot voivat hankkia työntekijöilleen.

Vaikka muutos on merkittävä, siirtymä on toisaalta luonnollinen. Jos asiaa tarkastellaan esimerkiksi sensitiivisten verotustietojen käsittelemisen näkökulmasta, on äärimmäisen tärkeää, että tiedot ovat vain vahvasti tunnistettujen asianhoitajien käsissä. Viestintävirasto hyväksyy Suomessa vahvat sähköiset tunnisteet, ja välineet kehittyvät varmasti tulevaisuudessa. Suomi.fi-tunnistamisen ansiosta uudet tunnistamisen tavat ovat heti kaikkien viranomaisten saatavilla.

Tunnistaminen ja valtuuttaminen ovat 
mainioita esimerkkejä palveluista, joita jokainen viranomainen tarvitsee.

Katsosta kohti Suomi.fi-valtuuksia

Valtuudet-palvelu tekee valtuuttamisesta ja valtuuksien hallinnasta selvästi nykyistä yksinkertaisempaa ja laajakäyttöisempää. Myös palvelun käyttöliittymä on selvästi parannus Katso-palveluun verrattuna. Voidaan hyvällä omallatunnolla puhua nykyaikaisesta asiointipalvelusta. Väestörekisterikeskus ansaitsee pisteet onnistuneesta palvelukehityksestä, jota on tehty yhdessä tärkeiden sidosryhmien kanssa. Tilitoimistot ovat olleet vahvasti mukana palvelumuotoiluprosesseissa.

Valtuudet-palvelun toimintalogiikka on myös kokenut suuren parannuksen verrattuna vanhempaan sisarukseensa Katsoon. Enää ei tarvitse hakea erikseen ”pääkäyttäjyyttä”, vaan oikeus antaa henkilön tai yrityksen puolesta valtuuksia perustuu henkilön asemaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos henkilöllä on nimenkirjoitusoikeus tai toimitusjohtajan asema yhtiössä, hän voi valtuuttaa esimerkiksi tilitoimiston toimimaan edustamansa yhtiön puolesta. Tieto tarkistetaan kaupparekisteristä. Onkin tärkeää varmistaa, että kaupparekisteritiedot ovat ajan tasalla. Tästä on myös hyvä muistuttaa asiakkaita. Liikkeen- ja ammatinharjoittajien osalta hyödynnetään YTJ-tietoa ja yhdistysten osalta tulevaisuudessa Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämää yhdistysrekisteriä.

Tilitoimiston näkökulmasta on tärkeää varmistaa, että:

a) asiakasyrityksen nimenkirjoitusoikeudellisella/toimitusjohtajalla on sähköinen tunniste ja

b) kaupparekisteritiedot ovat oikein

Vuoden 2019 loppuun mennessä on aika jättää jäähyväiset rakkaalle Katso-palvelulle.

Yllä mainitut ovat edellytyksiä valtuuttamiselle. Myöhemmässä vaiheessa on mahdollista luoda valtuuksia viranomaisten asiointipalvelupisteissä: esimerkiksi henkilö, jolla ei ole sähköistä tunnistetta, voi pyytää viranomaista luomaan puolestaan sähköisen valtuuden. Valtuus voi olla henkilön tai yrityksen antama.

Henkilön osalta tämä tarkoittaa sitä, että vanhempana voit hoitaa OmaVerossa alaikäisen lapsesi veroasioita, esimerkiksi tilata verokortin kesätöitä varten. Tieto tarkistetaan väestötietojärjestelmästä. Myöhemmässä vaiheessa mukaan tulee myös edunvalvontatietovaranto. Marraskuun 2018 jälkeen myös tilitoimistot voivat hoitaa henkilöasiakkaiden veroasiointia OmaVerossa.

Miten saan tarvittavat valtuudet asiakkaalta?

Valtuudet-palvelu tarjoaa kaksi vaihtoehtoista toimintatapaa:

a) tilitoimisto voi pyytää yhdellä istumalla asiakkailtaan tarvitsemansa valtuuspaketin (esimerkiksi veroasiointiin ja tulorekisteriasiointiin)

b) asiakas voi oma-aloitteisesti antaa tilitoimistolle valtuudet

 

Molemmissa vaihtoehdoissa on hyvät puolensa. Tilitoimiston pyytäessä valtuutta asiakkaan tehtäväksi jää tunnistautua Valtuudet-palveluun ja hyväksyä valtuuspyyntö. Tilitoimisto voi pyytää saman paketin kaikilta asiakkailtaan kerralla.

Valtuudet-palvelu ei lähetä asiakkaalle herätettä odottavasta pyynnöstä, vaan tilitoimiston täytyy kehottaa asiakasta hyväksymään pyyntö. Tämän voi tehdä esimerkiksi sähköpostitse ja liittää viestiin ohje siitä, miten valtuuspyyntö hyväksytään. (Verohallinto tuottaa ohjeet yhdessä Taloushallintoliiton kanssa.)

Toisena vaihtoehtona on kehottaa asiakasta antamaan tilitoimistolle valtuuspaketti tiettyyn asiointiin. Pyyntöön voi liittää ohjeen, miten valtuuttaminen tehdään ja mitä valtuuksia tilitoimisto tarvitsee sovittujen asioiden hoitamiseen.

Kirjanpitäjien valtuuttaminen

Valtuudet-palvelu tarjoaa tähänkin tarpeeseen kaksi erilaista tapaa. Ensimmäinen on Katso-palvelusta tuttu malli, jossa kirjanpitäjä asetetaan hoitamaan asiakaskohtaisesti asiakkaan veroasioita. Kirjanpitäjä saa siis oikeuden hoitaa asiakkaiden A, B ja C veroasioita.

Toinen malli on niin sanottu edustamisvaltuus. Edustamisvaltuuden voi antaa kirjanpitäjälle asiakohtaisesti. Veroasioiden hoito tai Veroilmoittaminen -valtuuksilla kirjanpitäjä voi hoitaa kaikkien asiakkaiden veroilmoittamista tai täysipainoista veroasiointia. Jos tilitoimisto saa uudelta asiakkaalta Veroasioiden hoito -valtuuden, voi kirjanpitäjä välittömästi hoitaa myös tämän asiakkaan puolesta asiointia.

Se, kumpaa mallia tilitoimisto päätyy käyttämään, riippuu varmasti tilitoimiston koosta, organisoitumisesta ja asiakkaista. Valinta on aina tilitoimistokohtainen.

Kirjanpitäjän voi valtuuttaa tilitoimistossa joko nimenkirjoitusoikeudellinen tai toimitusjohtaja. He voivat myös asettaa jonkun muun, esimerkiksi tiimipäällikön, hoitamaan kyseistä tehtävää. Vaikka kirjanpitäjällä olisi edustamisvaltuus, hän ei voi hoitaa oman työnantajansa veroasioita, vaan ainoastaan niiden, joilta on saanut valtuuden.

Veroasiointiin oikeuttavat roolit vähenevät kahteen

Saimme paljon kritiikkiä Katso-roolien runsaasta määrästä ja vaikeasta hallittavuudesta. Sen seurauksena teimme Verohallinnossa asiakastutkimusta ja keskustelimme sidosryhmien kanssa paljon siitä, miten asia pitäisi tulevaisuudessa järjestää. Päädyimme kahteen erisisältöiseen valtuuteen. Ilman laajaa asiakastutkimusta emme olisi näin merkittävää yksinkertaistusta uskaltaneet tehdä, mutta nyt veroasiointiin on Suomi.fi-valtuudet palvelussa on vain kaksi valtuutta:


Veroasioiden hoito

Tämä valtuus oikeuttaa hoitamaan asiakkaan puolesta kaikkia veroasioita kaikissa Verohallinnon tarjoamissa asiointikanavissa. Katso-palvelusta poiketen asiointi onnistuu myös käynti- ja puhelinasiakaspalvelussa. Virkailija voi tarkastaa asioinnin yhteydessä valtuuden olemassaolon.

Jos asiakas antaa tilitoimistolle tämän valtuuden, tilitoimisto voi hoitaa veroasiointia todella kattavasti. Valtuus oikeuttaa tilitoimiston hoitamaan kaiken muun paitsi asiakkaan tilinumeron muuttamisen, johon tarvitaan OmaVero-palvelussa nimenkirjoitusoikeus.  Esimerkiksi osakeyhtiön osalta valtuus kattaa käytännössä tuloverotuksen, oma-aloitteiset verot, oikaisuvaatimukset, ennakkoratkaisut eli käytännössä pääpiirteittäin ne asiat, jotka OmaVerossa voi hoitaa. Valtuuden laajuus vastaa melko tarkalleen sitä, miten tilitoimistot hoitavat nykytilassakin asiakkaan veroasiointia.

Merkittävä poikkeus nykytilaan on se, että elinkeinonharjoittajien osalta valtuus oikeuttaa hoitamaan sekä asiakkaan henkilökohtaista, että elinkeinotoiminnan veroasiointia. Henkilökohtaiseen osuuteen kuuluvat esimerkiksi esitäytetyllä veroilmoituksella olevat tiedot. On hyvä muistaa, että elinkeinonharjoittajan osalta tuloverotus muodostaa yhden kokonaisuuden, samoin kuin oma-aloitteiset verot.


Veroilmoittaminen

Valtuus oikeuttaa antamaan asiakkaan puolesta veroilmoituksia Lomake.fi- ja Ilmoitin.fi-palveluissa. Tämän valtuuden avulla ei pääse OmaVeroon, koska palvelussa on näkyvissä myös verotustietoja.

Siirtyvätkö Katso-palvelussa annetut valtuudet automaattisesti Suomi.fi:n Valtuudet palveluun?

Nykyiset Katso-palvelussa olevat valtuudet eivät siirry Suomi.fi:n Valtuudet-palveluun. Valtuuttaminen on siis tehtävä uudelleen. Tähän on kaksi syytä: Verohallinto on tunnistanut, että Katso-palvelussa on merkittävä määrä valtuuksia, jotka ovat vanhentuneet. Valtuutus on käytännössä unohdettu perua. Toinen syy on, että OmaVero-palvelun näkymä laajentuu, jolloin vanha valtuus ei ole tarpeeksi kattava. Tilanne koskee etenkin elinkeinonharjoittajia.

Tärkeintä on ottaa huomioon, että elinkeinonharjoittajien puolesta ei enää marraskuussa 2018 pääse OmaVero-palveluun Katso-tunnuksilla. Jos tilitoimisto käyttää asiakkaan puolesta OmaVero-palvelua, on Suomi.fi-valtuus (Veroasioiden hoito) saatava asiakkaalta viimeistään lokakuun lopussa. On kuitenkin hyvä myös muistaa, että ilmoittaminen onnistuu Katson avulla Ilmoitin.fi:n, Lomake.fi:n ja tyvi-operaattoreiden kautta.

Muuten asiointia voi jatkaa Katson avulla vuoden 2019 loppuun asti. Kannattaa kuitenkin huomioida, että elinkeinonharjoittajien valtuuksien ylläpitäminen Suomi.fi-palvelussa ja muiden asiakkaiden valtuuksien ylläpitäminen Katso-palvelussa, voi olla työlästä.

Asiakkaiden valtuutuksien siirto Suomi.fi:n Valtuudet-palveluun kannattaa aloittaa esimerkiksi kesälomien jälkeen elo-syyskuussa, sillä tulorekisterin valtuudet tulevat haettavaksi Suomi.fi:n Valtuudet-palveluun 1.8. Veroasioinnin valtuuksia on voinut hakea palvelusta jo 15.5. lähtien.

Asiointi Suomi.fi-valtuuksien avulla onnistuu Verohallinnon asiointikanavissa marraskuusta 2018 alkaen, OmaVero-palvelun osalta heti käyttökatkon jälkeen 8. tai 9.11. (ajankohta tarkentuu myöhemmin).

Palkka.fi-palvelussa Suomi.fi-valtuuksia voi hyödyntää jo nyt.

Kuka voi käyttää Suomi.fi-valtuuksia?

Suomi.fi:n Valtuudet-palvelu kattaa tällä hetkellä kaikki organisaatiot, joille on Patentti- ja Rekisterihallituksen ylläpitämässä Kaupparekisterissä merkitty nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai toimitusjohtaja. Käytännössä tämä tarkoittaa säätiöitä, osakeyhtiöitä, asunto-osakeyhtiöitä, avoimia yhtiöitä ja kommandiittiyhtiöitä. Elinkeinonharjoittajat ja luonnolliset henkilöt voivat myös luoda valtuuksia palvelussa.

Vuoden 2019 loppuun mennessä palvelu kattaa myös yhdistykset, julkiset organisaatiot, seurakunnat ja ulkomaalaiset toimijat. Palvelun näkökulmasta haastavia ovat verotusyhtymät ja kuolinpesät.

Miltä tulevaisuus näyttää?

Verohallinnolla on tavoitteena mahdollistaa ilmoittaminen suoraan tilitoimiston omasta ohjelmasta. Ilmoittaminen perustuu tilitoimistolle myönnettyyn varmenteeseen, jonka avulla tilitoimisto tunnistetaan. Samankaltainen ratkaisu on käytössä tulorekisterissä vuoden 2019 alusta.  Kirjanpitäjä voi näin käyttää omaa ohjelmaansa, eikä henkilötunnisteita tarvita.

Kun tämä on kunnossa, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen, jossa verotustietoa voidaan luovuttaa Verohallinnon järjestelmästä suoraan tilitoimiston sovellukseen. Näin tilitoimiston ei tarvitsisi edes käyttää OmaVeroa. Käytännössä puhutaan rajapinnoista. Tietoa voidaan luovuttaa edellä mainitulla tavalla, kun asiakasyritys on valtuuttanut tilitoimiston Suomi.fi:ssä. Yksittäiset kirjanpitäjät eivät siis erikseen tarvitse valtuuksia, vaan käyttöoikeuksia hallinnoidaan tilitoimiston omassa sovelluksessa. Suomi.fi-valtuudet mahdollistaa tämän jo nyt, mutta Verohallinnon osalta menee vielä tovi, että pääsemme tavoitteeseen.


Teksti: Miika Halonen

Miten tilitoimistossa kannattaa organisoitua?

Teksti: Janne Fredman

Hankkeen aikataulupuitteet tilitoimistossa saadaan siitä, että Katso-valtuuksien käyttö liikkeen- ja ammatinharjoittajien veroasioiden hoidossa loppuu lokakuun lopussa 2018, jolloin uusien suomi.fi-valtuuksien tulee olla kunnossa. Suomi.fi-valtuuksia voidaan käyttää tuolloin myös esimerkiksi osakeyhtiöiden veroasioiden hoitoon vaihtoehtona Katsolle. Vuodenvaihteen jälkeen suomi.fi-valtuutusta voidaan käyttää myös tulorekisterissä. Tilitoimiston kannattaa siis ehkä miettiä ”kokonaispaketti” eri viranomaispalveluista, joihin asiakkaalta halutaan valtuutus. Näin asiakkaita ei tarvitse opastaa montaa kertaa samassa asiassa.

Tilitoimisto voi joko tehdä suomi.fi-palvelussa asiakkailleen valtuutuspyynnön, jonka asiakas hyväksyy tai vaihtoehtoisesti ohjeistaa asiakkaitaan tekemään itselleen valtuutuksen suoraan järjestelmään. Tilitoimisto voi kokeilla näitä toimintamalleja pilottiasiakkaiden kanssa ja verrata, kumpi on sujuvampaa. Tilitoimisto voi lähettää asiakkaillensa itse laatimansa tai verohallinnon tekemät ohjeet. Tilitoimiston kannattaa hyödyntää neuvonnassa myös esimerkiksi Skypen tai Googlen palveluiden tarjoamaa ilmaista näytönjakoa. Näytönjaon avulla asiakkaan opastaminen sujuu useimmiten tehokkaammin ja nopeammin kuin puhelimitse tehtävä etäneuvonta.

Viranomaisasiointi perustuu edelleen henkilön tunnistamiseen. Asiointia varten tilitoimiston kirjanpitäjä tai palkanlaskija tarvitsee esimerkiksi verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenteen. Työpaikan tarjoama matkapuhelin ja mobiilivarmenne voi olla kätevin tapa hoitaa tunnistautuminen. Erityisesti paperisten salasanalistojen tuominen työpaikoille herättää työntekijöissä ymmärrettävää vastarintaa. Tietoa puhelinoperaattorien mobiilivarmennepalveluista saa kätevästi esimerkiksi googlettamalla ”mobiilivarmenne”.

Suomi.fi hanke kannattaa aloittaa tilitoimistossa heti alkusyksystä. Alustavaa työlistaa:

  • Mieti ja hoida työntekijöiden tunnistautumiskeinot (mobiilivarmenne vai verkkopankkitunnukset).
  • Perusta omat työntekijät suomi.fi-palveluun ja anna työntekijöille oikeudet edustaa tilitoimistoa asiakkaan puolesta asioitaessa.
  • Mieti tyypillisen asiakkaan hoidossa tarvittavat valtuudet (Verohallinto, tulorekisteri jne.)
  • Aloita yksityisistä liikkeen- ja ammatinharjoittajista.
  • Tee valtuutuspyynnöt tai lähetä ohje valtuutuksen tekoon – asiakkaat pitää syöttää palveluun käsin, jos teet valtuutuspyyntöjä.
  • Hyödynnä Verohallinnon ohjeita tai tee omat ohjeet.
  • Nyt on hyvä aikaa alkaa hyödyntää Skypeä ja vastaavia asiakasneuvonnassa!

Taloushallintoliitto tekee jäsenistölleen ohjeistusta yhteistyössä muun muassa Verohallinnon kanssa elokuusta alkaen. Suomi.fi-valtuutukset ovat esillä myös syksyn Tilitoimistopäivä-koulutuskiertueella.

Kirjanpito ja verotusUusimmat Artikkelit
Katso kaikki