Tulorekisteri tulee 2019 – olethan valmis?

Tulorekisteristä on liikkeellä paljon tietoa. Se on kuitenkin osin rajallisesti tulkittua, ehkä vähän asenteellistakin, eikä anna tarkkaa kuvaa mistä uudistuksessa on kysymys. Kyseessä on suurin muutos palkkahallinnossa ainakin muutamaan kymmeneen vuoteen. Rekisterin tietojärjestelmän toimittamisessa vastaa Digia Finland Oy. Sen hankkii ja sitä ylläpitää Verohallinto.

Vuoden 2019 alussa rekisteriin kerätään ajantasaiset tiedot palkkatuloista, ja vuosina 2020–2021 kerätään tiedot myös eläke- ja muista etuustuloista. Tiedot annetaan palkkahallinnon järjestelmistä tiedostosiirtona tulorekisteriin, ja siksi juuri ohjelmisto­taloilla on iso rooli käytännön työssä. Rekisteriin kerätään kaikki tieto lähes reaaliaikaisena, mutta jokainen tiedon käyttäjä hakee sitä vain sillä laajuudella, mihin sillä on oikeus, ja vain niin usein kuin sitä tarvitsee.

Palkka.fi tulee tarjoamaan veloituksettoman mahdollisuuden tietojen lähettämiseen niille, joiden käytössä ei ole ohjelmistoa.

Mitä ja milloin tietoa lähetetään? 

Tulorekisteriin lähetetään tieto viimeistään viisi päivää palkan maksu­päivän jälkeen. Halutessaan tiedot voi lähettää jo ennen maksupäivää. Tiedot jaetaan kahteen luokkaan: pakollisiin ja vapaaehtoisiin. Jos ei halua lähettää kuin pakolliset minimi­tiedot, ei palkanmaksukohtaisesti  käsiteltäväksi tule käytännössä kovin paljon nykyistä enempää tietoa. Jos valitsee lähetettäväksi vain pakolliset tiedot, on edelleen velvollinen laatimaan erikseen erilaisia palkkatodistuksia ja yhteenvetoja, jos viranomaiset sellaisia tarvitsevat. Jos taas valitsee sen vaihtoehdon, että varsinaisten palkkatietojen lisäksi palkanmaksukohtaisesti lähetettävässä tiedostossa on mukana esimerkiksi palkattomia poissaoloja koskevaa tietoa, välttyy erillisten palkkatodistusten tekemiseltä. Kun viranomaiset tarvitsevat näitä tietoja esimerkiksi etuuskäsittelyjä varten, he saavat ne rekisteristä. Erillisiä tietopyyntöjä palkkahallinnosta ei tällöin tarvita. 

Vuosi-ilmoitukset ja oma-aloitteisten verojenilmoitukset poistuvat

Koska tieto lähetetään vuosi-ilmoitustiedon tarkkuudella aina kun palkkaa maksetaan, jatkossa ei ole enää tarvetta oma-aloitteiselle kuukausittaiselle veroilmoitukselle (vanha kausi­veroilmoitus) eikä myöskään vuosi-ilmoitukselle, sillä kaikki tieto on jo viranomaisten käytössä. Verohallinnon ilmoitusten lisäksi tarpeettomiksi käyvät vakuutusyhtiöiden ja Työttömyysvakuutusrahaston ilmoitukset.

Vuoden 2019 palkkojen osalta vuosi-ilmoitukset tehdään vielä poikkeuksellisesti tapaturmavakuuttajille, mutta vuoden 2020 palkoista ei tehdä enää vuosi-ilmoituksia. Tämä helpottaa monen palkkahallinnon parissa työtään tekevän rutiineja ja kiireistä alkuvuotta. Alun jälkeen työ kokonaisuudessaan helpottuu: samalla kun lasketaan palkat, lähetetään tiedosto tulorekisteriin. Virheet huomataan heti, eikä jo lähetettyihin tietoihin tarvitse palata. Tulorekisteri helpottaa myös niitä tilanteita, kun ulkoistetussa palkanlaskennassa palveluntarjoaja vaihtuu.

Mitä juuri nyt?

Käytännön toimia tarvitaan paitsi ohjelmistotaloissa, myös palkkahallinnon parissa työskenteleviltä ihmisiltä. Nyt vuosi 2019 voi tuntua kaukaiselta. Siihen on kuitenkin aikaa vain alle kaksi vuotta, ja hektinen työrytmi taloushallinnossa saa ajan kulumaan huomaamatta. Siksi ennen kesälomien alkua ja vuosi-ilmoitusten ollessa takana onkin aika hetkeksi pysähtyä miettimään, mikä on yrityksen tai tilitoimiston toiminta­malli tulorekisteriin siirryttäessä. Aikatauluja omille toimille on jo hyvä miettiä.

Ensimmäiseksi kannattaa olla yhteydessä omaan palkka­hallinnon ohjelmistotaloon. Heille on jaettu tietoa siitä, miten järjestelmien tulisi toimia ja millaista sisältöä tulo­rekisteri tulee vastaanottamaan. Se, miten ohjelmistotalo tulee muutoksen toteuttamaan, on heidän itsensä päätettävissään. Osa ohjelmistotaloista on jo ehkä tiedottanut asiakkailleen muutos­ajankohdan toimista. Jos tietoa ei ole tullut, odottamisen sijaan kannattaa olla aktiivisesti yhteydessä ohjelmisto­toimittajaan. Vielä ei ehkä saa ohjelmistopäivityksen aikataulua, mutta ehkä tiedon siitä, milloin se on tiedossa. Näin voi suunnitella paremmin omat aikataulunsa.

Palkkakoodisto ja sanasto

Palkkakoodisto toimii tulorekisterin runkona tietoja toimitettaessa. Koodistossa on määritelty pääluokittain eri vastaanottajien tarvitsemat tiedot. Tähän koodistoon voidaan ohjelmistossa kohdistaa tarvittavat palkkalajit. Yrityksessä voi esimerkiksi olla käytössä monia palkkalajeja erilaiselle palkalle: kuukausipalkka, tuntipalkka, ylityön perustunnit, vuorotyölisä ja niin edelleen. Lista voi olla loputtoman tuntuinen, mutta ne kaikki sopivat kohdistettavaksi palkkakoodistoon.

Koodiston idea on yksinkertainen: se toimii samalla kaavalla kuin jo nyt monessa palkkahallinnon ohjelmistossa vuosi-ilmoitustietojen keräämisen pohjalla oleva kohdistus. Jokaiselle palkkalajille etsitään se koodiston kohta, johon palkkalajille syötetty tieto kerätään.

Sekä tulevaisuuden koulutuksen pohjaksi että käytännön tekemistä helpottamaan on luotu sanasto, jossa kaikki palkkahallinnossa tarvittavat sanat ja termit on määritelty. Sanasto helpottaa kommunikointia ja tulorekisterin ohjeistusta. Sen avulla tiedämme tarkasti, mitä joku termi jossakin rekisterin tietorivillä merkitsee, mitä tiettyyn kohtaan tulisi kohdistaa ja mitä siinä kohdin pitää ilmoittaa. Sanaston ensimmäinen julkaistu versio löytyy osoitteesta 
http://www.tsk.fi/tiedostot/pdf/palkkahallinnon_sanasto_versio_1.0.pdf.

Mitä sinun pitää tehdä?

Kun otat yhteyttä omaan ohjelmistotaloosi, varmista, missä muodossa he aikovat ohjelmistoonsa tulorekisterin vaatiman palkka­lajien ja palkkakoodiston yhteen ”mäppäämisen” tehdä. On tärkeää varmistaa, että he ovat vakavissaan kehittämässä järjestelmäänsä ja että he tulevat tekemään tulorekisterin vaatiman tiedostomuodon mukaisen tiedoston. Tämän uskon kuitenkin ohjelmistotalojen hoitavan, koska muutoin markkinat sulkeutuvat heidän osaltaan. Huomionarvoinen asia on se, miten koodiston ja palkkalajien välinen kohdistus tullaan hoitamaan.

Joko niin, että ohjelmistotalo luovuttaa käyttäjilleen ohjelmiston, jossa palkkalajit ovat valmiiksi kohdistettuja koodistoon. Tällöin käyttäjälle jää tehtäväksi vain tarkistaa, että kohdistus on oikein. Tai vaihtoehtoisesti niin, että koodisto on ohjelmistossa valmiina, mutta käyttäjän on kohdistettava käyttämänsä palkkalajit oikeille riveille. Vaikeasta työstä ei ole kysymys, sillä koodistossa on tulorekisterin mukaiset ohjeet siitä, mitä pitää kohdistaa millekin riville.

Tämä on selvitettävä ohjelmistotalolta ensimmäisten asioiden joukossa, koska palkkahallinnon on tiedettävä, budjetoiko se tähän projektiin aikaa vai rahaa. Valmiina tuleva, kohdistuksen sisältämä päivitys maksanee enemmän kuin versio, jossa käyttäjä itse suorittaa kohdistuksen. 

Itse tehtynä kohdistukseen on varattava aikaa henkilöltä, joka osaa palkkahallinnon, jotta kohdistuksen menevät varmasti oikein. Se ei ole harjoittelijan työtä. Myös valmiina kohdistettuna tuleva ohjelmisto on tarkastettava. Tämä vaihe on tärkeä, sillä jos siinä tulee virheitä, palkkahallinnon tulorekisteriin ilmoittamat tiedot menevät väärin. Tämä tarvitsee kuitenkin tehdä vain kerran.

Aikataulu

Aikatauluista voi tulla tiukkoja riippuen siitä, milloin laki on valmis ja milloin ohjelmistotalot saavat ohjelmistot valmiiksi. Ehditäänkö palkkahallinnossa hoitamaan mahdolliset kohdistukset tai niiden tarkastukset 2018 puolella, vai jääkö jotain tehtäväksi vuoden 2019 alussa? Toivon mukaan kaikki saavat nämä hoidettua jo syksyllä 2018. Tammikuu 2019 on palkkahallinnon tulevaisuuden ja menneisyydenkin kiireisin kuukausi. Ennen tammikuun 2019 ensimmäisiä palkanmaksuja ja osittain sen aikana palkkahallinnon asiantuntijoiden on huolehdittava siitä, että uusi järjestelmä toimii käytännössä: kaikki palkkalajit on oikein kohdistettu ja tiedot pystytään lähettämään tulorekisteriin oikeassa formaatissa. Samalla on huolehdittava vuoden 2018 palkkojen oma-aloitteisten veroilmoitusten sekä vuosi-ilmoitusten lähettämisestä kuten tähänkin asti tammikuussa. Kannattaa siis suunnitella etukäteen! 

Hallinnollinen taakka ja tulevaisuus

Kun tulorekisteri on toiminnassa, hallinnollinen taakka tulee vähenemään. Mutta kuten kaikissa isoissa muutoksissa, se ei tule yhtenä päivänä ylhäältä annettuna. Aluksi joudumme tekemään työtä ja valmistautumaan muutoksiin. Palkanlaskijoilla on edessään mahdollisuus muuttua palkka- ja ­henkilöstöhallinnon asiantuntijoiksi. Tähän kaikkeen tarvitaan oikeaa asennetta ja avointa mieltä. Kun tietojen keräämistä koko ajan automatisoidaan ja tulorekisterillä poistetaan ilmoittamisen turha byrokratia, on palkkahallinnon asiantuntijoilla aikaa perehtyä yrityksen asioihin tarkemmin ja tarjota laajaa substanssiosaamistaan yrityksen avuksi henkilöstöhallintoon.

Talous- ja palkkahallinnon ammattilaiset ovat käyneet onnistuneesti läpi tarvittavat toimenpiteet eurokonversioista Sepa-muunnoksiin, joten tulorekisterin vaatimat toimenpiteet tulevat varmasti onnistumaan. Tämä työ ei juuri poikkea edellisistä muutoksista; käymme läpi määrityksiä ja olemme tarkkoja perustiedoissa kuten aina. Yrityksissä ja tilitoimistoissa tulorekisterin vaatimien muutosten onnistumiseksi tehtävän työn merkitys tulee olemaan niin yrityskohtaisesti kuin yhteiskunnallisestikin suuri. Yritys hyötyy ja asiantuntijan työ muuttuu mielekkäämmäksi samalla, kun yhteiskunnastamme poistuu verorahoilla rahoitettavaa turhaa työtä.