Suoraveloituksesta suoraan verkkolaskuun

SEPAn (Single Euro Payments Area) eli yhtenäisen euromaksualueen vyöryminen Suomeen käynnistyi vuonna 2008. Erityisesti tänä vuonna moni pk-yrittäjä on kokenut sepanit ja ibanit konkreettisina hirviönä: maksupäätelaitteita on pitänyt uusia, marraskuun alusta siirryttiin lopullisesti IBAN-tilinumeroihin ja nyt pitäisi miettiä, miten varautua perinteisen suoraveloituksen loppumiseen.

Kaikkiaan SEPAn vaikutukset ulottuvat yrityksissä muun muassa maksuliikenteen, ostoreskontran, palkanlaskennan, matkalaskusovelluksen, kassajärjestelmän ja laskutuksen tuottamiin pankkiaineistoihin.

Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta myöntää, että kaikista näistä muutoksista tiedottaminen ei ole kaikilta osiltaan onnistunut. Erityisesti pienillä yrityksillä kädet ovat arjen savessa niin syvällä, ettei aina ole löytynyt aikaa selvittää muutosten vaikutuksia.

Epäselvyyttä on lisännyt se, että suoraveloituksen loppumisen ajankohtaa ei ole vielä päätetty. Tämän hetken oletus on vuoden 2013 loppu. Aikataulusta päättäminen ei liity pelkästään suoraveloitukseen, vaan koko SEPA-prosessin vauhdittamiseen ja loppuunsaattamiseen. Kaikki Euroopan maat eivät ole SEPA-valmisteluissaan Suomen tasolla.

– Koska lopullisia päätöksiä ei ole vielä tehty, Suomessa mennään EU-asetusten päivämäärien pohjalta. Kun asetus julkaistaan, on siirtymäaikaa todennäköisesti kaksi vuotta, Ilola selvittää.

Totutteluun jo nyt

Vaikka aikaa näyttäisi vielä olevan, Pirjo Ilolan mielestä ainakin sellaisten yritysten, joilla on paljon suoraveloitusasiakkaita, kannattaisi alkaa totutella muutokseen. Tällaisia ovat esimerkiksi kuntosalit tai isännöitsijät. Ilola suosittelee siirtymistä verkkolaskuun.

– Yrittäjän näkökulmasta verkkolaskuun siirtyminen voi jatkuvien muutosten keskellä tuntua isolta, mutta ei se niin vaikeata ole. Pankeilla ja tilitoimistoilla on e-laskupalveluja, Ilola vakuuttaa.

Esimerkiksi kuntosalilla ei Ilolan mielestä kannata tehdä enää suoraveloitussopimuksia uusille asiakkaille. Heidän kanssaan voi ryhtyä harjoittelemaan verkkolaskun lähettämistä, ennen kuin koko soppa tulee niskaan konversion yhteydessä. Kuntosalien asiakkaat ovat aktiivisia ja tässä päivässä mukana, eli heille verkkopankkiin tulevat laskut ovat jo tuttuja.

SEPAssa on myös suoraveloitusmahdollisuus, mutta siinä maksava yritys antaa valtakirjan laskuttajalle ja valtuuttaa laskuttajan veloittamaan laskun summan maksajan pankkitililtä. Jos kuntosalilla on satoja asiakkaita, valtakirjarumba on valtava, vaikka sen voi tehdä sähköisestikin. Verkkolaskussa ei tarvita valtakirjaa.

Mutta mitä tekee se isännöitsijä, jonka asiakkaat ovat iäkkäitä eivätkä käytä verkkopalveluja? Kun vanhaa suoraveloitusjärjestelmää ei voi enää käyttää, siirtymäsuunnitelman mukainen ehdotus on e-lasku, jonka voi laittaa automaattiseen maksamiseen. Tai suoramaksu, joka perustuu e-laskutekniikkaan, mutta ei vaadi asiakkaalta verkkopankkia.

Maksaminen tehdään kuluttajan kannalta katsottuna suunnilleen entiseen tapaan, ja tieto laskusta tulee postitse kuukausittain tai vuosittain, jos summa on vakio. Tiedon voi saada myös tekstiviestinä. Pankit tarjoavat suoramaksu- ja e-laskupalveluita.

– Suoraveloitusasiakkaat ovat yrittäjille tärkeitä, sillä he ovat tutkimusten mukaan hyviä maksajia ja maksu tulee lomienkin aikana eräpäivänä, Ilola korostaa.

Osa isoista yrityksistä on ilmoittanut, että ne maksavat laskun nopeammin, jos se tulee sähköisenä. Paperilasku saattaa mennä keskitettyyn käsittelyyn jopa toiselle puolelle Suomea, jossa se muutetaan sähköiseen muotoon. Tällöin maksu kolahtaa tilille helposti myöhässä.

Moni pk-yrittäjä, joka on pakon edessä joutunut siirtymään ainakin joidenkin asiakkaiden osalta sähköiseen laskuun, manaa sen tuovan lisää työtä. Jotkut ohjelmistot ovat vaikeakäyttöisiä ja laskuun halutaan valtavasti erilaista lisätietoa.

– Olemme yrittäneet kertoa myös suurille yrityksille, että ne ottaisivat vaatimuksissaan järjen käteen. Monella yrittäjällä ei ole sellaista atk-osaamista, Ilola toteaa.

Sadan työtunnin säästö

Yrittäjien keskuudessa on verkkolaskutukseen siirtymisestä ja sen aikatauluista paljon tiedonpuutetta, osaamattomuutta ja jopa välinpitämättömyyttä. Pirjo Ilola myöntää, että tiedottaminen ei ole onnistunut yhtenäisesti, vaikka sitä on tehty usean tahon kanssa yhteistyössä.

– Pk-yrityksissä ei välttämättä nähdä eikä ymmärretä muutosten välttämättömyyttä ja ajan kanssa tulevia hyötyjä. Se vaikuttaa liian isolta urakalta ja turhalta byrokratialta, joka vaatii uuden opettelua, Ilola kertoo.

Tuoreimpien tutkimusten mukaan tästä SEPA-prosessista on hyötyä pienellekin yritykselle, vaikka sen asiakkaat ovat lähialueelta.

Verkkolaskun lähettäminen on parempaa asiakaspalvelua, kun laskun käsittely helpottuu. Noin puolet pk-yrittäjistä laskuttaa suurta yritystä, valtiota, kuntaa tai julkishallintoa, joissa sähköiset järjestelmät ovat jo käytössä. Verkkolasku sitouttaa kumppania, kun sen käsittely maksavassa yrityksessä on helppoa ja halpaa.

Paperilaskun käsittely maksaa keskimäärin 30 euroa, verkkolaskun 10 euroa ja automatisointi pudottaa hinnan yhteen euroon. Tärkeä seikka on myös, että verkkolasku on neljä kertaa ympäristöystävällisempi kuin paperilasku.

Lisäksi syntyy vielä ajansäästöä. Finanssialan Keskusliiton tutkimuksen preferenssiyrityksessä Finncontainers Oy:ssä laskettiin, että aikaa säästyy jopa sata tuntia vuodessa eli reilut kaksi viikkoa.

– Opetteluvaiheessa nämä muutokset tuntuvat varmasti työläiltä, mutta toivottavasti niiden tuomia etuja päästään hyödyntämään nopeasti. Nyt muutokset on varmasti nähty pitkälti lisäkustannuksina ja työmäärän kasvuna, Ilola toteaa.