SEPA tuo säpinää
Kansallisesta suoraveloituksesta luovutaan yhtenäiseen SEPA-euromaksualueeseen siirtymisen myötä. Uudistuksen seurauksena yritysten maksaja-asiakkaat päätyvät jatkossa käyttämään verkkolaskupohjaisia palveluja.Kotimainen suoraveloitus päättyy Suomessa 31.1.2014. Tuon päivämäärän jälkeen maksaminen hoituu helpoiten joko e-laskulla tai suoramaksulla. Suoramaksussa laskut tulevat edelleen paperilla, mutta maksajan ei tarvitse tehdä mitään. Laskuttajalle se puolestaan aiheuttaa lisätyötä. Laskuaineiston lähettämisen lisäksi asiakkaalle tulee toimittaa ennakkoon suoraveloituksen ennakkoilmoituksen tavoin lasku tai jokin muu ilmoitus tulevasta suoramaksusta.Ensisijaisena vaihtoehtona asiakkaalle suositellaan e-laskua, joka on yksinkertaisin tapa automatisoida laskujen maksaminen. E-laskun käyttäminen edellyttää asiakkaalta verkkopankkia. Siellä asiakas pystyy laittamaan laskunsa automaattimaksatukseen sekä lisäämään haluamansa automaattimaksamisen maksurajan.Myös laskuttajille e-lasku on hyvä ratkaisu. Kunhan yrityksen järjestelmät on saatettu verkkolaskuaikaan, ei e-laskujen lähettäminen aiheuta lisätyötä. Sekä suoramaksu että e-maksu pohjautuvat e-laskuun eli kuluttajille suunnattuun verkkolaskuun.Mikäli laskuttaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, ovat mahdollisuudet suoraveloituksen yksinkertaiseen korvaamiseen rajallisemmat. Vaihtoehtoina ovat SEPA-suoraveloitus tai paluu perinteiseen paperilaskuun. SEPAn oma suoraveloitusmalli eroaa nykyisestä suoraveloitusjärjestelmästä. Siinä valtakirjat kulkevat asiakkaalta laskuttajalle, mikä saattaa aiheuttaa ongelmia asiakkaan luotettavassa tunnistamisessa.SEPA-suoraveloituksissa laskun maksajalla on kahdeksan viikon peruutusoikeus jo maksetuissa laskuissa, mikä myös saattaa olla ongelmallista sekä laskuttajalle että pankeille.– Uudistus koskettaa pääsääntöisesti kuluttajia säännöllisesti laskuttavia tahoja kuten esimerkiksi kuntosaleja, taloyhtiöitä sekä hoivapalveluyrityksiä. Näiden toimijoiden on syytä valmistautua tulevaan muutokseen, sanoo kehityspäällikkö Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta.Mikäli laskuttaja on suoraveloittanut myös yritysasiakkaita, tulee näiden kanssa sopia erikseen uudesta laskutustavasta.Ohjelmistot ajan tasalleSopivan laskutustavan lisäksi suoraveloituslaskuttajan on mietittävä myös muita käytännön asioita. Kuinka siirtää asiakkaat uusiin maksutapoihin? Miten organisoida asiakastiedottaminen sekä tarvittavat IT-järjestelmien päivitykset? Järkevintä on tehdä suoraveloituksen alasajolle yksityiskohtainen suunnitelma ja aikataulu.– Laskuttajan tulee lähestyä suoraveloitettavia maksaja-asiakkaita kirjeellä, jossa kerrotaan laskutustavan muutoksesta ja suoraveloituksen korvaamisesta uusilla palveluilla. Kirjeen saamisen jälkeen asiakkaalla on kaksi kuukautta aikaa reagoida kirjeeseen. Vaihtoehtoisesti asiakas voi sopia laskuttajan kanssa myös jostain muusta maksutavasta, neuvoo Ilola.Suoraveloituksen päättymistä koskevasta ennakkokirjeestä löytyy malliversio FK:n kotisivulta. Ilola korostaa, että Kuluttajaviraston linjauksen mukaan sen yhteydessä maksaja-asiakkaalle ei saa toimittaa mainosmateriaalia.Ennen kirjeiden lähettämistä tai vuoden 2013 puolella laskuttajan on myös korkea aika olla yhteydessä omaan ohjelmistotoimittajaansa. Tarvittavien järjestelmä- ja toimintatapamuutosten lisäksi on hyvä selvittää, mitkä ovat suoraveloituksesta luopumisen tekniset vaikutukset.– Kaiken kaikkiaan käsillä oleva muutos tulee lisäämään tilitoimistoille esitettävien kysymysten määrää. Sillä sektorilla kannattaa varautua laskuttaja-asiakkaiden opastamiseen kouluttamalla tilitoimiston henkilökuntaa. En näkisi huonona ideana asiakastilaisuuksien järjestämistä, missä laskuttaja-asiakkaita perehdytettäisiin muutokseen liittyviin perusasioihin, neuvoo Ilola. Ulkoistaminen helpottaa muutostaLauttasaaren Liikuntakeskuksessa suoraveloituksen päättyminen ei ole aiheuttanut suurempaa päänvaivaa. Yrityksen asiakaslaskutus on ulkoistettu Cash-In tili- ja perintätoimistolle, joka saa tarvittavat tiedot kaksi vuotta sitten hankitusta DL Softwaren asiakashallintajärjestelmästä.– Ulkoistaminen on vapauttanut resursseja muuhun toimintaan. Samalla myös asiakkaiden maksuhäiriöt ovat vähentyneet, kertoo Club Manager Timo Nuutinen.Vaikka suoraveloituksen päättyminen heijastuu etupäässä edellä mainittujen yhteiskumppanien toimintaan, on Lauttasaaren Liikuntakeskuksessa varauduttu siirtymävaiheen aikana mahdollisesti tuleviin kyselyihin ja reklamaatioihin. Liiketoimintamielessä olennaista on se, että tarpeettomilta perintäkirjeiltä vältytään.– Järjestelmätoimittajalla ei ole vielä tarkkaa tietoa kaikista uudistuksen edellyttämistä teknisistä muutoksista. Siinä mielessä tilanne on hyvä, että ohjelmistossamme on olemassa optio e-laskun käyttöönottoon. Meidän tehtäväksemme jää lähinnä informoida asiakkaita laskutustavan muutoksesta, sanoo Nuutinen.Tähän mennessä uudistus ei ole poikinut liiemmälti kyselyjä, vaikka Lauttasaaren Liikuntakeskuksen asiakkaista noin 80 prosenttia on suoraveloituksen piirissä. Nuutisen mukaan maksutapauudistuksesta ollaan yllättävän hyvin perillä.– Se käy ilmi asiakkaiden kanssa käytävissä arkisissa keskusteluissa. Siirtymisaikataulu saattaa olla tiukkaTaloushallintoliitto kysyi 13 ohjelmistotalolta heidän aikataulustaan korvata kotimainen suoraveloitus e-laskulla ja suoramaksulla.Kotimainen suoraveloitus päättyy Suomessa EU-asetuksen määräyksestä kokonaan 31.1.2014 mennessä. Suoraveloituslaskuttajille pankit suosittelevat nimenomaan siirtymistä e-laskuun ja uuteen suoramaksuun, joiden aikatauluja tässä Taloushallintoliiton kyselyssä selvitettiin. Vaihtoehtona on myös SEPA-suoraveloitus, jonka käytännöt eroavat nykyisestä suoraveloituksesta. SEPA-suoraveloituksen valmiuksista ei tässä kyselyssä tiedusteltu.Kyselyyn vastasi kahdeksan ohjelmistotaloa. Atsoft Oy Mäkinen, Festum Software Oy, Heeros Systems Oy, Lemonsoft Oy, Oy Finnvalli Finland Ab, Netbaron Solutions Oy, Netvisor Oy, ja Maestro.Kyselyssä ohjelmistotalojen piti valita annetuista vaihtoehdoista aika, jolloin tietyt päivitykset on tehty. Mikäli suoraveloituksen päättyminen koskettaa tilitoimiston asiakaskuntaa, kannattaa ohjelmistontoimittajalta selvittää aikataulu vielä tarkasti projektin suunnittelemiseksi omien asiakkaiden kohdalla.E-laskujen lähetys ja suoramaksuSuurin osa vastaajista kertoi, että ohjelmistot tukevat kuluttajan verkkolaskun eli e-laskun lähettämistä jo tällä hetkellä. Kaikki ohjelmistot päivitetään myös tukemaan suoramaksua, suurin osa kertoo sen tapahtuvan ”viimeistään syyskuussa 2013” ja viimeinenkin ”viimeistään tammikuussa 2014”.Vastaanottoehdotukset pankkiinSuoraveloitusaineistojen pohjalta muodostettuja vastaanottoehdotuksia voi lähettää 18.1.2013 alkaen. Viimeiset vastaanottoehdotukset on lähetettävä pankkiin 22.11.2013. Ohjelmistotaloja pyydettiin vastaamaan kysymykseen ”Tukeeko ohjelmisto vastaanottoehdotuksien muodostamista ja lähettämistä?” Ketterimmät ohjelmistot ovat valmiit 18.1.2013, muutama ”viimeistään syyskuussa”. Usea valitsi vaihtoehdon ”Tulemme käyttämään Finanssialan Keskusliiton sivuilla olevaa ohjelmaa”.31.1.2014 kotimainen suoraveloitus päättyyKaikki ohjelmistotalojen edustajat arvioivat, että ohjelmistoon toteutetaan laskutustavan muutos kaikille sitä tarvitseville ohjelmiston käyttäjille huomioiden aikarajat 22.1.2013 ja 31.1.2014.Kaikki vastaukset ovat ladattavissa pdf-muodossa netistä www.taloushallintoliitto.fi/taloushallintoliitto/ajankohtaista/tutkimuksia/. Ohjelmistotalojen pyynnöstä päivitämme vastauksia tarpeen mukaan.Teksti Eeva Lyytinen
Taloushallintoliitto
