Satojen miljoonien säästö

Suomen ensimmäinen sähköisen tilinpäätöksen tietomääritys julkaistiin Taloushallintoliiton kesäpäivillä 5.6.2013 Jyväskylässä. Tämä mahdollistaa tulevaisuudessa talousraporttien automatisoidun tuottamisen suoraan taloushallinnon järjestelmistä ainoastaan nappia painamalla. Tosin tietomääritystä ei ole luotu ainoastaan tilinpäätösraportointiin. Myös veroilmoitusten ja Tilastokeskukselle toimitettavien raporttien teko hoituu jatkossa kätevästi yhdellä napinpainalluksella. Puhutaan standardoidusta talousraportoinnista (SBR, Standard Business Reporting), josta on aiemmin saatu kokemuksia jo muun muassa Australiassa ja Hollannissa.

Standardoidun talousraportoinnin perimmäinen tavoite on vähentää raportoivien yritysten talousraportoinnista aiheutuvaa hallinnollista taakkaa. Nykytilanteessa yritysten pitää raportoida useille eri viranomaisille osittain samoja tietoja, osittain eri tietoja ja usein eriaikaisesti. Tästä kertyy suomalaisille yrityksille vuositasolla noin kahden miljardin euron kustannus. Tuosta summasta noin
250 miljoonaa euroa on niin sanottua hallinnollista taakkaa eli lisäarvoa tuottamaton osuus, selviää työ- ja elinkeinoministeriön teettämästä tutkimuksesta vuodelta 2010.

Tietomääritys toimii tulkkina

Nyt julkaistu tietomääritys on viralliselta nimeltään Suomen XBRL/SBR taksonomia. XBRL (eXtensible Business Reporting Language) on kansainvälinen merkintäkieli talou­dellisten tietojen esittämiseksi rakenteellisessa muodossa. Näin sekä raporttien muodostus että jatkohyödyntäminen voidaan helposti hoitaa tietokoneohjelmistojen avulla. Tuotettu tietomääritys toimii ikään kuin tulkkina viranomaisten tietotarpeiden ja taloushallinnon järjestelmien välillä. Sen avulla voidaan yksiselitteisesti esittää, mitä tietoa mihinkin instituutioon tahdotaan toimittaa. Raportoiva yritys tai sitä edustava tilitoimisto vain päättää hetken, jolloin tiedot siirretään järjestelmästä tuotettavaan raporttiin ja edelleen viranomaisten vastaanottojärjestelmään. Käytettävän ohjelmiston pitää toki mahdollistaa tiettyjen kohtien manuaalinen muokkaus ennen raportin lähettämistä.

Noin kolme vuotta sitten Tekes-rahoitteisen Real-Time Economy-ohjelman puitteissa tuotettiin yhteistyössä viranomaisten kanssa Raportointikoodisto; määritys, joka kokoaa yhteen eri viranomaisten tietotarpeet tilikartanomaisessa muodossa. Määrityksen tuottamiseksi tehtiin valtava työ, mutta sen valmistuttua havaittiin, että tietosisällön määrityksen lisäksi tarvittiin vielä tiedon rakenteellinen määritys. Ratkaisua ongelmaan alettiin etsiä ja se löytyi luontevasti XBRL:stä. Maailmalla laajalle levinnyt merkintäkieli on jo vakiinnuttanut asemansa, eikä kilpailevia standardeja juurikaan ole. Useissa maissa, kuten esimerkiksi Hollannissa, Tanskassa ja Iso-Britanniassa, XBRL-muotoinen raportointi on ainoa sallittu raportointimenetelmä. Suomessa tätä kehitys­suuntaa on edistetty jo yli puolentoista vuoden ajan ja ensimmäinen konkreettinen vaihe on nyt saatu päätökseen taksonomian valmistumisen myötä.

Kuin kaupan viivakoodi

Sähköisen talousraportoinnin perusidea on siinä, että raportissa itse raportoitavaan tietoon yhdistetään sen merkitys. Analogiaa voisi verrata tavallisista vähittäiskaupan tuotteista löytyviin viivakoodeihin, joita kassajärjestelmät osaavat tulkita. Samalla tavalla sähköisessä talousraportoinnissa raportoitaville arvoille annetaan tunnisteet, joita vastaan tietoja poimitaan raportteihin taloushallinnon järjestelmästä. Kun kaikkiin tietoarvoihin on yhdistetty tunnisteet (”tägit”), voidaan näin suuri osa raporttien analysoinneista ja jatkotoimen­piteistä hoitaa tietokoneohjelmien avulla: kerrotaan vain tietokoneelle, mitä tunnisteita vastaavia tietoja sen tulee käsitellä milläkin tavalla.

Jos astutaan askel ulospäin raportoivan yrityksen näkökulmasta ja katsellaan koko talousraportoinnin ravintoketjua, voidaan havaita, että sen kaikki osapuolet hyötyvät siitä, että tiedot esitetään sähköisessä, rakenteellisessa muodossa. Esimerkiksi tilinpäätösten käsittely kaupparekisterissä kokee huomattavia parannuksia, kun monet manuaaliset vaiheet – kuten esimerkiksi paperisten tilinpäätösten skannaus julkaisu­järjestelmään – poistuvat. Eteläisessä naapurimaassamme Virossa paikallisen kaupparekisterin käsittelyaika lyheni kolmesta kuukaudesta kahteenkymmeneen minuuttiin sähköisten tilinpäätösten myötä. Niin ikään tilinpäätöksiä analysoivien tahojen työ helpottuu, kun tietoja ei tarvitse erikseen syöttää uudelleen järjestelmiin, vaan raportit voidaan lukea suoraan sisään erillisen ohjelmiston avulla.

21 polkua kitkattomaan Suomeen

Pekka Ala-Pietilän vetämän ICT2015-työryhmän loppuraportissa määritettiin 21 polkua kitkattomaan Suomeen. XBRL-muotoisten talousraporttien vastaanottorajapinnan rakentaminen on yksi ehdotetuista toimenpiteistä vuodelle 2013, ja työ vastaanottovalmiuden aikaansaamiseksi on jo alkanut Suomen XBRL-konsortiossa. Kaikkien osapuolten etujen mukaista olisi, että Suomi siirtyisi kokonaisvaltaiseen XBRL-muotoiseen raportointiin tulevaisuudessa, näin vältyttäisiin rinnakkaisten järjestelmien ja systeemien ylläpitorasitteilta. Sitä aikaa edeltää kuitenkin niin sanottu kokeileva periodi, jotta eri osapuolet saavat aikaa uuden teknologian omaksumiseen.

Suomen SBR/XBRL-taksonomia kattaa tietosisällöltään tilinpäätösraportoinnissa koko tasekirjan, vuosivero­ilmoitukset
(6B, 62, 7A) sekä Tilastokeskuksen tarvitsemat tilinpäätöksiin liittyvät erittelyt. Tällä hetkellä takso­nomia soveltuu seuraavien yhtiömuotojen talousraportointiin: osakeyhtiöt, osuuskunnat, kommandiittiyhtiöt, avoimet yhtiöt sekä yksityiset elinkeinoharjoittajat. Tietomääritystä tehdessä on kuitenkin tavoiteltu sitä, että se olisi myöhemmin laajennettavissa myös muiden yhtiömuotojen käyttöön. On niin ikään mahdollista, että tietomääritystä hyödynnettäisiin myös muille viranomaisille kohdistuvaan raportointiin tulevaisuudessa.