Palkkahallinnon ulkoistamissopimuksia tehdään yhä useammin
Yksi merkittävin syy palkkahallinnon ulkoistamisen kasvuun on riskinhallinta: Useissa yrityksissä on vain yksi henkilö, joka vastaa palkkahallinnon palvelutuotannosta. Koska kysymyksessä on varsin bisneskriittinen toiminto, halutaan tämän tuotannon jatkuvuus kaikissa tilanteissa varmistaa.
Tämän lisäksi luonnollisen poistuman kautta saattaa tulla tarve rekrytoida uutta, asiantuntevaa osaamista yrityksiin. Se ei tänä päivänä ole aina helppoa, koska palkkahallinnon asiantuntijoiden löytäminen ei ole mitään itsestään selvää. Tällöin vaihtoehdoksi nousee tilitoimiston tuottama palvelu.
Kolmantena syynä voitaneen nostaa esille tiettyjen hallinnollisten rutiinien hoitaminen kustannustehokkaammin. Palkkahallinto on selkeä kokonaisuus, joka sellaisenaan voidaan siirtää tilitoimiston hoidettavaksi. Tilitoimistot ovat asiantuntijaorganisaatioita, joissa prosessit on kehitetty siten, että ne voivat vastata asiakkaiden tarpeisiin ja vaatimuksiin. Tilitoimistosta löytyy osaamista ja riittävät resurssit. Suoraviivaisten prosessien johdosta voidaan palvelutuotanto toteuttaa yleensä asiakasyrityksiä edullisemmin.
Tarjouksen laatimiseen on paneuduttava
Jo tarjouksenantovaiheessa on syytä selvittää mahdollisimman tarkasti asiakasyrityksen palkkahallintoon liittyviä perustietoja. Tarvittavia tietoja ovat muun muassa
• palkansaajien lukumäärä
• maksuvolyymi/kk
• noudatettava työehtosopimus/työehtosopimukset
• mahdolliset työehtosopimuksesta poikkeavat paikalliset sopimukset
• palkkojen luonne (kk-palkka, tuntipalkka, provisiopalkka tms.)
• palkanmaksupäivä(t) kuukausittain
• muuttuvan työaikatiedon keräämistapa palkanlaskennan perusteeksi
• nykyinen tapa hoitaa palkkahallinnon palvelutuotanto
• matkalaskujen käsittelytapa
• palkkaerittelyiden toimitustapa palkansaajille
• käytössä oleva kirjanpitojärjestelmä, johon palkkatosite luetaan
• yrityksen käyttämä pankki, josta palkat maksetaan
• onko yrityksellä tarve lakisääteisestä raportoinnista poikkeaviin raportteihin.
Edellä mainitut tiedot helpottavat merkittävästi tarjouksen laatimista, ja ne on hyvä kirjata myös tarjousasiakirjaan. Tämä toimintatapa vahvistaa myös tilitoimiston luottamusta asiakkaan näkökulmasta ja antaa samalla mahdollisuuden tarkastaa hinnoittelua, mikäli kaikki asiat eivät tarjousta laadittaessa ole olleet tiedossa tai ne muuttuvat.
Mitä suuremmasta ulkoistuksesta on kysymys, sitä tärkeämpään rooliin ennalta tehty selvitystyö nousee. Suurissa ulkoistuksissa on syytä jo ennen tarjouksen laatimista pitää asiakkaan kanssa määrittelypalaveri, jossa käydään läpi asiakkaan nykyiset rutiinit. Samassa tilaisuudessa käsitellään myös asiakkaan tarpeet ja ulkoistukselle asetettu tavoite. Tämän kokouksen perusteella on hyvä laatia asiakkaalle kuvaus palvelusta ja sen sisällöstä. Kun asiakas on hyväksynyt laaditun palvelukuvauksen, voidaan sen pohjalta tehdä tarjous määritellystä palvelukokonaisuudesta.
Tarjous on pyrittävä laatimaan aina siten, että asiakas voi sen perusteella tehdä riittävän selkeän arvion palvelun aiheuttamista kustannuksista. Tarjous olisi hyvä käydä asiakkaan kanssa aina yksityiskohtaisesti läpi, jotta molemmat osapuolet ovat ymmärtäneet tarjousasiakirjassa esitetyt asiat samalla tavalla.
Kirjallinen sopimus on molempien osapuolien etu
Kun asiakas on hyväksynyt tilitoimiston antaman tarjouksen palvelusta, laaditaan ennen tuotannon aloittamista kirjallinen sopimus. Hyvä tilitoimistotapa edellyttää aina kirjallista sopimusta. Sopimuksen pohjana voidaan käyttää yleisiä sopimusehtoja (KL2004). Mikäli asiakkaan kanssa on sovittu sellaisista tehtävistä, joista näissä lomakkeissa ei ole mainintaa, laaditaan sopimukseen niitä koskeva erillinen liite. Palvelusopimukseen voidaan haluttaessa liittää myös viittaus asiakkaalle tehdystä tarjouksesta. Mikäli palvelukokonaisuudesta on laadittu erillinen palvelukuvaus, se on hyvä liittää sopimukseen.
Tänä päivänä useat yritykset vaativat Taloushallintoliiton yleisistä sopimusehdoista ja palvelusopimuksista poikkeavia ehtoja. Näitä ovat yleisesti palvelusopimuksen määräaikaisuudet. Yritys voi haluta tilitoimistolta esimerkiksi sitoumuksen siitä, että tilitoimisto tuottaa palvelua asiakkaalle vähintään tietyn määräajan kuten kolme vuotta. Tämän lisäksi yritykset vaativat salassapitosopimuksia (NDA), joissa määritellään yleisistä sopimusehdoista poikkeavia ehtoja, mikäli tietoja pääsee vääriin käsiin. Yleisistä sopimusehdoista poikkeavat maininnat vahingonkorvauksista alkavat olla yleisiä.
Palkkahallinnon ulkoistussopimuksissa tulee aina muistaa ottaa huomioon, mitä asiakasyritys voi ulkoistaa. Vaikka paljon toimintoja voidaan siirtää tilitoimiston hoidettavaksi ja vastuulle, asiakkaan vastuulle jää aina muun muassa työlainsäädännön ja työehtosopimusten noudattaminen. Asiakkaan vastuulle jää viime kädessä päätökset mahdollisista tulkinnanvaraisista tapauksista ja niissä noudatettavasta menettelytavasta.
Tilitoimistot konsultoivat yleensä asiakkaitaan myös näissä edellä mainituissa asioissa. Varsin yleistä on, että asiakkaan edustaja tiedustelee, miten sen tulisi tulkita jotakin tiettyä työehtosopimuksen kohtaa. Vaikka tilitoimisto antaisikin näissä tilanteissa asiakkaalle vastauksen omasta tulkinnastaan, on kuitenkin aina syytä tehdä asiakkaalle riittävän selväksi, että tämä on tilitoimiston tulkinta, mutta vastuu on aina viime kädessä työnantajayrityksellä.
Nimetyt yhteyshenkilöt kommunikoivat
Tilitoimiston tulee sopia toimeksiantajana olevan asiakasyrityksen kanssa niistä yhteyshenkilöistä, joilla on oikeus asioida palkanlaskennan kanssa. Asiakasyrityksen työtekijöillä ei tule olla oikeutta saada palkanlaskentaa koskevia tietoja tilitoimistosta tai antaa ohjeita palkanlaskentaan liittyen, mikäli tästä ei ole erikseen asiakkaan johdon kanssa sovittu. Jo palvelutuotannon tehokkuudenkin kannalta on syytä nimetä erikseen ne yhteyshenkilöt, joilla on oikeus asioida palkanlaskijan kanssa.
Tilanteissa, joissa asiakkaan työntekijällä on palkanlaskentaan liittyvää kysyttävää, tulee hänen kääntyä ensisijaisesti tämän yhteyshenkilön puoleen. Mikäli asia vaatii lisäselvitystä, on yhteyshenkilö yhteydessä tilitoimiston palkanlaskijaan tai erikseen nimettyyn yhteyshenkilöön.
Kun palveluntuottaja vaihtuu
Varma, turvallinen ja hallittu palveluntuotannon aloittaminen vaatii riittävästi resursseja. Mikäli kysymyksessä on ulkoistus, jossa palkansaajia on kymmeniä tai jopa satoja, on hyvä laatia erillinen projektisuunnitelma ja käydä se erikseen läpi asiakkaan kanssa. Tietokannan perustamiselle tulee varata riittävät aika- ja henkilöresurssit. Näiden resurssien varaaminen koskettaa myös asiakasta. Tilitoimisto ei voi aloittaa palvelutuotantoa, mikäli se ei ole saanut asiakkaalta tarvittavia ja riittäviä tietoja palkanlaskennan perusteiksi. Asiakkaalle tulee laatia aikataulu tietojen toimittamisesta ja aikataulua on seurattava tarkasti.
Kun palvelutuotanto aloitetaan, on syytä selvittää, miten ja kenen toimesta yrityksen palkanlaskenta on aiemmin hoidettu. Näissä tilanteissa on syytä sopia kirjallisesti asiakkaan kanssa, kuka vastaa aiemmin syntyneistä velvoitteista. Yleisesti olisi hyvä todeta, että kukin palveluntuottaja vastaa kaikista niistä lakisääteisistä velvoitteista, jotka ovat aiheutuneet sen palvelutuotantoaikana. Mikäli palvelutuotantoon siirrytään kesken vuotta, tulee myös sopia, kuka vastaa lakisääteisistä vuosi-ilmoituksista.
Tilitoimiston tulee huomioida palveluntuottajan vaihdokset myös siinä tilanteessa, jossa asiakas siirtyy sen palvelusta pois. Tällöin on myös syytä tehdä asiakkaan kanssa kirjallinen dokumentti siitä, mihin tilitoimiston vastuu päättyy ja mitkä lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet sille vielä kuuluvat.
Sujuvaa palvelutuotantoa
Sujuvan palvelutuotannon perusteeksi on tilitoimistolla hyvä olla vakioitu toimintaprosessi. Tätä prosessia voidaan aina räätälöidä jossain määrin asiakaskohtaisesti. Prosessi ja sen asiakkaalle aiheuttamat velvoitteet on hyvä käydä läpi uuden palvelusopimuksen teon yhteydessä. Jotta tilitoimistolle jäisi riittävästi aikaa laadukkaan palkanlaskentapalvelun tuottamiseksi, on asiakkaalle tähdennettävä esimerkiksi ne määräajat ja muodot, joiden puitteissa muuttuva henkilö- ja palkkatietoaineisto tilitoimistolle toimitetaan. Asiakkaalle tulee myös selvittää, mitä seuraa, jos tiedot toimitetaan myöhässä tai väärässä muodossa. Jos aineiston toimittaminen myöhästyy tai on muuten virheellistä toistuvasti, tulee asiakasta muistuttaa sovituista määräajoista ja siitä, mitä ongelmia materiaalin viivästyminen tai virheellisyys voi aiheuttaa.
Asiakkaan kanssa tulee sopia, kenen vastuulla on huolehtia siitä, että maksupankkitilillä on palkanmaksupäivänä riittävästi katetta. Asiakkaan kanssa tulee myös sopia, miten tämä vahvistaa maksuun menevän palkka-aineiston. Usein asiakasyritykselle toimitetaan listat palkanlaskennasta ja annetaan aikaraja, mihin mennessä mahdolliset muutokset tai korjaukset tulee ilmoittaa tilitoimiston palkanlaskijalle, jotta maksatus ehditään tehdä ajallaan.
Ennen palvelutuotannon aloittamista on asiakasta informoitava tarvittavista valtuutuksista. Valtuutukset pankkiin ja Katso-valtuutus ovat näistä yleisimpiä.
Henkilötietolaki ja muut velvoitteet
Palkkahallintopalvelua tuottavaa tilitoimistoa koskettaa henkilötietolaki. Se asettaa omat vaatimuksensa hoidettavalle palkkahallinnon palvelutuotannolle. Tilitoimiston tulee tarvittaessa pystyä toimittamaan asiakkaalle henkilötietolain mukainen rekisteriseloste. Rekisteriseloste pitää sisällään maininnat rekisterin ylläpitäjästä ja sen yhteyshenkilöistä, rekisterin nimen, käyttötarkoituksen, tietosisällön ja säännönmukaiset tietolähteet, mahdolliset säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot, maininnan rekisterin suojauksesta, tarkastusoikeudesta, tietojen korjaamisesta ja kielto-oikeudesta. Rekisteriseloste voidaan toimittaa asiakkaalle mahdollisesti jo palvelusopimuksen teon yhteydessä.
Usein palkkahallintopalveluun liittyy kolmansia osapuolia, jotka vastaavat tietyistä toiminnoista alihankkijan roolissa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ne yritykset, jotka välittävät palkkaerittelyt asiakkaan palkansaajille. Tilitoimistolla on vastuu asiakkailleen myös näiden alihankkijayritysten palvelujen osalta, joten tilitoimiston tulee varmistua kumppaneidensa laadukkaasta ja asianmukaisesta palvelutuotannosta. Mikäli asiakas vaatii tilitoimistolta jotain erityistä sitoumusta tai poikkeavaa sopimusehtoa, tulee tilitoimiston varmistaa ehdon täyttyminen mahdollisesti alihankkijaltaan, jos ehto on sen luonteinen, että se koskettaa alihankkijan tuottamaa osaa kokonaispalvelusta.
Palkanlaskentaan liittyvä aineisto on pääosin hyvin arkaluonteista. Siksi tilitoimiston tulee varmistaa verkossa liikkuvan tiedon asianmukainen tietoturva. Näitä asioita varten on olemassa muun muassa erilaisia sähköposteihin käytettäviä salausohjelmia ja -järjestelmiä.
Sopimuksen hoito
Tilitoimiston on hyvä sopia asiakkaan kanssa niistä määräajoista, jolloin palvelutuotantoa käydään tarkemmin läpi ja kehitetään. Tällaiset kehityspalaverit ovat sitä merkittävämmässä roolissa mitä isommasta ulkoistuksesta on kysymys. Näistä laatupalavereista on aina syytä laatia erillinen dokumentti, jonka molemmat osapuolet vahvistavat. Mikäli näissä tapaamisissa sovitut muutokset ovat luonteeltaan sellaisia, että niillä on vaikutusta aiemmin tehtyyn palvelusopimukseen, päivitetään sopimusta sen mukaisesti.
Tilitoimiston tuottama palkkahallinnon ulkoistuspalvelu aiheuttaa vastuita ja velvoitteita molemmille sopimuksen osapuolille. On sekä asiakkaan että tilitoimiston etu, että palvelusta on laadittu asianmukainen kirjallinen palvelusopimus. Kirjallisesta palvelusopimuksesta on merkittävä hyöty, jos palveluntuottajan ja asiakkaan välille tulee erimielisyyksiä tai erimielisyydet johtavat vahingonkorvausvaateisiin.
Yhteistyö on pyrittävä rakentamaan alusta alkaen siten, että vaikka kirjallinen palvelusopimus on laadittu, ei sitä koskaan tarvitse ottaa esille siksi, että osapuolet olisivat eri mieltä palvelutuotantoon liittyvistä asioista.
