18. elokuuta 2017

Seura meitä Facebookilla Seura meitä Twitterilla Tilaa syöte

Share/Save

Palkkojen ja sosiaalikulujen suoriteperusteinen kirjaaminen

Julkaistu 23.3.2016 | 5 kommenttia


  • Tarja Lindroth, HTM, PHT, KLT

Palkkakulut ja niiden sivukulut ovat usein yrityksen suurin kuluerä. Hyvän kirjanpitotavan ja hyvän tilitoimistotavan mukaiseen kirjanpitoon kuuluu olennaisten menoerien käsitteleminen suoriteperusteisesti myös tilikauden aikana.

Suoriteperusteisuudella tarkoitetaan hieman liioiteltuna sitä, että yrityksen lopettaessa tänään toimintansa tiedetään heti, kuinka paljon kenellekin pitää maksaa. Toisin sanoen kaikki työntekijöiden velat tulee olla huolellisesti kirjattuina yhtiön taseeseen.

Olen ollut hoitamassa tilannetta, jossa yrityksessä tapahtui usean henkilön samanaikainen irtisanoutuminen. Kertyneitä ylitöitä ei oltu laskettu eikä seurattu mitenkään – ei tuntien eikä eurojen osalta. Työaikakirjanpito paljasti, että ylitöitä oli tehty mittava määrä. Mitään ei ollut tehtävissä. Maksettava summa muodostui kaikkine kuluineen merkittävän suureksi. 

 

Erilaiset siirtyvät erät 

Viime vuosina yrityksissä on otettu käyttöön työaikapankkeja ja erilaisia työaikajoustojärjestelmiä. Nämä järjestelmät vaativat yrityksissä systemaattista seurantajärjestelmää. Tämän lisäksi tieto näiden pankkien saldoista pitää muuttaa euroiksi ja summa kirjata sosiaalikuluineen kuukausittain velaksi yhtiön työntekijöille ja kuluksi yhtiön tuloslaskelmaan. 

Yksi suositeltava tapa on kirjausmenettely, jossa edellisen kuukauden kirjaus peruutetaan ja kirjataan uuden saldon mukainen uusi velka. 

Muita muistettavia velkaeriä ovat muun muassa: 

  • työajanlyhennysvelka
  • ylityövelka 
  • säästövapaavelka 
  • lomapalkkavelka 
  • vanhempainvapaalla olevan maksamaton lomapalkka

Siirtyvät palkat 

Siirtyvillä palkoilla tarkoitetaan tilannetta, jossa tuntipalkkaisten työntekijöiden palkkajakso ei ole sama kuin kalenterikuukausi. Palkkajakso on esimerkiksi 25.1.–7.2.2016. Tästä palkkajaksosta tammikuulle 2016 kuuluva osuus pitää kirjata tammikuun tuloslaskelmaan kuluksi ja tammikuun 2016 kirjanpitoon velaksi. Suositeltavaa on, että näitä siirtyviä palkkoja varten kirjanpidossa on omat tilit ja näitä eriä ei käsitellä tilinpäätöksessäkään maksettujen palkkojen tileillä. Siirtyvien palkkojen osalta ei synny sosiaaliturvamaksun tilitysvelvollisuutta eikä ennakonpidätyksen maksuvelvollisuutta. Näiden maksaminen määräytyy palkkojen maksupäivän mukaan. 

Tehty kirjaus peruutetaan vastaviennillä seuraavan kuukauden alussa.

 

Lomapalkkojen kirjaus tilikauden aikana

Me kaikki ansaitsemme lomaa vuosilomalain mukaisesti. Vuosiloman ansaintasäännöt vaihtelevat jokaisen oman työsopimuksen mukaan. 

Lomapalkkavelka voidaan kirjata tilikauden aikana kertymisen perusteella kirjanpitoon kahta eri perustetta käyttäen. Lomapalkat voidaan jaksottaa joko kertymisperiaatteella tai ansaintaperiaatteella. Kertymisperiaatetta noudattaen lomapalkat jaksotetaan niille kuukausille, joilta lomapalkkaa on kertynyt. Lomapalkkajaksotus suoritetaan kertymisperusteella myös lomakuukausille, joilta myös kertyy uutta lomapalkkaa. Ansaintaperusteella kaikki lomapalkat jaksotetaan työajan palkkojen perusteella, loma-ajalta ei jaksoteta kertynyttä uutta lomapalkkaa.

Kumpikin tapa johtaa samaan lopputulokseen tilikauden aikana. Eri kuukausille jaksotettavat lomapalkat poikkeavat toisistaan vain hieman. Kertymisperusteella jaksotusprosentti on normaalisti kuukausipalkkojen osalta 15 %. Sen perusteena ovat sekä työajan kuukausipalkat että loma-ajan normaali kuukausipalkka ilman lomarahan osuutta. Ansainta­perusteella jaksotusprosentti on 16,667 % työajan kuukausipalkoista, eikä loma-ajan kuukausipalkasta tai lomarahasta suoriteta jaksotusta lainkaan. 

Kummassakin jaksotustavassa jaksotusviennit ovat samat, summat vain eroavat edellä mainitun jaksotusprosenttien mukaisesti. Artikkelin esimerkeissä on käytetty jaksotusperusteena kertymisperustetta. Tämä tapa on yleisesti käytössä oleva tapa lomapalkkavelan laskennassa. 

Lomapalkkojen seurannan edellytyksenä on yhteistyö asia­kasyrityksen kanssa, jotta tilitoimisto saa tiedon pidetyistä lomista jokaisen kuukauden lopussa. Muutoin lomapalkkavelan muutosta ei pystytä kirjaamaan.

Kirjaukset

Kirjaukset voidaan – ja on suositeltavaa – tehdä palkkaohjelmassa automaattisesti, jos vain palkkaohjelma antaa tähän mahdollisuuden. Tässä artikkelissa kirjaukset on käsitelty tileillä havainnollisuuden vuoksi. Tilikarttana on käytetty Liikekirjurin perustilikarttaa, jota on täydennetty tarvittavilla tileillä. 

 

Palkkayhteenveto (palkkaohjelmasta)

Palkkojen ja niiden sosiaalikulujen oikea kirjaaminen kirjanpitoon edellyttää, että palkkalistassa tai palkkojen kirjanpito­yhteenvedossa on eritelty vähintään:

  • muuttuvat palkat 
  • kiinteät palkat
  • maksetut lomapalkat, muuttuvat
  • maksetut lomapalkat, kiinteät

Kuukausipalkkaisten henkilöiden osalta ongelmia aiheutuu usein siitä, että palkanlaskentaan ei ilmoiteta, milloin henkilö on pitänyt lomaa. Näin loma-ajan palkkavelkaa ei voida oikaista pidettyjen lomien osalta. 

Vuosilomalain 29 § mukaan työnantajan on kuitenkin pidettävä vuosilomakirjanpitoa.

 

Vuosilomakirjanpito

Työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijän vuosilomista ja säästövapaista sekä tämän lain perusteella määräytyvistä palkoista ja korvauksista (vuosilomakirjanpito). Vuosilomakirjanpidosta on käytävä ilmi vuosilomien pituudet ja ajankohdat sekä palkkojen ja korvausten suuruus ja niiden määräytymisen perusteet.

Vuosilomakirjanpito sekä työnantajan ja työntekijän tämän lain nojalla tekemä kirjallinen sopimus on vaadittaessa näytettävä työsuojelutarkastuksen toimittajalle sekä työntekijöiden luottamusmiehelle tai työsopimuslain 13 luvun 3 §:n mukaisesti valitulle luottamusvaltuutetulle taikka, jos kumpaakaan ei ole valittu, työsuojeluvaltuutetulle. Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys työntekijän vuosilomaa ja säästövapaita koskevista merkinnöistä.

Sopimalla tilitoimiston kanssa lomakertymien ajantasaisesta seuraamisesta palkkahallinnossa ja kirjanpidossa, työnantaja tulee samalla noudattaneeksi vuosilomalain vuosilomakirjanpidon määräystä. 

Esimerkit:

  • siirtyvien palkkojen kirjaus 
  • maksettujen palkkojen kirjaus 
  • lomapalkkojen kirjaukset kertymisperiaatteella 
  • lomapalkkojen sosiaalikulujen jaksotus 
  • kirjaukset tehdään kuukausittain 
  • maksettujen palkkojen sosiaalikulujen jaksotus 
  • kirjausten vaikutus tuloslaskelmaan ja taseeseen 
  • maksettujen sosiaalivakuutusten ja jaksotettujen 
  • esittäminen taseessa

Usein on järkevintä ehdottaa asiakkaalle Tyel-maksujen maksamista eläkevakuutusyhtiöille kuukausittain maksettujen palkkojen perusteella. Jos tämä ei syystä tai toisesta ole mahdollista, on suositeltua käsitellä maksetut ja velaksi jaksotetut maksut yrityksen taseessa. Näin asiakas näkee suoraan tilikohtaisesta taseesta miten paljon Tyel-maksuja on maksettu ja miten paljon velkaa tai saatavaa on kertynyt. 

Suoriteperusteinen, hyvä kirjanpito ei ole työlästä. Useimmiten lähes kaikki edellä esitetty voidaan tehdä automaattisesti palkkaohjelmassa. 

Tässä artikkelissa ei ole käyty läpi tilikauden lopussa tehtäviä toimenpiteitä. Nämä toimenpiteet käsittävät:

  • tilikaudelle kuuluvien sosiaalikulujen lopullisen 
  • jaksottamisen 
  • lasketun lomapalkkavelkakirjauksen ja sen 
  • sosiaalikulujen jaksottamisen 
  • siirtyvien palkkojen kirjauksen 
  • mahdollisten muiden palkkavelkojen kirjauksen. 

Systeemin ollessa luotu jo tilikauden aikana edellä mainittujen kirjausten tekeminen sujuu joustavasti ja tilinpäätös valmistuu ilman suurempia hankaluuksia. 

Kokemus on osoittanut, että meille kirjanpitäjille tuottaa hankaluuksia käsitellä jaksotuksia murretun tilikauden tilanteessa tai tilanteessa, jossa asiakas on vaihtanut vakuutus­yhtiötä kesken tilikauden. 

# 1 1.4.2016 11:09

Artikkelissa puhutaan esimerkeistä, mutta mitään varsinaisia kirjausesimerkkejä ei kuitenkaan ole lehdessä eikä myöskään tässä nettiversiossa. Tarkoittaako kirjoittaja esimerkeillä esim. ylläolevaa kuvaa? Terveisin Teija Launiainen
# 2 6.4.2016 13:22

Puuttuneet taulukot, joissa havainnollistetaan asiaa esimerkkien avulla, on nyt lisätty tähän artikkelin verkkoversioon. Ne avautuvat klikkaamalla artikkelin lopussa olevaa keltaista banneria. Tiedoston suora osoite on http://tilisanomat.fi/sites/default/files/articlefiles/palkkojen_kirjaus_tilisanomat_esimerkki.pdf. Ystävällisin terveisin Salla Salokanto, Otavamedia OMA Oy
# 3 6.4.2016 16:10

Nyt kirjoittajan teksti aukeaa vähän ihan tavalla. Loistava kirjoitus! Kiitos! Terveisin Teija Launiainen
# 4 7.9.2016 07:58

Hei, Ehkä on vähän tyhmä kysymys. En ole saanut selville, minkä prosentin mukaan on leskettu Sos.vakuutusjaksotus,lask.tai miten se on laskettu? Summa 10 460,24 (esimerkki 1/2016 palkkajaksotus) Kiitos etukäteen avusta! Yst.terveisin, Nadja Alekseenkova THP Ilmola Oy
# 5 3.1.2017 15:44

Verottaja on oppinut yritysmaailman käyttämistä maksujen korotus- ja palvelujen heikentämistiedotteista. Niissä aina palvelua parannetaan ja maksuja kehitetään. Nyt 2017 alkaen veronkorotukset ovat selkeyttämistä. Kausiveroilmoituksen myöhästymisestä aiheutuneesta viiveestä maksettiin alunperin 20 %:n koronluontoinen myöhästymismaksu. Verottaja vuosien jälkeen tunnusti, että kyse on ryöstämisestä ja alensi korotuksen 15 %:iin. Sen lisäksi joudutaan maksamaan viivekorko, joka vuoden alusta on 7 % (todellisuudessa 8,4 %, koska korkoa ei saa vähentää verotuksessa). Tämän vuoden alusta viiveestä maksetaan 3 euron päiväkohtainen maksu 45 vuorokauteen asti. Yksinyrittäjille maksettavat verot ovat kuukausittain pieniä, mutta byrokratia samanlainen kuin suurille yrityksille. Jos yrittäjä ei maksa palkkoja, ei työnantajasuoritusilmoituksia tehdä. Verohallituksen ohjeet ovat epäselvät, joten joudun päättelemään, että 3 euron maksu maksetaan jokaisesta myöhästyneestä ilmoituksesta erikseen. Siis vaikka arvonlisävero, palkkojen ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksu ilmoitetaan käytännössä yhdellä ilmoituksella, viivemaksu on päivässä 9 euroa, mikäli menettely on sama kuin tähän asti (aiemmin 5 euron minimimaksu maksettiin ennakonpidätyksistä ja sosiaaliturvamaksusta erikseen). Jos tuo 3 euroa muutetaan koroksi, 15 %:n korkokannalla päivävelan määrän tulisi olla 7300 euroa, jotta muutosta vanhaan ei olisi. Työstä laskuttavan yrityksen liikevaihdon tulisi olla 300-400.000 euroa, jotta sen yhden päivän viivästyksestä aiheutuvan veron korko 15 %:n mukaan olisi 3 euroa. “Yli 45 päivän myöhässä ilmoittamisesta myöhästymismaksua määrätään lisäksi kaksi prosenttia myöhässä ilmoitetun maksettavan veron määrästä.” Sanamuoto on mahdollisimman epäselvä, mutta kysyin tilitoimistoista varmistuksen, että se tarkoittaisi kahta prosenttia veron määrästä viiveen pituudesta riippumatta. Ainoa katto on ilmoitus- ja verolajikohtainen 15.000 euron katto. Tämän talven influenssat kestävät jopa 2-3 kuukautta. Asioita jää paljon hoitamatta aikataulujen mukaan. Yksittäistapauksissa auto-onnettomuuden jälkeen yrittäjä voi olla kuukausia koomassa, eikä verottaja anna armoa. Veronkorotukset johtuvat useimmiten erilaisista tulkinnoista veroasioissa sekä sairastumisista johtuvista viivästymisistä. Verottaja on jatkossa armollinen: “Veronkorotuksen tasoa alennettiin ja veronkorotus on jatkossa enintään 50 prosenttia verovelvollisen vahingoksi määrätystä verosta.” Korotus voidaan määrätä myös oma-aloitteisten verojen myöhästymisistä ja virheistä. Jos verottaja tekisi jotain todellista, se vaikuttaisi myönteisesti arvonlisäverovelvollisuuden alarajan korottamiseksi 50.000 euroon, mutta silloin jäisivät rangaistusmaksut saamatta. Yhteiskunta näkee vain puuttuvat rahat, eikä ymmärrä kuinka paljon paremmin Suomi voi, jos saamme lisää yrittäjiä. Valtiolla on kovat sanktiot yrittäjiä kohtaan. Valtio itse toimii miten lystää. Kausiveroilmoituksia ei ole voitu tehdä viikkoon, ja verottajalla on tätä kirjoitettaessa puoli tuntia aikaa hoitaa lupauksensa. Nyt on tiistai ja ensi viikolla on ilmoitusten viimeinen jättöpäivä. Siirtäkää talvilomianne, jotta valtio on tyytyväinen. (Ainakaan iltapäivällä 3.1.2017 klo 15.40 uusi oma vero-palvelupakko ei toimi.) Pauli Vahtera
Antti Soro
Antti Soro | 23.5.2017



Kirjaudu sisään
LukijapalvelutMediakorttiYhteystiedotPalaute