Verkkolaskun kehitysnäkymät ja eOsoite

EU:n direktiivi pakottaa julkishallintoa koko Euroopassa vastaanottamaan laskut sähköisinä laskuina. Laskujen välitys tulee tapahtumaan PEPPOL-verkoston kautta. Samalla tietosuojadirektiivi tiukentaa käsittelyä. Kotimaassa tehdään uranuurtavaa työtä, jonka tuloksena ollaan ottamassa myös eKuitit osaksi aineistoa, jota verkkolaskuinfrastruktuurilla välitetään.

EU:n uusi verkkolaskustandardi

EU:n vuonna 2014 hyväksymä direktiivi 2014/55/EU velvoittaa julkisen sektorin hankinnoissa ostajat ottamaan laskut vastaan sähköisinä. Direktiivissä olevat siirtymäajat määrittävät, että keskushallinnon yksiköillä tällainen kyky on oltava käytössä marraskuussa 2018 ja paikallishallinnon organisaatioilla 12 kuukautta myöhemmin eli marraskuussa 2019.

Ensi silmäyksellä tämän direktiivin vaatimukset eivät suomalaisten julkishallinnon toimijoiden kannalta vaikuta ylivoimaisilta. Suomessa on jo pitkään tehty sähköistä laskutusta ja julkishallinnon toimijoillakin on valtaosin tarvittavat valmiudet.

Haasteet tulevatkin siitä, että direktiivi määrittää myös laskujen tietosisällön ja käytettävät laskusanomat. Tätä määritystä varten Euroopan komissio on tilannut standardointi­työn Euroopan standardointijärjestöltä CEN:ltä. Suomen osallistuminen tähän standardointityöhön tapahtuu Suomen Standardoimisliiton (SFS) kautta. Vuoden 2017 keväällä standardointityö on edennyt niin pitkälle, että uuden EU-laskustandardin sisältö ja kaksi pakollista sanomamuotoa on hyväksytty. Suomessa yleisesti käytettäville sanomamuodoille Finvoice ja TEAPPSXML julkaistaan päivitetyt versiot, jotka takaavat sisällöllisen yhteensopivuuden EU:n standardin kanssa.

PEPPOL-verkko tulee 

Alun perin EU-projektina toteutettu PEPPOL-verkko on ollut jo joissain maissa – lähinnä Norjassa – julkishallinnon toimijoilla laajasti käytössä. EU:n julkisten hankintojen sähköisen laskutuksen direktiivi on lisännyt huomattavasti kiinnostusta PEPPOL-verkon käyttöön myös muissa Euroopan maissa. PEPPOL-verkon hallinnoista vastaa nykyisin erillinen OpenPEPPOL-yhdistys, joka on rekisteröity Belgiaan. PEPPOL-verkon käyttö sinällään ei ole pakollista tai EU:n direktiivin edellyttämää, mutta käytännössä yhteydet kyseiseen verkkoon edesauttavat sähköisen laskutuksen välittymistä EU:n alueella.

Suomalaisten julkishallinnon toimijoiden kannattaa varmistaa käyttämiensä palveluntarjoajien kyvykkyys vastaanottaa ja toimittaa asiakkailleen näiden tarvitsemassa muodossa uuden EU-standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Toinen varmistettava asia on käytetyn palveluntarjoajan yhteys PEPPOL-verkkoon, minkä voi helposti varmistaa vaikkapa edellyttämällä ”PEPPOL Certified Access Point” -tunnuksen käyttöoikeutta.

Vastaavasti yritysten on syytä varmistaa, että palveluntarjoaja on kyvykäs toimittamaan sähköiset laskut vastaanottajille uuden EU-standardin mukaisesti ja PEPPOL-verkon välityksellä.

eKuitti uutena aineistomuotona

Paperisen kuitin käsittely maksaa yrityksille noin 6 euroa kuitilta. eKuitin mahdollistaman kuittien automatisoinnin myötä yritykset säästäisivät yksin pankki- ja luottokorttimaksujen osalta jopa 800 miljoonaa euroa Suomessa. Nykyisellään verkkolaskuja välitetään noin 250 miljoonaa kappaletta vuodessa Suomessa. eKuittien myötä välitettävän aineiston määrä voi jopa tuplaantua.

eKuitti pystytään viemään markkinoille tehokkaasti ja nopeasti olemassa olevan verkkolaskuinfrastruktuurin kautta. Tällä hetkellä tavoitetaan yli 200 000 yritystä. Taloushallinnolle ja yrittäjille se tarkoittaa huomattavaa kustannussäästöä ja helpompaa elämää. Puhumattakaan niistä lukuisista mahdollisuuksista, joka eKuitti tuo asiakaspalvelun kannalta. eKuitti mahdollistaa asiakaspalvelun jatkamisen kassatapahtuman jälkeen. Älykkään digitaalisen kuitin avulla voi muun muassa kerätä nimenomaiseen ostotapahtumaan ja asiakaspalvelijaan liittyen asiakaspalautetta vaikkapa hymynaamojen avulla, lähettää kohdennettuja ja personoituja tarjouksia tai kuponkeja, sekä tarvittaessa tehdä takasinkutsuja tuotteille. Yritysten taloushallinnossa käsitellään tuhansia paperisia kuitteja. eKuitti tuo tähän merkittävän muutoksen, koska koko kuittien käsittelyprosessi voidaan automatisoida. Tämä säästää kustannuksia ja aikaa ja helpottaa arkistointia.

Ensimmäinen eKuitti on jo välitetty Tiedon verkkolaskuinfrastruktuurin kautta. Tämä pilotti tehtiin osana Suomen taloushallintoliiton TALTIO-hanketta ja pilotin toteuttivat Tieto Finland Oy, Administer Oy, Finanssialan Keskusliitto, Kuittilompakko ja Suomen Kassalaite yhteistyössä Suomen Taloushallintoliiton kanssa.

Yksityisyyden suoja ja sähköinen laskutus

Toukokuun 25. päivä 2018 astuu voimaan EU:n tietosuojadirektiivi 95/46/EC. Tämä laki tiukentaa merkittävästi yksityisyyden suojaa ja asettaa myös vaatimuksia sähköiseen laskutukseen.

Kuluttajalaskuissa on luonnollisesti yksityishenkilöitä koskevaa tietoa, mutta hyvin usein myös organisaatioiden välisissä laskuissa välitetään osapuolten kontaktihenkilöiden nimiä ja yhteystietoja.

Lähettämissään yritysmyyntilaskuissa organisaatio voi luonnollisesti säädellä yksityishenkilöitä koskevaa tietoa, mutta saapuvissa ostolaskuissa tällainen sääntely on paljon hankalampaa.

Kaiken kaikkiaan organisaatioiden on hyvä perehtyä uuden direktiivin säädöksiin ja huolehtia yksityishenkilöitä koskevan tiedon asianmukaisesta käsittelystä. Palveluntarjoajilta on syytä edellyttää selvitystä uuden direktiivin mukaisesta yksityishenkilöiden tiedonkäsittelystä. Laki sisältää tuntuvat sanktiot säädösten rikkomisesta, joten varautuminen on syytä tehdä huolella ja ajoissa.

Suomalaisten yritysten laskutus ulkomaisilta asiakkailta

Suomalaisten yritysten rajat ylittävä sähköinen laskutus on hiljalleen kasvanut vaikkakin asiakkaiden tavoitettavuus verkkolaskutuksen keinoin on vielä toistaiseksi ollut kaukana tasosta, johon on totuttu kotimaassa. Monissa maissa sähköinen laskutus on usein ymmärretty pdf-muotoisten laskun kuvien lähettämiseksi sähköpostilla.

Käytännössä ulkomaisten asiakkaiden sähköinen laskutus on edellyttänyt sellaisten verkkolaskuoperaattoreiden käyttämistä, joilla on tarjota yhdysliikennepalveluita muihin Pohjoismaihin, Baltiaan ja Keski-Eurooppaan. Pienempien yritysten käyttämissä pankkien palveluissa ei juurikaan ole ollut mahdollisuutta rajat ylittävään verkkolaskutukseen.

Suomessa tutun verkkolaskutuksen yleistyminen on kuitenkin tosiasia, ja toisaalla kuvatun eurooppalaisen laskustandardin ja yhteentoimivien infrastruktuurien myötä muutokset voivat tapahtua nopeastikin.

Verkkolaskutuksen kattavuuden kasvua odottaessa moni yritys joutuu käyttämään isojen asiakkaiden tarjoamia laskujen vastaanottoon tarkoitettuja web-portaaleita laskujen tallettamiseen sekä lähettämään sähköpostilla pdf-muotoisia laskujen kuvia.

Yritysten kannattaa olla aktiivisia käyttämiensä palveluntarjoajien suuntaan ja edellytettävä näiltä aktiivisuutta rajat ylittävään verkostoitumiseen sekä toimivia yhteyksiä erilaisiin olemassa oleviin kansainvälisiin infrastruktuureihin.