Uusi asunto-osakeyhtiölaki tuo muutoksia hallinnon tehtäviin

Yhtiökokouskutsu

Merkittävä muutos on yhtiökokouksen kutsuajan pidentyminen siten, että yhtiökokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Säännös on pakottava ja menee yhtiöjärjestyksessä olevien kokouskutsuaikojen edelle. Uuden lain mukaista enimmäis- ja vähimmäiskutsuaikaa on noudatettava 1.7.2010 tai sen jälkeen järjestettävässä yhtiökokouksessa.

Uuden lain mukaan yhtiökokouskutsu on toimitettava aina kirjallisesti. Kirjallinen kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa. Kirjalliseen toimittamistapaan rinnastetaan kutsun toimittaminen osakkaan nimenomaisesti tähän tarkoitukseen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai muuhun tietoliikenneyhteyteen. Edes yhtiöjärjestyksen määräyksellä ei voida tätä kirjallista muotovaatimusta poistaa.

Pelkkä yhtiön ilmoitustaululla ilmoittaminen ei enää riitä, vaikka yhtiöjärjestyksessä näin määrättäisiinkin. Kutsu ilmoitustaululla voi kuitenkin jatkossa täydentää kirjallista kokouskutsua ja muistuttaa ohi kulkevaa osakasta yhtiökokouksen lähestymisestä. Ilmoitustaululla oleva kutsu täyttää myös vaatimuksen ilmoituksesta talon asukkaille sellaisesta yhtiökokouksesta, joihin talon asukkailla on lain mukainen osallistumisoikeus. Yhtiöissä, joissa on vähintään viisi huoneistoa ja huoneistoilla eri omistajat, talon vuokralaisilla ja asukkailla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen, jossa käsitellään järjestyssääntöjä, yhteisten tilojen käyttöä tai sellaista kunnossapitoa tai uudistusta, joka vaikuttaa olennaisesti vuokralaisen tai asukkaan huoneiston tai yhteisten tilojen käyttöön. Ilmoitus tällaisesta yhtiökokouksesta on viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta asetettava nähtäville yhtiön ilmoitustaululle tai toimitettava jokaiseen huoneistoon, jossa asuu vuokralainen tai muu asukas.

Varsinaisen yhtiökokouksen pitoaika

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Säännös on pakottava eikä siitä voida määrätä yhtiöjärjestyksessä toisin. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että tilikauden ollessa kalenterivuosi ja yhtiöjärjestyksen määrätessä varsinainen yhtiökokous pidettäväksi huhtikuun loppuun mennessä, yhtiökokous voidaan yhtä hyvin pitää kesäkuussa. Tämä on tilanne 1.7.2010 jälkeen, jollei yhtiöjärjestystä muuteta uuden lain mukaiseksi.

Pakkoa yhtiöjärjestyksen muuttamiseen ei ole. Uusi laki lähtee muutenkin siitä, ettei yhtiöjärjestyksiä tarvitse muuttaa miltään osin uuden lain vuoksi. Hallinnon ja osakkaiden kannalta yhtiöjärjestyksen ajantasaistaminen saattaa olla selkeyden vuoksi jossain vaiheessa järkevää uuden lain pakottavien normien ajaessa yhtiöjärjestyksen määräysten ohi.

Valtuutus ja äänileikkuri yhtiökokouksessa

Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai osoitettava muulla luotettavalla tavalla yhtiökokoukselle olevansa oikeutettu edustamaan omistajaa. Valtuutuksen voimassaoloa ei ole enää rajoitettu. Myös lesken, joka asuu perintökaaren mukaisen lesken vähimmäissuojan perusteella huoneistossa, on esitettävä yhtiökokouksessa valtakirja tai muuten osoitettava oikeutensa edustaa omistajaa.

Osakkeiden yhteisomistajat tarvitsevat jatkossa aina valtuutuksen muilta yhteisomistajilta edustaessaan huoneistoa yhtiökokouksessa. Yhtiön omistamassa rakennuksessa samassa huoneistossa asuva avio- tai avopuoliso voitaneen katsoa olevan oikeutettu edustamaan toista osakkeenomistajaa. Vain tilanteessa, jossa on syytä olettaa puolisolta puuttuvan edustusoikeus, voidaan avio- tai avopuolisolta edellyttää edustusoikeutensa osoittamista.

Valtuutetun edustamien osakkeiden äänimäärää ei enää lasketa yhteen, kuten ennen. Tämä merkitsee käytännössä sitä, että yhden valtuutetun edustaessa useita osakkaita ei niin sanottu äänileikkuri pure, vaan kaikkien osakkeiden tuottamat äänioikeudet otetaan äänestyksessä huomioon, ellei jonkun valtuuttajan tai valtuutetun oma äänimäärä oikeuta leikkaamaan ääniä. Yhtiöt voivat halutessaan yhtiöjärjestyksellä poiketa tästä uuden lain mukaisesta äänileikkurisääntelystä.

Selvitys kunnossapitotarpeesta

Uusi laki ohjaa taloyhtiöitä suunnitelmalliseen kunnossapitoon. Yksi keino tämän tavoitteen saavuttamiseen on velvollisuus laatia joka vuosi selvitys talon kunnossapitotarpeista. Uuden lain mukaan taloyhtiön hallituksen on joka vuosi esitettävä kirjallinen selvitys siitä, millaisia korjaustarpeita talossa tulee olemaan seuraavan viiden vuoden aikana. Selvitys on lain mukaan esitettävä vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa, ja tämä koskee myös niin sanottuja kahden yhtiökokouksen asunto-osakeyhtiöitä. Näin ollen selvitys pitää tuoda heinäkuun alun jälkeen pidettävään seuraavaan, varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Selvitys kunnossapitotarpeesta tulee esitettäväksi jo tänä vuonna, jos yhtiöllä on kalenterivuodesta poikkeava tilikausi, joka päättyy 1.7.2010 tai sen jälkeen ja tilinpäätöskokous pidetään ennen vuodenvaihdetta. Jokaisen taloyhtiön tulisikin miettiä jo nyt, miten asia omassa yhtiössä hoidetaan, ja varauduttava myös selvityksen vaatimiin kustannuksiin budjetissaan.

Selvityksen sisällöstä laissa todetaan vain sen olevan” hyvän kiinteistönhoitotavan mukainen”. Selvitys voi perustua esimerkiksi talon kuntoarvioon. Riittävän rakennusalan koulutuksen ja asiantuntemuksen omaavan isännöitsijän tai hallituksen jäsenen on mahdollista tehdä selvitys. Uusissa taloyhtiöissä riittävänä voidaan pitää mainintaa siitä, että huoltokirjan mukaiset toimet on suoritettu. Selvityksen sisältö voi siis vaihdella ja määräytyy pitkälti yhtiön luonteen mukaan.

Yhtiökokous tekee erikseen päätökset siitä, mitkä selvityksen mukaiset korjaukset yhtiössä tehdään ja korjausten ajankohdan. Hallituksen selvitys kunnossapitotarpeesta liitetään yhtiökokouspöytäkirjan liitteeksi. Selvitys laitetaan myös liitteeksi isännöitsijäntodistukseen. Näin taloyhtiöstä asunnon ostamista harkitsevatkin saavat tiedot suunnitelluista korjauksista.

Hallituksen on lisäksi uuden lain edellyttämällä tavalla laadittava kirjallinen selvitys huomattavista korjauksista, jotka yhtiössä on aiemmin tehty ja esitettävä se joka vuosi varsinaisessa yhtiökokouksessa. Selvitys sisältää vastaavat tiedot kuin yleensä isännöitsijäntodistuksessa esitetään. Selvitykseen merkitään nimenomaan sellaiset hankkeet, joissa niin sanottua teknistä käyttöikää on jäljellä. Lisäksi on tärkeää tietää, milloin esimerkiksi lvi-saneeraus on viimeksi suoritettu.

Tilin- ja toiminnantarkastaja

Taloyhtiöissä, joissa on yli 30 huoneistoa, on aina valittava HTM- tai KHT-tilintarkastaja. Ammattilaistilintarkastajan lisäksi voidaan valita toiminnantarkastaja seuraamaan yhtiön hallintoa. Toiminnantarkastaja voidaan valita yhtiöjärjestyksen määräyksen perusteella tai yhtiökokouksen päätöksellä. Toiminnantarkastajalle ei ole säädetty erityisiä kelpoisuusvaatimuksia, joten aktiivinen osakaskin voi toimia toiminnantarkastajana. Isännöitsijä, hallituksen jäsen tai hallituksen jäsenen puoliso eivät puolestaan voi toimia ­toiminnantarkastajana.

Alle 30 huoneiston yhtiöissä on valittava HTM- tai KHT-tilintarkastaja, jos yhtiöjärjestyksessä nimenomaisesti näin määrätään. Jos yhtiöjärjestyksessä on määräys vain tilintarkastajan valinnasta, yhtiö voi valita joko tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan. Tilintarkastajan vaihtaminen toiminnantarkastajaksi ei vaadi yhtiöjärjestyksen muuttamista. Sen sijaan, jos taloyhtiö ei katso tarkoituksenmukaiseksi valita kumpaakaan edellä mainituista tarkastajista, yhtiöjärjestykseen on lisättävä nimenomainen maininta siitä, ettei yhtiössä valita toiminnantarkastajaa.

Edellä mainitut uudet säännökset tilin- ja toiminnantarkastajasta koskevat heinäkuun alun jälkeen alkavia ­tilikausia.

Yhtiövastikkeet

Vastikkeita koskevat säännökset ja periaatteet pysyvät pitkälti entisellään. Uuteen lakiin on kuitenkin otettu niin sanottu hyvitysmahdollisuus. Yhtiökokous voi päättää tietyn huoneistoa koskevan yhtiövastikkeen alentamisesta yhtiön suorittaman uudistuksen tai kunnossapitotyön yhteydessä, jos huoneistossa on osakkaan toimesta aiemmin tehty töitä, jotka vähentävät yhtiölle aiheutuvaa menoa. Yhtiökokous tekee hyvityspäätöksen normaalilla enemmistöllä. Hyvityksen lähtökohtana on aina yhtiölle syntyvä säästö. Yhtiökokous voisi päättää osakkaan hyvittämisestä esimerkiksi tilanteessa,

jossa yhtiö päättää uusia kaikki hanat ja yksi osakkaista on jo vaihtanut huoneistoonsa aiemmin uudet hanat. Hyvityksen suuruus lasketaan vertailemalla yhtiön saamaa säästöä osakkaan maksuosuuteen ja jos säästöä yhtiölle syntyy, hyvitys on mahdollista.

Lainsäätäjä on halunnut vauhdittaa hissien hankkimista hissittömiin taloyhtiöihin ja helpottaa hissipäätösten tekoa yhtiöissä. Hissin jälkiasennuksesta osakkaille aiheutuvat kustannukset on uudessa laissa jyvitetty huoneistojen sijaintikerrosten mukaan. Lain ideana on: mitä korkeammalla asuu, sitä enemmän hissistä hyötyy ja myös maksaa. On katsottu olevan kohtuullista, että ylempien kerrosten osakkeenomistajat maksavat hissistä enemmän kuin alakerran osakkaat.

Hissikustannusten jyvityslaskelma ei valitettavasti ole yksinkertaisemmasta päästä. Jokaiselle kerrokselle on laskettava oma kustannuskertoimensa, johon vaikuttavat erilaiset tekijät, kuten esimerkiksi talon kerrosten lukumäärä, pääsisäänkäynnin sijaintikerros ja hissin pysähtyminen samaan kerrokseen kuin asuinhuoneiston sisäänkäynti. Kertomalla yhtiöjärjestyksen mukainen vastikeperuste hissikertoimella, saadaan selville yksittäisen osakkaan maksuosuus hissistä.

Uuden lain mukaiset säännökset hissikustannusten jaosta koskevat vähintään kolmikerroksisia rakennuksia ja vain hissin jälkiasentamista. Kustannusten osalta on tärkeä huomata, että kun hissi on saatu asennetuksi, kaikki osakkaat osallistuvat jatkossa hissin kunnossapitokustannuksiin aivan normaalin vastikeperusteen mukaisesti.

Oikeusministeriö esittää, että lain hissisääntelyä muutetaan vielä ennen uuden lain voimaantuloa. Muutos hissipykälän muuttamiseksi käsiteltäneen eduskunnassa keväällä 2010 ja se tullee voimaan samanaikaisesti uuden lain kanssa. Esityksen tavoitteena on selventää ja täsmentää sitä, että katutasossa olevat liikehuoneistot voidaan vapauttaa hissin jälkiasennuskustannusten suorittamisesta.

Lunastuslausekkeet

Lunastusmenettely selkeytyy, sillä uutta lakia sovelletaan kaikkiin asunto-osakeyhtiöiden lunastuslausekkeisiin riippumatta siitä, milloin lunastuslauseke on rekisteröity. Lunastustilanteissa lunastusvaatimus tulee aina esittää yhtiölle ja lunastushinta on aina maksettava hallitukselle rahana tai sellaisella maksuvälineellä, josta Suomessa toimiva pankki vastaa. Maksettaessa lunastushinta pankkisiirrolla, maksupäiväksi katsotaan se päivä, jona maksaja on suorittanut lunastushinnan määrän pankille.

Hallitus ei saa koskaan suorittaa lunastushintaa ennen osakekirjan luovuttamista. Nämä lunastusvaatimuksen esittämistä ja lunastushinnan maksamista koskevat säännöt ovat pakottavia ja ohittavat yhtiöjärjestyksen vastaavat säännökset. Säännöksiä sovelletaan kaikkiin vanhoihin lunastuslausekkeisiin.

Kunnossapito- ja muutostyöt

Osakkeenomistajan ja yhtiön välinen kunnossapitovastuu pysyy pääpiirteittäin ennallaan. Perusjärjestelmät ja niihin liittyvä vastuunjako on uutta. Perusjärjestelmät kuuluvat kokonaisuudessaan yhtiön vastuulle, mutta asunnon sisäpuoliset laitteet ovat puolestaan osakkaan vastuulla.

Hallinnon käytännöntyönkin kannalta merkittävä asia on osakkaiden remontteihin liittyvä laaja ilmoitusvelvollisuus. Osakkeenomistajan on ilmoitettava taloyhtiölle kirjallisesti etukäteen suunnittelemistaan huoneiston kunnossapito- ja muutostöistä, käytännössä vain maalaus- ja tapetointityöt jäävät ilmoitusvelvollisuuden ulkopuolelle.

Yhtiön on säilytettävä ja arkistoitava huolellisesti kaikki osakkaan remontti-ilmoitukset. Yhtiön hallinnon tulisi miettiä jo nyt tarkkaan, miten ja missä ilmoitukset säilytetään sekä muut ilmoitusten dokumentoinnin vaatimat käytännön järjestelyt.

Johtohenkilön vastuu

Uudesta asunto-osakeyhtiölaista löytyy kattavat säännökset vahingonkorvausvastuusta. Lain esitöistä ilmenee, ettei tarkoituksena ole ollut ankaroittaa johtohenkilöiden vastuuta. Kuten aikaisemminkin hallituksen ja isännöitsijän korvausvastuun syntyminen edellyttää tahallisuutta tai huolimattomuutta. Johdon on aina toimittava tämän huolellisuusvelvoitteen mukaisesti huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti.

Hallituksen ja isännöitsijän on korvattava vahinko, jonka hän tehtävässään muuten asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta on aiheuttanut yhtiölle, osakkaalle tai muulle henkilölle. Tällainen vahinko katsotaan tuottamusolettaman perusteella aiheutetuksi aina huolimattomuudella ja siksi yhtiön johtohenkilöiden on osoitettava toimineensa huolellisesti vastuun välttämiseksi.