Tosite digitaalisessa maailmassa

Tekniikka ja lainsäädäntö ovat muuttaneet taloushallinnon toimintaprosessien lisäksi myös sitä, mikä on tosite ja miten sitä käsitellään.

Yhä useammat tositteet syntyvät, elävät ja arkistoituvat digitaalisina. Digitaalisten tositteiden, esimerkiksi verkkolaskujen esitys- tai tiedostomuoto saattavat muuttua usein elinkaaren aikana. Paperitositteitakin skannataan ja tulostetaan tarvittaessa uudelleen. 

Tositteen sisältö

Kirjanpitolain ja sen nojalla annetun Kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeen mukaan tositteessa on keskeistä sen sisältö. Menetelmäohjeen kohdassa 2.1 ohjeistetaan:

”Tietosisällön tulee olla niin yksikäsitteinen ja yksityiskohtainen, että sen perusteella on mahdollista laatia kirjanpitomerkintä. Tositteen tietosisällön perusteella taloushallinnon asiantuntemusta omaavan henkilön tulee olla mahdollista toistaa alkuperäinen kirjaus muuttumattomana.”

Sisällöltään asianmukainen tosite muodostaa audit trailin liiketapahtuman ja kirjauksen välille. Tositteen tulee kuvata rahamäärän ohella liiketapahtuman sisältö riittävällä tarkkuudella. Muistiotositteissa tulee kuvata kirjauksen perusteet niin, että ammatti-ihminen pystyy jälkikäteenkin ymmärtämään liiketapahtuman sisällön. Esimerkiksi kehittämismenojen aktivoinnissa tiedot käytetystä työajasta ja sen kustannuksista ovat osa tositetta. Taloushallintojärjestelmän laatimissa automaattitiliöinneissä ovat laskentasäännöt osa tositteen sisältöä ja ne tulee säilyttää tositteen tiedoissa tai erillisenä asiakirjana. 

Meno- ja tulotositteen sisältöä on ohjeistettu kirjanpitolaissa yksityiskohtaisemmin:

”Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin.”

Ostojen ja myyntien tosittaminen on ollut melko selkeää perinteisen kappaletavarakaupan aikaan. Myyntilaskussa on lukenut tuotenimi ja tarvittaessa kuvaus tuotteesta sekä luovutusajankohta. Myyntilasku on edelleen tyypillisin tulotosite muussa kuin käteis- tai korttimaksamisessa. Tuotteiden ja palvelujen digitalisoituminen sekä verkkokauppa luovat uusia haasteita, mutta perusasiat eivät muutu. Myös digitaalisten palvelujen kauppa sekä verkkokauppa tulee tosittaa niin, että tositteesta käy ilmi, mitä on myyty ja millä hinnalla. 

Esimerkkinä voidaan mainita uusi verkkopalvelu, jossa myydään matkalippuja verkkomaksulla kaukoliikenteen busseihin. Myynnin tositteeksi järjestelmästä tuotetaan raportti, jossa on listattu kuukauden aikana myydyt liput yksikköhinnoittain eriteltynä eli kuinka monta minkäkin hintaista lippua on myyty kuukauden aikana. Lisäksi on laskettu  yhteissummat euroina ja kappaleina. Lipunmyynnit on ryhmitelty sen mukaan, onko matkustuspäivä kuluvan kuun vai tulevien kuukausien aikana, jotta kirjaaminen ennakkomaksuihin ja myynteihin on helppoa.

Luovutusajankohdan osalta joudutaan digitaalisten palvelujen osalta joskus käytännön sanelemana luovutusajankohdan sijaan nojautumaan maksuperusteeseen. Kun esimerkiksi puhelinyhtiö tai verkkokauppa tilittää mobiilipelien valmistajalle ladatuista peleistä, ei pelivalmistaja välttämättä tiedä yksittäisen pelin luovutusajankohtaa. 

Tositteen toteutustapa

Tositteita voidaan käsitellä kirjanpitoprosessin aikana joustavasti, kunhan olennainen tietosisältö säilyy. Alla on kuvattu Menetelmäohjeessakin mainittuja esimerkkitapauksia:

Tositteen muoto tai tekninen toteutustapa voidaan muuttaa kirjanpidon laatimista varten tai arkistointia varten. Tästä esimerkkinä on tilanne, jossa myyjä lähettää asiakkaalleen verkkolaskuoperaattorinsa kautta verkkolaskun TEAPPS-tiedostomuodossa. Ostaja tai tilitoimisto taas käsittelee omassa järjestelmässään kaikki ostolaskut Finvoice-tiedostomuodossa, joten operaattori muuttaa tiedoston asiakkaan taloushallinnon helpottamiseksi Finvoice-muotoon. Ostaja käsittelee ja arkistoi laskun Finvoice-muodossa. Vastaavasti myyjä saattaa lähettää laskun Finvoice-muodossa ostajalle, joka ei vastaanota kuin paperilaskuja. Tällöin lasku tulostetaan paperille tulostuspalvelussa ostajaa varten, joka käsittelee ja arkistoi sen paperilla tai skannattuna tiedostona niin halutessaan.

Myös paperilla olevien tositteiden osalta voidaan noudattaa samoja joustavia periaatteita. Jos tilitoimiston asiakasyritys kuvaa maksamansa paperilaskun ja lähettää kuvatiedoston tilitoimistoon kirjanpidon laatimista varten, on tilitoimiston kirjaama ja kirjanpitoaineistoon sisällyttämä kappale kirjanpidon tosite. Tämä tosite voidaan arkistoida paperilla tai tiedostona. Tilitoimiston asiakas voi hävittää alkuperäisen paperin, mutta se kannattaa säilyttää varmuuden vuoksi, kunnes tilitoimisto on toimittanut laatimansa kirjanpidon tositteineen asiakkaalle.

Yhteistä yllä kuvatuissa tapauksissa on se, että tositteen tietosisältö pysyy olennaisilta osin samana koko käsittely­prosessin ajan. Verkkolaskujen osalta asiasta on varmistuttu verkkolaskustandardien yhteensovittamisella. Paperitositteiden kuvaamisen (tai skannauksen) osalta riittää kohtuullinen mustavalkolaatu. Myös kännykkäkameran kuva kelpaa mainiosti tositteeksi.

Samasta liiketapahtumasta voidaan laatia erimuotoinen tosite myyjän ja ostajan kirjanpitoa varten. Hyvänä esimerkkinä on vähittäiskauppa tai ravintola. Asiakas saa ostotositteekseen käteiskuitin, jonka minimitietosisältö on määritetty arvonlisäverolain 209 c §:ssä ostajaa ja verottajaa varten. Myyjä voi tosittaa myyntitapahtumansa myyntiraportin avulla, jossa myydyt tuotteet on listattu esimerkiksi myyntipäivittäin ja tuotteittain toimipistekohtaisesti tai kassapistekohtaisesti. Myyjä voi hävittää käteiskuitit, kun niitä ei enää tarvita korttimaksuihin liittyviin selvityksiin. Myös käteiskuitteja voidaan luonnollisesti käyttää tositteina, joskin niiden käsittely on hidasta jos volyymit ovat suuret.

Luottokorttialan kansainväliset standardit mahdollistaisivat kuiteista luopumisen myös ostajayrityksen kirjanpidossa. Luottokorttilaskulla voidaan esittää ostettavan tuotteen erittelytiedot riittävällä tarkkuudella. Valitettavasti vasta harvat kauppiaat tuottavat erittelytiedot, joten luottokorttikuittien perääminen kortinhaltijoilta on valitettavasti aikaa vievää arkipäivää vielä jonkin aikaa, ja kuitit tulee arkistoida osana luottokorttitositetta.

Sama asiakirja voi toimia useamman liiketapahtuman tositteena. Yrityksen solmima vuokrasopimus voi toimia menotositteena yhdessä kunkin vuokrakauden maksutapahtuman kanssa. Toistuvaan maksuun voidaan kirjata selitteeksi sopimusnumero, jolloin tiliotteen tapahtumaselite ja vuokrasopimus yhdessä toimivat menotositteena. Sopimus tulee tällöin arkistoida osana kirjanpitoaineistoa siten, että se on vaivattomasti löydettävissä kunkin tilikauden menokirjauksia tarkastettaessa. 

Tosite voi koostua useammasta asiakirjasta ja tiedostosta. Klassinen esimerkki on myyntilasku ”laskutamme oheisen liitteen mukaan”, jossa myydyt tuotteet on eritelty esimerkiksi erillisellä lähetteellä. Arkistoidaanpa varsinainen lasku ja lähete paperilla tai tiedostona, ne tulee arkistoida siten, että tositteen tietosisältö on tarkasteltavissa kokonaisuutena. Eräs tapa toteuttaa asia on arkistoida myyntilasku siten, että tiedostonimenä on tositenumero (esimerkiksi 30-103) ja lähete siten, että sen tiedostonimenä on tositenumero ja lisämerkki (30-103a).

Lainsäädännön ja käytännön perusteella voidaan tiivistää, että tosite on liiketapahtuman sisällön, ajankohdan ja euromäärän todentava päivätty ja numeroitu tietokokonaisuus, joka arkistoidaan yrityksen kirjanpitoaineistona siten, että siitä on yhteys kirjanpitomerkintään.

Tosite, päiväkirja, yhdistelmätosite, täsmäysselvitys…

Kirjanpitoaineistoa tuottavia tietojärjestelmiä kehitettäessä kannattaa aina miettiä asiakasyritysten taloushallinnon prosesseja syvällisemmin kuin pelkästään kirjanpitolain minimivaatimusten kannalta. Millainen tosite mahdollistaa tehokkaan kirjanpitoprosessin, aineiston täsmäytettävyyden ja tarkastettavuuden? 

Eri yritykset järjestävät taloushallintonsa eri tavoin, joten sama järjestelmän tuottama asiakirja voi toimia eri käyttötarkoituksissa. Esimerkiksi autokatsastusalalle kehitetystä varaus- ja laskutusjärjestelmästä voidaan viedä tapahtumat kirjanpitojärjestelmään joko liittymän kautta tiedostona tai käsin kirjaamalla. Näistä lähtökohdista suunniteltiin myynnin tositteeksi raportti, jossa kuukauden myynnit on listattu tuotteittain ja maksutavoittain päiväkohtaisesti eriteltynä. Raportille voidaan tuottaa automaattisesti myös tiliöinnit järjestelmäasetusten perusteella.

Jos myynnit kirjataan kirjanpitoon käsin, voidaan raporttia käyttää: 

tositteena  (nykyään on yleistä, että myyntiraportin perusteella kirjataan kuukausikohtaiset loppusummat, joskin osa tilintarkastajista pitää tällaista kirjaustapaa turhan suoraviivaisena ja hankalasti tarkastettavana, jos liiketapahtumien määrä on huomattava)

myynnin päiväkirjana/yhdistelmätositteena, jos raportti sisältää tiliöinnit esimerkiksi päivä- tai kauppatapahtumakohtaisesti ja myynnit kirjataan kirjanpitoon kuukausikoosteena (menetelmäohjeen kohta 3.4.1 kuvaa yhdistelmätositteen käyttöä).

Jos taas myynnit viedään kirjanpitoon liittymän kautta, toimii sama raportti myös koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvityksenä.

Tositteiden arkistoinnista

Olen käsitellyt kirjanpitoaineiston arkistointia laajemmin lokakuun 2011 Tilisanomissa. Tositteiden arkistoinnissa keskeiset huomioitavat asiat ovat:

• Audit trailin tulee toteutua tositteelta kirjanpitomerkintään päivä/pääkirjalle ja päinvastoin.
• Tiedostomuotoiset tositteet tulee arkistoida yleisessä käytössä olevilla tiedostomuodoilla kuten xml, htm, yleiset kuvatiedostot tai txt.
• Tositteetkin kannattaa arkistoida tiedostoina eikä siten, että tiedot säilytetään vain järjestelmän tietokannassa.