17. lokakuuta 2017

Seura meitä Facebookilla Seura meitä Twitterilla Tilaa syöte

Share/Save

Taloushallinnon data yhtenäiseksi

Julkaistu 21.1.2016

  • Markku Ojala

Taloushallinnon sähköisessä tietovirrassa on vielä suvantopaikkoja, joissa tieto liikkuu hitaasti ja osin manuaalisten työvaiheiden avulla. Taloushallinto kaipaa vedenpumppaamoja, jotta virta nopeutuu ja toiminta tehostuu.

Viime aikoina on ollut paljon puhetta digitaalisesta ja reaaliaikaisesta taloushallinnosta ja niistä toimista, joita sen edistämiseksi pitäisi tehdä erityisesti pk-yrityksissä. 

On keskusteltu siitä, miten yrittäjä saataisiin mukaan digitalkoisiin ja minkälaista konkreettista taloudellista hyötyä yrittäjä voi kokea saavansa esimerkiksi verkkolaskutukseen siirtymisestä. 

Yrittäjän pohdinnan ymmärtää. Verkkolaskutus ei ole itseisarvo, mutta sillä on tärkeä tehtävä taloushallinnon tietovirrassa.  Se on kuin pumppaamo, joka johtaa vettä ylemmäs. Myös verkkolaskun tehtävänä on, että tieto virtaa tahdotulla tavalla. Omassa muodossaan – sähköisesti.

Digitaalinen taloushallinto on toki muutakin kuin verkkolaskutusta. Se on manuaalisten työvaiheiden kriittistä tarkastelua ja käsin tehtävän tallennustyön vähentämistä taloushallinnon tietovirran koko matkalta. Laskua edeltää myynnin tilaus- ja toimitusketju ja tavarakaupassa yrityksen oma ostotoiminta sisään tulevaa tavaraa varten. 

Yritys ei voi vähentää ostotoiminnastaan manuaalista tallennustyötä, mikäli verkkolaskut eivät kulje ja omat toimittajat eivät verkkolaskulla laskuta. Verkkolasku on siis tärkeä rakennusmateriaali sähköisen taloushallinnon kokonaisuuden rakentamisessa. 

Taloushallinto tarvitsee myös muun rakennusmateriaalin sähköisessä muodossa. Tätä materiaalia ovat esimerkiksi maksukorttitapahtumien tietosisällöt. Paperinen kuitti voidaan kuvantaa sekä tietosisältö saattaa sähköiseen eli rakenteiseen muotoon. Käteishankinnasta yritykselle annettavan kuitin tietosisältö voisi kuitenkin siirtyä sähköisessä muodossa myyjän järjestelmästä suoraan ostajan järjestelmään ilman paperista kuittivaihetta ja taloushallinnon tietovirran katkeamista. Tässäkin kohtaa tarvitaan alussa mainittua vedenpumppaamoa, jotta sähköinen tietovirta juoksisi ilman suvantovaiheita. Suomessa on vuoden 2015 aikana tehtykin työtä, jotta kuittitietosisältö saataisiin vastaisuudessa sähköisesti yritykseltä toiselle ja järjestelmästä toiseen.

Syksyn 2015 aikana on keskusteltu siitä, miten saadaan poistettua esteitä ja ongelmakohtia verkkolaskutuksen laajenemisen tieltä. On puhuttu esimerkiksi siitä, että yrityksellä pitäisi olla pysyvä verkkolaskuosoite, joka säilyisi puhelinnumeron tavoin samana operaattorin vaihdoksessakin. On myös keskusteltu siitä, mikä on oikea taho ja paikka verkkolaskuosoitteistolle. Yhtenä vaihtoehtona on esitetty, että osoitteistoa pidettäisiin vastaisuudessa yllä Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteisessä yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (ytj.fi). Sieltä löytyvät myös yrityksen muut perustiedot, kuten esimerkiksi yrityksen postiosoite ja tieto ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkitsemisestä.

 

Tietovirrat järjestelmästä toiseen

Sähköisen taloushallinnon toimivuutta ei taata sillä, että laskut ja muu taloushallinnon informaatio ovat sähköisessä muodossa taloushallinnon järjestelmässä. Taloushallinnon tietovirtojen on myös pystyttävä liikkumaan järjestelmästä toiseen ehjänä ja täydellisenä. 

Eri järjestelmien välille voidaan kyllä tehdä räätälöityjä integraatioita, mutta viime aikoina on ryhdytty entistä enemmän puhumaan liiketapahtuman tietosisällön esittämistavan yhtenäistämisen tarpeesta – standardoinnista. Tietosisällön standardointi parantaa järjestelmien yhteentoimivuutta, kun järjestelmät oppivat ymmärtämään toistensa kieltä ja tunnistavat, millä tapaa taloushallinnon tapahtuman tietosisältö esitetään. Tietosisältöjen standardointi vähentää hitaita räätälöintejä järjestelmien keskinäisen toimivuuden takaamiseksi.

Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE ry ja Suomen Taloushallintoliitto ry ovat vuonna 2014 laatineet yhdessä kirjanpidon standardimuotoisen TALTIO-tapahtumatietueen kuvauksen, jota käytetään liiketapahtuman esittämiseksi taloushallinnon järjestelmissä. TALTIO on avoimeen lähdekoodiin perustuvan kansainvälisen tietuekuvauksen (XBRL Global Ledger) laajennus, jossa voidaan ilmaista myös raportointikoodiston tiliä vastaava koodi (raportointikoodisto.fi). 

Raportointikoodiston ideana on, että siinä käytettyjä tilejä vastaavat koodit on yhdistetty (mäpätty) Verohallinnon tietotarpeita vastaavien koodien kanssa.  Näin koodiston käyttö tilikarttana tai koodiston kytkentä yrityksen käytössä olevaan tilikartan tileihin mahdollistaa esimerkiksi veroilmoitustiedoston automatisoidun tuottamisen.  Raportointikoodisto kehitettiin osana Tekes-rahoitteista RTE-ohjelmaa vuonna 2009.  

 

TALTIO kansalliseksi standardiksi

Kaiken kaikkiaan TALTIO-tapahtumatiedosto on tietosisältömääritys, joka kertoo, missä järjestyksessä ja minkä sisältöisenä liiketapahtuman tiedot, kuten tositetiedot, yrityksen tiedot ja viennin yleistiedot, on esitettävä.

TALTIO on siis standardi tietosisältö- ja tiedon esittämistavan määritys, jonka avulla taloushallinnon tietovirrat voivat kulkea standardissa muodossa alusta loppuun. 

TALTIOn matka kohti standardin asemaa Suomessa starttasi vuoden 2015 huhtikuussa, jolloin se mainittiin  valtio-neuvoston yritystoimintahankkeen loppuraportissa ”58 askelta kasvuun”. Tuon työryhmäraportin perusteella asia ei lähtenyt vielä täysin lentoon, mutta maininta on yksi kilometripylväs TALTIOn matkalla kohti päämäärää eli standardiksi. 

Raportin mainintaa tärkeämpää on, että TALTIO on herättänyt yksityisten toimijoiden kiinnostuksen erityisesti viime vuoden aikana. Ennustettavissa on, että TALTIOn matka jatkuu ja että sen etenemisestä on kerrottavissa lisää lähitulevaisuudessa. 

TALTIO perustuu kansainväliseen tietuekuvaukseen, ja se voi toimia sekä järjestelmien yhteentoimivuuden varmistajana että standardina tietosisältömäärityksenä taloushallinnon tietojen säilyttämistä ja arkistointia varten. 

Järjestelmien yhteentoimivuuden parantamiseksi TALTIOn avulla on mahdollista siirtää esimerkiksi verkkolaskun sisältämää tietoa eteenpäin standardissa muodossa taloushallinnon tietovirrassa. Edellytyksenä on, että verkkolaskun tietosisältöön kuuluvat yksittäiset tiedot on yhdistetty TALTIOn tietosisältömääritykseen sisältyvän vastaavan tiedon kanssa, eli verkkolaskustandardin ja TALTIOn tiedot ovat mäpätty keskenään. Verkkolaskun vähimmäistietosisällön määrittely saatiin valmiiksi tammikuussa 2015 Taloushallintoliiton, Tieto Oyj:n ja Finanssialan keskusliiton sekä TARU-hankkeen yhteistyönä.

TALTIO helpottaa tietovirtojen liikkumisen ja järjestelmien yhteentoimivuuden lisäksi tietojen säilyttämistä ja arkistointia standardina tietosisältömäärityksenä. Tämä auttaa kirjanpitovelvollista täyttämään uuden kirjanpitolain asettamat vaateet aineiston säilyttämiseksi.

Uudistunut kirjanpitolaki sallii tietojen säilyttämisen ja arkistoinnin kokonaan sähköisesti. Tositteita, kirjanpitoja sekä muuta kirjanpitoaineistoa tulee käsitellä ja säilyttää niin, että niiden sisältöä voi vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa selväkielisessä muodossa.

Kirjanpidon järjestämisen tietotekniset ratkaisut vanhenevat, kehittyvät ja uudistuvat. Tämä edellyttää, että aineistosta on huolehdittava, jotta se on käytettävissä, tarkasteltavissa ja tulostettavissa säilytysajan kuluessa. On tärkeää, että tapahtumien tietosisällön esittämistä varten on käytössä yhdessä hyväksytty tapa eli standardi.

Standardoitu tietosisältömääritys tuo tehokkuutta myös tiedon hyödyntäjän tarpeisiin. Esimerkiksi tilin- ja verontarkastusten yhteydessä joudutaan tekemään aineiston muokkausta, jotta ne soveltuisivat tarkastussovellusten käytettäväksi.

 

Standardointityö käynnissä

TALTIO on matkalla standardiksi täällä kotimaassa, mutta mitkä ovat TALTIOn näkymät laajemmin? TALTIO pohjautuu edellä mainitulla tavalla kansainväliseen tietuekuvaukseen ja nyt tällä kuvauksella on mahdollisuus tulla kansainvälisesti hyväksytyksi standardiksi.

Vuoden 2015 puolella kansainvälisiä standardeja laativa ISO-organisaatio (International Organization for Standardization) ryhtyi standardihankkeeseen, josta käytetään tunnusta ISO/PC 295 (Audit data collection). Kuten nimi jo kertoo, standardointi on lähtenyt tilintarkastajien tarpeista.

Standardointityö on käynnistetty kiinalaisten aloitteesta. Aloitteessa he toteavat, että sikäläisessä käytössä on kymmenenkin erilaista tilintarkastussovellusta ja 38 erilaista  kirjanpidon sovellusta, joilla on eri versioita. Standardointityön tavoitteena on saada aikaan yhteisesti hyväksyttävä tietosisältömääritys ja mahdollisesti myös tiedostomuoto tilintarkastuksen tarpeita ajatellen. Kiinalaiset ovat lähteneet tietosisältömäärityksessä liikkeelle omalla ehdotuksella, jota käsiteltiin marraskuun alkupuolella 2015 Pekingissä pidetyssä kokouksessa. Kokouksessa päätettiin, että standardoimistyössä tarkasteltaisiin ensin nykyisiä ja jo olemassa olevia tietosisältömäärityksiä, joita XBRL Global Ledger ja niin ollen myös TALTIO edustaa.

Suomi osallistuu ISO-standardihankkeeseen. Suomen Standardoimisliitto SFS ry ohjaa ja koordinoi standardointia Suomessa. Kansallisella tasolla toiminta on organisoitunut seurantaryhmäksi, jossa Taloushallintoliitto on mukana yhtenä osallistujana.

TALTIOn kannalta paras lopputulos on, että sen tietosisältömääritys vastaisi ISO-standardoimistyössä määriteltävää tietosisältöä. Tämä edellyttää erityisesti sitä, että XBRL Global Ledger hyväksytään standardin pohjaksi, jolloin TALTIOnkin tietosisältömääritys saisi kansainvälistä ulottuvuutta ja hyväksynnän.  Näin TALTIOlla olisi erinomaiset mahdollisuudet pärjätä kansallisena standardina, jonka avulla voidaan ryhtyä kehittämään yritysten digitaalista taloushallintoa.




Kirjaudu sisään
LukijapalvelutMediakorttiYhteystiedotPalaute