Selkeyttä IT-palvelujen ostamiseen uusilla IT2010-sopimusehdoilla
Artikkelissa esitellään uusien IT2010-sopimusehtojen pääpiirteet ja SaaS-palveluille soveltuvat sopimusehdot sekä kerrotaan, mitä tilitoimistojen tulisi ottaa huomioon ostaessaan IT-palveluja tai tarjotessaan niitä asiakkailleen. Kirjoittajat olivat mukana laatimassa uusia IT2010-sopimusehtoja ja heillä on laaja kokemus erilaisista IT-sopimuksista.
IT2000-sopimusehtojen päivitys
Keskuskauppakamari, Ohjelmistoyrittäjät ry, Suomen Osto- ja Logistiikkayhdistys LOGY ry, Teknologiateollisuus ry ja Tietotekniikan liitto ry julkaisivat uudet IT2010-sopimusehdot toukokuussa 2010. IT2010-sopimusehdot ovat yritysten välisiin kotimaisiin IT-toimituksiin tarkoitetut yleiset sopimusehdot eli vakioehdot. Ne korvaavat IT-alalla kymmenen vuotta käytössä olleet IT2000 Tietotekniikka-alan sopimusehdot (IT2000-sopimusehdot).
IT2010-sopimusehtoja edeltäneitä IT2000-sopimusehtoja käytettiin Suomessa kymmenen vuoden ajan laajasti yritysten välillä myytäessä ja ostettaessa tietotekniikkatuotteita ja -palveluja. Vanhoissa IT2000-sopimusehdoissa ei kuitenkaan käsitelty monia IT-alalla tavanomaisiksi tulleita ilmiöitä, kuten SaaS-palveluja (Software as a Service) tai muita Internetin välityksellä toimitettavia ”pilvipalveluja” (cloud computing). Uusissa IT2010-sopimusehdoissa on huomioitu SaaS-palvelujen ohella entistä paremmin myös tietojärjestelmätoimitukset, avoimen lähdekoodin käyttö, kolmannen osapuolen ohjelmistot sekä tietoturva ja tietosuoja. Uusia IT2010-sopimusehtoja voidaan kokonaisuutena pitää vanhoja IT2000-sopimusehtoja tasapainoisempina ja nykyaikaisempina.
Tavoitteena helpommat neuvottelut ja pienemmät kustannukset
Uusien IT2010-sopimusehtojen tarkoituksena on helpottaa IT-alan sopimusten tekemistä ja alentaa sopimisesta aiheutuvia kustannuksia. Kustannuksia syntyy esimerkiksi toimituksen lykkääntymisestä sopimusneuvottelujen ajaksi, neuvotteluihin kuluvasta työajasta sekä lakimiesten ja muiden asiantuntijoiden palkkioista. Kustannuksia voidaan alentaa käyttämällä vakioehtoja. Kustannussäästöt koituvat molempien sopijapuolten eduksi.
Sekä toimittajia että asiakkaita edustavat tahot ovat olleet laatimassa IT2010-sopimusehtoja, joten ne ovat hyvä pohja sopimusneuvotteluille. IT2010-sopimusehdot eivät poista tarvetta neuvotella sopimuksesta. Vakioehtoja käyttämällä voidaan kuitenkin päästä nopeasti yhteisymmärrykseen monista sopimuksen kannalta välttämättömistä ehdoista, minkä johdosta neuvotteluissa voidaan keskittyä tapauskohtaisesti laadittavien tai sopijapuolille olennaisten ehtojen muotoiluun.
SaaS-palvelut huomioitu sopimusrakenteessa
Uusi IT2010-sopimusehtokokoelma koostuu IT2000-sopimusehtojen tapaan sopimusrunkomalleista, sopimusehtoliitteistä ja käyttöohjeesta. Sopimusrunkomallit ovat rasti ruutuun -tyyppisiä asiakirjamalleja, joita sopijapuolet voivat hyödyntää joko sellaisenaan tai muistilistana kirjallista sopimusta laadittaessa. Sopimusehtoliitteet sisältävät valmiiksi muotoiltuja sopimusehtoja erityyppisiä IT-toimituksia ja -palveluja varten. Ne ovat olleet sopimusehtokokoelman käytetyin osa.
IT2010-sopimusehtoihin on sisällytetty uudet SaaS- palveluja koskevat erityisehdot ”IT2010 ETP Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista”. Niissä on kuvattu SaaS-palvelun kannalta olennaisempia sopimusehtoja, kuten käyttöoikeus, oikeudet asiakkaan aineistoon, oikeus keskeyttää palvelun tuottaminen, palvelun sisällön muuttaminen sekä varmuuskopiointivelvollisuus. Erityisehtoihin liittyy myös palvelutasokuvauksen (SLA, Service Level Agreement) malli ja sopimusrunkomalli. Palvelutasokuvauksessa sopijapuolia ohjataan sopimaan olennaisista palvelun käytettävyyteen liittyvistä ehdoista sekä toimittajalle asetettavista sanktioista käytettävyyden jäädessä alle sovitun.
ETP-erityisehdot on laadittu ”puhtaisiin” SaaS-palveluihin, joissa palvelua käytetään ainoastaan tietoverkon välityksellä ja toimittaja ei toimita asiakkaalleen minkäänlaista ohjelmistokappaletta tai palvelun käyttämiseksi vaadittavaa laitteistoa. Asiakas saa ainoastaan oikeuden käyttää SaaS-palvelua, ei lisenssiä palvelun taustalla oleviin ohjelmiin.
Jos toimittaja toimittaa minkä tahansa ohjelmistokappaleen asiakkaalleen (esimerkiksi selainlaajennus tai muu plug-in), sopijapuolten on sovittava asiasta erikseen.
Käyttöoikeudet ja palvelutasot syyniin – tilitoimisto SaaS-palvelun ostajana
SaaS-palvelun ostajalla tulee olla ymmärrys sekä palvelun sisällöstä, palvelutasosta että sopimuksella myönnettävistä käyttöoikeuksista. IT2010 ETP-erityisehtojen mukaan SaaS-palvelun käyttöoikeus on asiakkaan lisäksi asiakkaan lukuun toimivilla alihankkijoilla ja muilla sidosryhmillä asiakkaan lukuun asiakkaan liiketoiminnassa. ETP-erityisehdot kuitenkin rajoittavat käyttöoikeutta siten, että asiakas ei voi tarjota samaa SaaS-palvelua omille asiakkailleen. Vaikka tilitoimiston omien asiakkaiden olisi mahdollista käyttää jotain sähköisen taloushallinnon SaaS-palvelua, tällainen SaaS-palvelun jälleenmyynti on kielletty. Käyttöoikeuden laajennuksesta on muistettava sopia erikseen SaaS-palvelun toimittajan kanssa.
Palvelutasokuvauksessa asetettava palvelun käytettävyys on ehto, jolla on tyypillisesti välitön hintavaikutus. Käytettävyyden parantamisen kustannus tulee arvioida suhteessa ostettavan palvelun liiketoimintakriittisyyteen. Asiakkaan näkökulmasta on olennaista havaita, että päällisin puolin hyvältä vaikuttava 99 prosenttinen käytettävyys 24/7- periaatteella vuoden ajalta mitattuna mahdollistaa sen, että palvelu on poissa käytöstä yhtäjaksoisesti yli kolme ja puoli vuorokautta ilman, että toimittaja on hyvitysvastuussa asiakkaalleen. Kesken kiireisimmän tilinpäätöskauden tällainen katko on tuskin hyväksyttävä. Asiakkaan tulee sopia pisimmästä sallitusta yhtämittaisesta katkosta pelkän käytettävyysprosentin lisäksi, mihin IT2010-sopimusehtokokoelmaan sisältyvä palvelutasokuvauksen malli hyvin ohjaa.
Skaalautuvuus ja asiakkaan aineistot – tilitoimisto SaaS-palvelun myyjänä
Kuten SaaS-palveluja ostettaessa, myös niitä myytäessä käyttöoikeuksien merkityksen ymmärtäminen on olennaista. Ensimmäisenä haasteena on hankkia SaaS-palvelun taustalla oleviin ohjelmistoihin riittävän laajat oikeudet, jotta niitä voidaan hyödyntää SaaS-palvelun toteuttamisessa. Tämän jälkeen on mietittävä loppukäyttäjille tarjottavan SaaS-palvelun koko elinkaari asiakkaan liiketoiminnassa. Jos SaaS-palvelun käyttöoikeus on hinnoiteltu kertamaksullisena konsernilisenssinä, käyttöoikeuteen on usein syytä kirjata rajoituksia esimerkiksi sitä tilannetta varten, jos asiakas ostetaan osaksi suurempaa konsernia. Jos SaaS-palvelu on puolestaan käyttäjäkohtaisesti tai suoriteperusteisesti hinnoiteltu, asiakkaan päätyminen osaksi suurempaa konsernia on pääsääntöisesti positiivinen asia. Tällaisissa tilanteissa on kuitenkin varmistettava, että palvelun tuotantoympäristö kestää kasvaneen käytön. Jos tuotantoympäristö ei sitä kestä, toimittaja voi joutua korvausvelvolliseksi palvelutason alituksista sopimuksessa sovitulla tavalla.
Taloushallinnon SaaS-palvelun elinkaareen kuuluu asiakkaan 1) aineistojen siirtäminen SaaS-palveluun asiakkaan tai kolmannen toimesta, 2) asiakkaan aineiston käsittely SaaS-palvelussa sekä 3) syystä tai toisesta tapahtuva asiakkaan aineiston palauttaminen osittain tai kokonaan takaisin asiakkaalle. Kahteen ensimmäiseen vaiheeseen osataan usein varautua hyvin joko SaaS-palvelun palvelukuvauksessa tai muualla sopimuksessa, mutta samalla unohdetaan kuvata ja hinnoitella tapa, jolla asiakkaan aineisto luovutetaan takaisin. SaaS-palvelun taustalla olevan järjestelmän rakenteesta riippuen asiakkaan aineiston kerääminen ja käsittely voi olla hyvinkin hidasta ja kallista. Ellei selkeistä pelisäännöistä ole sovittu, tiedossa voi olla ikäviä neuvotteluja asiakkaan väittäessä toimittajan pitävän aineistoja ”panttivankina”. Tämän varalta IT2010 ETP-erityisehtoihin on kirjattu asiakkaan aineiston luovuttamista koskevia nimenomaisia ehtoja, joissa käsitellään luovutusaikoja, muotoa, hinnoittelua sekä asiakkaan aineiston säilyttämisaikaa sopimuksen päätyttyä.
IT2010-sopimusehtokokoelmaan kuuluvat sopimusehtoliitteet
- IT2010 YSE yleiset sopimusehdot
- IT2010 EAP erityisehtoja konsultointi- ja muista asiantuntijapalveluista
- IT2010 EJT erityisehtoja tietojärjestelmien ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen toimituksista
- IT2010 ELH erityisehtoja laitteiden huoltopalveluista
- IT2010 ELT erityisehtoja laitetoimituksista
- IT2010 EOY erityisehtoja ohjelmistojen ylläpitopalveluista
- IT2010 ETP erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista
- IT2010 EVT erityisehtoja valmisohjelmistojen toimituksista
- IT2010 palvelutasokuvaus palvelun käytettävyyden mittaamisesta.
IT2010-sopimusehdot saatavissa verkosta
IT2010-sopimusehdot ovat saatavilla suomeksi ja englanninkielisinä käännöksinä. Sopimusehtojen käyttäminen edellyttää käyttöoikeuden eli lisenssin hankkimista. Lisätietoja IT2010-sopimusehdoista saa verkkosivulta www.it2010.fi.
Näin huomioit IT-sopimuksen kipukohdat
IT-sopimusten haasteet ovat pitkälti samoja kuin muissakin kauppa- ja liikesopimuksissa. IT-sopimuksiin liittyy kuitenkin myös niille tyypillisiä piirteitä, kuten käyttöoikeuksista, palvelutasoista ja niiden hinnoittelusta sopiminen. Seuraavaan on koottu käytännössä ilmenneitä kipukohtia, joihin IT-sopimusta tehtäessä on hyvä kiinnittää huomiota:
- Tee kirjallinen sopimus. Kirjallinen sopimus vähentää tulkinnanvaraisuutta ja riitoja.
- Kirjaa sopijapuolet sopimukseen yksiselitteisesti. Suomalaisen yrityksen voi yksilöidä selkeimmin kirjaamalla sopimukseen yrityksen kaupparekisteriin merkityn toiminimen, osoitteen ja Y-tunnuksen. Käytännön yhtey-denpitoa varten sopimukseen kannattaa kirjata myös yhteyshenkilöt, joita koskevat muutokset on muistettava päivittää.
- Määrittele toimituksen kohde huolellisesti. Toimituksen kohteen määrittely on monessakin mielessä sopimuksen tärkein asia: se kertoo, mitä toimittajan on tarkoitus toimittaa asiakkaan maksamaa maksua vastaan. Kirjaa sopimukseen selvyyden vuoksi myös asioita, jotka eivät kuulu toimitukseen. Sovi myös toimituksen kohteen muutoshallinnasta ja noudata sovittua menettelyä sopimusta muutettaessa.
- Sovi hinta kattavasti. Sovi hinnan lisäksi esimerkiksi maksuajoista, maksujen jakamisesta eriin (maksupostit) ja lisätöiden veloitusperusteista.
- Neuvottele riittävän pitkä irtisanomisaika. Kriittisen palvelun irtisanomisajan on oltava riittävä, jotta palvelu voidaan irtisanomisajan aikana siirtää toiselle toimittajalle. Muista määritellä toimitussopimuksessa, milloin toimituksen on määrä tapahtua, miten toimitus hyväksytään ja mitä toimituksen viivästymisestä seuraa.
- Älä unohda palvelutasoja ja sanktioita. Palvelusta ei ole juuri iloa, jos se ei toimi. Muista sopia palvelutasoista eli siitä, milloin palvelun pitää toimia. Määritä sanktiot sille, jos palvelu ei toimi sovitulla tavalla.
- Vaadi riittävät käyttöoikeudet. Usein alihankkijat, tilintarkastajat, konserniyhtiöt, asiakkaat tai muut vastaavat tahot tarvitsevat asiakkaan ohella käyttöoikeuden palveluun tai järjestelmään.
- Aseta käyttöympäristövaatimukset. Ohjelmistot ja SaaS-palvelut on suunniteltu toimimaan tietynlaisessa käyttöympäristössä. Sopimuksessa on tärkeää määrittää esimerkiksi, millaisen käyttöjärjestelmän, selaimen tai tietoliikenneyhteyden ohjelmiston tai palvelun käyttäminen vaatii.
- Sovi ylläpidosta ja tuesta käsi kädessä toimituksen kanssa. Ohjelmistoja pitää päivittää jatkuvasti esimerkiksi tietoturva- ja yhteensopivuussyistä. Hankinnan kanssa yhtä tärkeää on sopia siitä, että ohjelmistot toimivat myös asennuksen jälkeen.
- Hanki tarvittavat ohjeet ja koulutus. Käyttäjät on syytä opastaa uuden palvelun tai järjestelmän käyttöön. Riittävä ohjeistus ja koulutus vähentävät myös toimittajalle tulevia tukipyyntöjä.
- Huolehdi tietoturvasta, henkilötietojen käsittelystä ja varmuuskopioinnista. Huolehdi esimerkiksi siitä, että henkilötietoja käsitellään aina lain mukaisesti. Hanki alihankkijoiltasi tästä kirjalliset sitoumukset. Vaadi tarvittaessa auditointioikeudet sopimusvelvoitteiden todentamiseksi.
- Huomioi korvausvelvollisuus ja vastuunrajoitukset. Kiinnitä vastuunrajoitusehtojen ohella huomiota takuuehtoihin ja virhevastuun muotoiluun, koska ne toimivat usein vastuunrajoituksina. Suosi viivästyssakkoja ja palvelutasosanktioita niiden yksiselitteisyyden vuoksi.
- Suunnittele exit. Sovi myötävaikutuksesta, oman aineistosi takaisinsaannista, escrow’sta eli lähdekoodin tallennuspalvelusta ja muista vastaavista seikoista, joilla varmistetaan mahdollisuus vaihtaa tarvittaessa toiseen palveluun tai järjestelmään.
- Kirjaa sopimuksen liitteet sopimukseen yksiselitteisesti. IT-sopimuksiin tarvitaan yleensä runsaasti liitteitä. Liitteisiin on viitattava sopimuksessa ja ne on hyvä liittää sopimukseen fyysisesti. Liitteiden välisestä soveltamisjärjestyksestä on syytä sopia mahdollisten ristiriitatilanteiden varalta.
- Muista allekirjoitus. Luvattoman usein sopimukset jäävät allekirjoittamatta. Tällöin saattaa olla hankala todentaa jälkikäteen, mikä arkistoissa pyörivistä sopimusluonnoksista on molempien sopijapuolten hyväksymä lopullinen sopimuskappale.
