Henkilöstöhallinto – oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin

Henkilöstöhallinnon tehtävänä on tukea yrityksen liiketoiminnan tavoitteita suunnittelemalla ja kehittämällä henkilöstöön liittyviä toimintoja yrityksen strategia ja toimialan erityispiirteet huomioiden. HR:n tavoite on saada osaavat ihmiset oikeaan tehtävään tekemään tuloksellista työtä yrityksessä.

Mitä HR sisältää?

Tyypillisiä HR-toiminoja ovat muun muassa:

• rekrytointi
• henkilöstön ja osaamisen suunnittelu
• palkkahallinto
• sitouttaminen ja palkitseminen
• muutoksen johtaminen
• johtamisen suunnittelu ja kehittäminen
• työhyvinvointi
• Tyypillisiä ammattinimikkeitä ovat esimerkiksi:
• henkilöstöjohtaja, HR-päällikkö ja -koordinaattori 
• henkilöstösihteeri,työsuhdeasioiden hoitaja
• työsuhdejuristi

Erikokoisissa yrityksissä HR toteutuu eri tavoin. Suurissa yrityksissä oma HR-henkilö tai HR-osasto huolehtii henkilöstöhallinnon tehtävien toteuttamisesta ja esimiesten tukemisesta. Mikäli yrityksellä on henkilöstöjohtaja, hän osallistuu yrityksen johtoryhmän toimintaan ja vaikuttaa henkilöstösuunnittelulla yrityksen strategian ja tavoitteiden toteutumiseen. 

Pienemmissä yrityksissä toiminnot ovat usein osana yhden henkilön, omistajan tai esimiehen, tehtävänä. Henkilöstöhallinnon tehtävät, sen suunnittelu tai osa-alueita voidaan myös ulkoistaa asiaan perehtyneille palveluntuottajille. Yleisintä on vielä nykyisin rekrytoinnin ja palkkahallinnon ulkoistus.

Henkilöstöhallinnossa työskentelevillä on oltava osaaminen työlainsäädännöstä ja muista henkilöstöä koskevista säännöksistä.

HR kehittyy ja kehittää

HR-tietojärjestelmiä on käytettävissä suunnitelmallisen ja tavoitteellisen henkilöstöhallinnon avuksi. Järjestelmässä voidaan muun muassa perustaa ja päättää työsuhteita, tehdä työsopimuksia ja hallinnoida poissaoloja.  Järjestelmästä on mahdollista siirtää tarpeelliset tiedot palkkaohjelmaan, jolloin manuaaliset työvaiheet vähenevät siltä osin. Yritykselle suunniteltu järjestelmä ohjaa osaltaan esimiestä toimimaan oikein ja muistamaan työsuhteeseen liittyvät asiat.

Työ henkilöstöhallinnossa muuttuu ja kehittyy liiketoiminnassa tapahtuvien muutosten myötä. Ala automatisoituu nopealla tahdilla ja tietojärjestelmien tuottaman tiedon analytiikka on jo nykyisin yleistä. Analysoimalla käytettävissä olevaa tietoa, voidaan reagoida esimerkiksi työntekijöiden nykyiseen osaamiseen ja tarpeeseen sen kehittämiseen, henkilöstön ikärakenne voi olla signaali miettiä uusia rekrytointeja ja seuraajavalintoja sekä poissaoloihin ja selvittää syyt niihin. Poissaoloseuranta voi tuoda ilmi tarpeen ratkaista työhyvinvointia edistäviä toimenpiteitä, kuten ergonomia, työpaikan ilmapiiri tai esimiestyön haasteet.

Ennakoivaa analytiikkaa tuottava HR auttaa liiketoiminnan johtoa ja esimiehiä reagoimaan tapahtumiin tai muutoksiin jo silloin, kun ne ovat vasta tulossa. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilöstön osaamisen kehittäminen vastaamaan tuleviin muutoksiin.

Yrityksen johdon ja henkilöstöhallinnon on pystyttävä vastaamaan työelämän ja työntekemisen muutosten tuomiin haasteisiin. Parhaiten se onnistuu ennakoimalla yrityksen ja henkilöstön tulevaisuuden näkymiä ja suunnittelemalla molempia tukevia ratkaisuja.

Toiminnassaan henkilöstöhallinnon on noudatettava henkilötietojen käsittelystä annettuja lakeja ja määräyksiä. Sen on myös ohjeistettava muita yrityksen työntekijöitä ja ulkopuolisia sopimuskumppaneita asiassa. Tietojärjestelmien osalta on varmistettava asianmukaiset turvatoimet käsittelyn turvallisuudesta. 

Liiketoiminnan tukena

Henkilöstöhallinnon on ymmärrettävä yrityksen liiketoimintaa ja mihin se on menossa. HR kehittää ja toteuttaa yrityksen johdon strategiaa henkilöstösuunnittelulla. HR-prosesseja luodaan tehostamaan johtamista ja esimiestyön toimintaa. 

Suunnittelu ja raportointi johdolle henkilöstöhallinnosta tukee päätöstentekoa.  

Esimiestyön tukena

HR on osaamista ihmisten toiminnasta ja sen johtamisesta kuten hyvä esimiestyökin. Kummankin tavoitteena on pitää hyvät osaajat yrityksessä. Luomalla toimintatapoja ja HR-prosesseja on tarkoitus tukea esimiehen toimintaa, selkeyttää hallinnollista työtä ja helpottaa johtamista. Esimiehille voidaan järjestää tarvittaessa työnohjausta, jonka avulla parannetaan valmiuksia ihmisten ja suoritusten johtamiseen.

Organisaatio ja johtaminen tulevat jatkuvasti olemaan muutosten edessä, tähän vaikuttaa osaltaan tehtävien automatisoituminen. Muutosten tapahtuessa on ymmärrettävä ihmisen mahdollinen vastarinta toimia toisin kuin on totuttu. Se miksi muutoksia tehdään, on kyettävä avoimesti perustelemaan. Muutos luo tarpeen organisaation ja henkilöstön kehittämiseen ja on johdattamista tulevaan.

Onnistunut johtaminen

Entä mihin perustuu onnistunut johtaminen, jonka toteutumista HR on suunnittelemassa ja ohjaamassa? 

Onnistunut johtaminen toteuttaa yrityksen strategiaa, huomioi sen arvot ja tavoitteet. Viestinnällä varmistetaan, että ne ovat kaikkien työntekijöiden tiedossa. 

Avoin vuorovaikutus ja oikeudenmukaisuus kuuluvat hyvään esimiestyöhön. Samoin toimiva palautteen antaminen, silloinkin, kun se ei ole kiitosta onnistumisista. 

Suorituksen johtamisen rinnalla on onnistuttava työntekijöiden ja osaamisen johtamisessa. Esimerkiksi etätyö on tuonut johtamiseen erilaisia työn tekemisen tapoja ja viestintäkanavia.

Työntekijän työsuhteen ja hyvinvoinnin tukena

HR tekee työtä ammattitaitoisen henkilöstön saamiseksi sekä henkilöstön osaamisen ja hyvinvoinnin kehittämiseksi. Yrityksen liiketoiminnan tulevat muutokset pyritään huomioimaan ennakoivasti.

Työntekijän työsuhteen elinkaari kuvataan HR-prosesseina, joissa on mietitty mitä eri vaiheiden toiminnot sisältävät. Näitä ovat muun muassa

Rekrytointi
Rekrytoinnissa pyritään etsimään yrityksen yrityskulttuuriin sopivin henkilö, jolla katsotaan olevan edellytykset menestyä tehtävässä. Hakuilmoitus luo mielikuvaa yrityksestä työnantajana. Somekanavissa julkaistut työntekijöiden kertomukset yrityksestä ja tehtävästään voivat vahvistaa kuvaa.

Hakemusten käsittely ja haastattelut toteutetaan yrityksessä sovitulla tavalla. Palaute hakijoille on tärkeä osa yrityskuvaa.

Perehdytys
Hyvin suunniteltu perehdytys lyhentää työntekijän ”sisäänajoaikaa”, ja hänet saadaan tuottavaan työhön nopeammin. Perehdytys myös parantaa selvästi työntekijän yhteisöön sopeutumista. Selkeät tehtävänannot ja työlle asetetut tavoitteet sekä myös niiden seuranta parantavat työntekijän työn omaksumista ja hallintaa.

Toiminnot voidaan tehdä HR-tietojärjestelmässä.

Sitoutuminen
Työntekijän osaamisen taso ja kiinnostus työtään ja yritystä kohtaan sekä yhteenkuuluvuus työyhteisöön lisäävät motivaatiota ja sitoutumista. Sitä vahvistaa oikeudenmukainen ja avoin johtaminen, joka perustuu arvostukseen ja luottamukseen. Yritys voi sitouttaa työntekijöitä myös erilaisilla palkitsemisjärjestelmillä. Sitoutuminen vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.

Hyvinvointi
Työhyvinvointi koostuu monista tekijöistä kuten ergonomia, työpaikan ilmapiiri ja hyvä johtaminen yhdistettynä mielenkiintoiseen työhön. Henkilöstön kokonaishyvinvointiin vaikuttaa totta kai jokaisen oma aktiivisuus, mutta työnantaja voi tukea sitä esimerkiksi työnohjauksella ja vaikkapa liikuntaseteleillä.

Hyvinvointi lisää työssä viihtymistä ja vähentää poissaoloja. Hyvinvointia voidaan mitata, ja siihen saa apua työterveydenhuollosta ja omasta eläkevakuutusyhtiöstä.

Osaamisen kehittäminen
Työntekijän ammattitaidon ylläpitäminen ja suunnitelmallinen osaamisen kehittäminen huomioi liiketoiminnan ja tehtävien tulevaisuuden muutokset. Yrityksessä tehtävien koulutussuunnitelmien toteutumista seurataan. Niitä myös päivitetään jatkuvasti toimintaympäristön muuttuessa.

Kehityskeskustelut voidaan toteuttaa avoimella työntekijän näkökulmat huomioivalla keskustelulla. 

Työsuhteen päättyminen
Hallitusti hoidettu työsuhteen päättyminen on osa työnantajamielikuvaa. Lähtökeskustelu on oma HR-prosessi, jossa varmistetaan käytännön asiat, kuten muiden muassa työvälineet, avaimet ja tunnukset sekä keskeneräisten töiden siirtyminen ja hiljaisen tiedon välittäminen eteenpäin.

Työsuhteen päättymisen syy ja palaute työnantajalle voivat kehittää yrityksen toimintaa jatkossa.